Erfolgsmessung der internen Kommunikation mit Microsoft 365

In meinem ersten Blogbeitrag Anfang des Jahres habe ich darüber berichtet, wie die effiziente Gestaltung der internen Kommunikation mit Microsoft 365 gelingen kann, d. h. wie die Microsoft 365 Tools bei der Verbesserung der internen Kommunikation unterstützen können. Denn eine effektive interne Kommunikation kann u. a. dazu beitragen, die Fluktuation zu senken, die Produktivität zu steigern und höhere Umsätze zu erzielen.

Microsoft 365 bietet ein breites Spektrum an Tools, derer sich die interne Kommunikation bedienen kann. Dieser Blogbeitrag befasst sich damit, wie die Effektivität der eingesetzten Kommunikationswerkzeuge bewertet und folglich nachjustiert werden kann und wie verschiedene Informationen aufbereitet und geteilt werden. Ganz besonders relevant sind im Kontext der internen Kommunikation mit Microsoft 365 vor allem das SharePoint Intranet und Teams, daher liegt der Fokus im Folgenden primär auf diesen Apps.

Ziele und Kennzahlen in der internen Kommunikation

Um den Erfolg der internen Kommunikation mit Microsoft 365 bewerten zu können, muss zuerst ein Blick auf die zugrundeliegenden Ziele geworfen werden. In der internen  Kommunikation sind dies meist eine hohe Reichweite, Nutzer- und Interaktionsraten sowie Nutzerzufriedenheit. Im Rahmen einer Prüfung, inwiefern diese Ziele erreicht werden, wird somit festgestellt, ob die gewählten Kanäle funktionieren, wie sie sollen. Zur Bewertung der Zielerreichung und damit des Erfolgs der internen Kommunikation bzw. der dafür eingesetzten Tools – bei Fokus auf SharePoint und Teams – sollten die nachfolgenden Metriken berücksichtigt werden:

SharePoint

• Nutzungsstatistiken: Erfassung, wie oft und von wem werden Inhalte aufgerufen, erstellt oder bearbeitet
• Benutzerfeedback: Umfragen und Feedback-Tools zur Bewertung der Zufriedenheit und Nutzbarkeit
• Interaktionsraten: Bewertung der Inhalte durch die Analyse von Interaktionen wie Kommentaren oder Shares

Teams Channels

• Engagement-Metriken: Messen der Aktivität in Kanälen durch die Anzahl der Posts, Antworten und Erwähnungen
• Teilnahme an Meetings: Bewertung des Engagements anhand der Teilnahmezahlen an geplanten Besprechungen und spontanen Calls
• Durchlaufzeiten von Informationen: Erfassung, wie schnell Informationen durch die Channels verbreitet und von den Teammitgliedern aufgegriffen werden

Tools und Methoden zur Datenerfassung & -auswertung

Im Rahmen der Datenerfassung kommen zwei Ansätze zum Einsatz:

Quantitative Analysen verwenden numerische Daten und statistische Methoden, um Hypothesen zu testen und Muster zu erkennen. Sie liefern präzise, messbare und oft generalisierbare Ergebnisse, die sich gut für große Stichproben eignen. Im Gegensatz dazu konzentrieren sich qualitative Analysen auf das Sammeln und Interpretieren nicht-numerischer Daten wie Texte, Interviews und Beobachtungen. Diese Methode zielt darauf ab, tiefergehende Einblicke in menschliches Verhalten, Meinungen und soziale Prozesse zu gewinnen und dabei die subjektiven Perspektiven und Erfahrungen der Teilnehmer zu verstehen.

Detaillierte (quantitative) Analysen zu den o. s. Kennzahlen können im M365 Admin Center eingesehen werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, als Admin des SharePoints auf der jeweiligen Seite dazugehörige Statistiken zu analysieren, in Teams Channels stehen Besitzern über „Team verwalten“ ebenfalls einige Analysen zur Verfügung. Zur Erfassung von Nutzerfeedback kommt Microsoft Forms zum Einsatz.

Quantitative Analysen

• Nutzungsaktivitätsbericht | Teams: Einblicke darüber, wie und wie oft die verschiedenen Funktionen von Teams, wie Meetings, Anrufe und Chat-Nachrichten, von den Benutzern innerhalb Ihrer Organisation verwendet werden
• Benutzeraktivitätsbericht | Teams: Detaillierte Informationen über die Benutzeraktivitäten in Microsoft Teams, einschließlich der Anzahl der geposteten Nachrichten, durchgeführten Anrufe und organisierten sowie teilgenommenen Meetings
• Gerätenutzungsbericht | Teams: Übersicht darüber, welche Gerätetypen (wie Windows, Mac, iOS und Android) die Mitarbeiter verwenden, um auf Microsoft Teams zuzugreifen
• Aktivitätsbericht | SharePoint: Einblicke in die Benutzeraktivität auf SharePoint, einschließlich der Anzahl von Dateiinteraktionen, wie Hochladen, Ansehen und Bearbeiten, sowie der Gesamtzahl aktiver Benutzer auf der Plattform
• Websitenutzungsbericht | SharePoint: Informationen zur Nutzung von SharePoint-Seiten, einschließlich der Anzahl der Seitenaufrufe, der meistbesuchten Inhalte sowie der Menge an hochgeladenen und interagierten Daten

Qualitative Analysen mit Microsoft Forms

• Umfragegestaltung: Entwerfen einer Umfrage mit spezifischen Fragen zur Nutzerzufriedenheit, Nutzungsfrequenz und potenziellen Verbesserungsvorschlägen
• Integration und Verteilung: Nahtlose Einbettung der Umfrage in SharePoint oder Teams und Begleitung durch eine Kommunikationskampagne zur Steigerung der Teilnehmerzahlen
• Analyse der Daten: Datenauswertung über die Aggregation in Power BI inkl. der visuellen Aufbereitung der Daten

Im Rahmen der Datenauswertung ist es außerdem sinnvoll, diese bei spezifischen Änderungen im Zeitverlauf zu betrachten, um zu bewerten, ob diese positive oder negative Auswirkungen hervorbringen. Anhand dieser Erkenntnisse können dann Entscheidungen zur weiteren Optimierung der internen Kommunikation getroffen und umgesetzt werden.

…und dann?

Nachdem die Daten gesichtet wurden, können schließlich konkrete Maßnahmen konzipiert und in die Wege geleitet werden, um die interne Kommunikation mit Microsoft 365 zu verbessern. Das kann z. B. bedeuten, dass Inhalte auf anderen Kanälen geteilt werden oder zu einer anderen Uhrzeit. Vielleicht ist es aber auch erforderlich, Informationen anders aufzubereiten, sodass diese besser konsumiert werden können, bspw. indem mit mehr Bild- und Videomaterial sowie Grafiken anstatt Texten gearbeitet wird.

Es konnte bereits festgestellt werden, dass der Einsatz von Microsoft 365 Tools in der internen Kommunikation erhebliche Effizienzsteigerungen hervorbringen und diese auf ein neues Level heben kann. Um noch mehr herauszuholen, ist es jedoch auch wichtig, die eingesetzten Instrumente auf ihre Effektivität zu prüfen und ggfs. Anpassungen vorzunehmen, die eine andere Aufbereitung oder Verbreitung von Informationen vorsieht.