Digitalisierung im Rechnungswesen: Wie die Pandemie das Rechnungswesen verändert hat

Wir blicken optimistisch in das neue Jahr 2023. Während der Anfang von 2022 noch von strengen Maßnahmen aufgrund COVID-19 geprägt war, hat sich im Laufe des Jahres dann alles langsam wieder zurück zur Normalität gewandelt. Während der Corona-Pandemie haben wir in jeglichen Bereichen des alltäglichen Lebens dazugelernt, sodass wir aus dieser Krise nun gestärkt hervorgehen. Wir haben uns an veränderte Rahmenbedingungen und Verhaltensweisen angepasst, die zugleich das „New Normal“ darstellen. 

Betrachtet man das Geschäftsleben, so rückt vor allem auch ein Bereich in den Vordergrund: Das Rechnungswesen. Denn dort gab es in der Corona-Pandemie u.a. die meisten Herausforderungen zu bewältigen – Stichwort: Digitalisierung im Rechnungswesen. In diesem Blogbeitrag fokussieren wir uns daher auf diesen Bereich, welche Herausforderungen und Chancen in diesem Bereich durch die Corona-Pandemie entstanden sind und inwiefern die Krise dort zu einem Umschwung geführt hat.

Herausforderungen und Chancen für die Digitalisierung im Rechnungswesen

Eine grundlegende Veränderung in der Corona-Pandemie war natürlich, dass viele Betriebe komplett auf Home-Office umgestellt haben. Und damit wurde das Rechnungswesen auf die Probe gestellt, denn es gab viele Herausforderungen zu meistern: 

“Digital Office“ – Arbeiten aus dem Home-Office: Auch viele Mitarbeiter im Rechnungswesen konnten ihre Tätigkeit damit nur noch von zuhause ausführen – für viele eine ganz neue Situation, mit der sie dann erst mal umzugehen lernen mussten. 

Analoge Belege von Lieferanten: Fehlende digitale Daten sowieso mangelnde Digitalisierung von Belegen und Rechnungen von Dritten erschwerten die Arbeit von zuhause enorm. 

Mangelnde digitale Prozesse: Viele Unternehmen hatten nach wie vor noch keine durchgängigen digitalen Prozesse im Rechnungswesen. Das wurde ihnen in der Corona-Pandemie nochmal allzu deutlich vor Augen geführt. 

Egal ob es die Mitarbeiter selbst, deren Arbeitsweise oder allgemeine Prozesse angeht – durch die Corona-Pandemie wurden die Rahmenbedingungen im Rechnungswesen grundlegend verändert. Doch wie groß die Herausforderungen auch waren, sie schufen gleichzeitig die Chance, diese zu bewältigen und damit Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren und zu optimieren:  

Digitalisierung & Archivierung: Klassische Papierbelege sind spätestens seit der Corona-Pandemie deutlich rückläufig. Seit 2018 hat sich beispielsweise der Anteil der Papierrechnungen mehr als halbiert. Digitale Rechnungen und damit auch Prozesse sind weiterhin, verstärkt durch die Corona-Pandemie, auf dem Vormarsch. 

Notwendigkeit & Relevanz von Digitalisierungsprojekten: Unternehmen haben gemerkt, dass sie in Sachen Digitalisierung im Rechnungswesen aufholen müssen. Aus diesem Grund wundert es nicht, dass dadurch gerade im Rechnungswesen die Relevanz von digitalen Projekten enorm gestiegen ist – eine Chance, den notwendigen Digitalisierungsbedarf aufzuholen und Prozesse zu optimieren. 

Akzeptanz bei den Mitarbeitern für Digitalisierungsprojekte: Gleichzeitig hat die Notwendigkeit von Digitalisierungsprojekten auch eine höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitern geschaffen. Dies wiederum führt dazu, dass sie sich stärker an Digitalisierungsprojekten beteiligen und somit digitale Projekte schneller vorangetrieben werden konnten. 

Erweiterung digitaler Kompetenzen: Durch die Arbeit im „Digital Office“ gab es für die Mitarbeiter im Rechnungswesen fast keine andere Möglichkeit, als digital zusammenzuarbeiten und digitale Tools zu nutzen. Doch auch dies hat zu einer stärkeren Digitalisierung im Rechnungswesen beigetragen, da sie somit ihre digitalen Kompetenzen ausbauen konnten. 

Alles in allem hat die Corona-Pandemie zu einem Umdenken im Rechnungswesen geführt und die Digitalisierung im Rechnungswesen dadurch nochmals deutlich an Schwung gewonnen. 

Technologien für die Digitalisierung im Rechnungswesen 

Im Prinzip gibt es auf dem Markt bereits schon länger zahlreiche Lösungen, um die verschiedensten Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren und zu automatisieren. COVID-19 hat nur nochmals den Fokus darauf gelenkt. Die Priorität von Unternehmen liegt dabei vor allem auf der Digitalisierung und Automatisierung von Belegen sowie auf der digitalen Dokumentenarchivierung. >> Sie möchten wissen, was es für eine digitale Archivierung zu beachten gilt? Hier gelangen Sie zum Blogbeitrag.

Dafür werden zunächst Lösungen benötigt, die Eingangsrechnungen einscannen & automatisiert auslesen, einen elektronischen Freigabe-Workflow ermöglichen und die Belege dann schlussendlich digital archivieren. Dies legt zugleich den Grundbaustein zur Digitalisierung im Rechnungswesen. Allerdings geht das natürlich noch weiter, indem ganze Purchase-to-Pay- (P2P) sowie Order-to-Cash-Prozesse (O2C) digitalisiert und automatisiert werden. 

Unsere flowDOCS Solutions helfen Ihnen dabei, die Digitalisierung im Rechnungswesen voranzutreiben. Unsere SAP-zertifizierte invoiceLINE verarbeitet jegliche Arten von Eingangsrechnungen (z. B. Papier, E-Mail mit PDF-Anhang, EDI, XML, ZUGFeRD, IDoc oder XRechnung), bildet Ihren Rechnungseingangsprozess digital ab und integriert diesen direkt in Ihr SAP-System – ohne Schnittstellen. Doch wir gehen einen Schritt weiter. Wir bei der flowDOCS möchten Sie gerne allumfassend bei der stetigen Digitalisierung im Rechnungswesen unterstützen. Aus diesem Grund setzen wir uns auch immer wieder mit neuen Fragestellungen auseinander und beschäftigen uns mit digitalen Purchase-to-Pay- (P2P) sowie Order-to-Cash-Prozessen (O2C). Bereits jetzt bieten wir Ihnen zahlreiche Lösungen und Services über die gesamte Prozesskette.

Digitalisierung im Rechnungswesen: Ein Ausblick

Alles in allem kann gesagt werden, dass die Corona-Pandemie die Digitalisierung im Rechnungswesen nochmal auf ein neues Level gehoben hat. Auch nach der Krise sind hybride Arbeitsmodelle aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen daher auf den Digitalisierungsschub aufspringen und digitale Prozesse etablieren. Denn in der gesamten End-to-End-Prozessdigitalisierung (P2P und O2C) besteht im Rechnungswesen vieler Unternehmen nach wie vor noch enormer Aufholbedarf.

Nutzen Sie den frischen Schwung, der die Corona-Pandemie herbeigeführt hat und digitalisieren und optimieren Sie Ihre Prozesse im Rechnungswesen. Informieren Sie sich zu unseren flowDOCS Solutions zur Prozessautomatisierung inside SAP auf unserer Website oder kontaktieren Sie uns gerne für ein erstes, unverbindliches Beratungsgespräch.