Sanktionslistenprüfung in SAP mit dem SAP AddOn „Sanktionslistenprüfung by abilis“

Ganz egal, ob Sie im Handel, in der Logistik, als produzierendes Unternehmen oder in der Versicherungsbranche tätig sind – gesetzlich sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Geschäftsvorfälle und Handelspartner gegen Sanktionslisten zu prüfen. So soll verhindert werden, dass keinerlei Geschäftsbeziehungen entstehen, die durch eine Prüfung auf Terrorismus aufgefallen sind.

Es drohen Strafen und hohe wirtschaftliche Folgen für Unternehmen, wenn gegen die Sanktionslisten verstoßen wird. Je nach Unternehmensgröße kann die Prüfung oft sehr aufwändig sein und viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine sorgfältige Prüfung für Unternehmen ist jedoch unumgänglich und kann durch eine geeignete Softwarelösung optimiert und effizienter durchgeführt werden.

Mit unserem SAP AddOn „Sanktionslistenprüfung by abilis“ können Sie die Prüfung direkt in SAP integriert und automatisiert durchführen. So werden ihre Bewegungsdaten in Form von Belegen des Finanzwesens, Ihre Vertriebs- und Einkaufsbelege, sowie Ihre Stammdaten von Kreditoren, Debitoren, ihrem Personal und den Banken einer automatisierten oder manuellen Prüfung unterzogen. Somit sind Sie stets auf der sicheren Seite, entlasten Ihre Mitarbeiter und sparen wertvolle Zeit ein.

Gerne möchten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutern, wie der Prozess der Sanktionslistenprüfung mit unserem AddOn abläuft.

So funktioniert die Sanktionslistenprüfung by abilis

Grundsätzlich unterteilt sich die Sanktionslistenprüfung in drei Teilbereiche. Dazu gehören die Live-Sanktionslistenprüfung, die periodische Prüfung der relevanten Geschäftspartner und eine manuelle Prüfung von einzelnen Fällen über eine eigene Transaktion.

Live-Sanktionslistenscreening

Im Fall der Live-Sanktionslistenprüfung erfolgt eine Live-Prüfung der Geschäftspartner auf Belegebene. Der Workflow sieht hier so aus, dass der Beleg erfasst wird und der dazugehörige Geschäftspartner das Sanktionsscreening durchläuft. In einer Log-Tabelle wird das Prüfergebnis gespeichert und kann somit jederzeit nachvollzogen werden.

Kommt es während der Prüfung zu einem Sanktionslistentreffer, so wird der zuständige Compliance-Beauftragte per E-Mail über den Vorgang informiert. Dieser kann dann in der Log-Tabelle den Treffer validieren und seine Entscheidung notieren.

Der genaue Prozess des Handlings eines Treffers wird weiter unten im Beitrag erläutert. Der Verfasser des Beleges wird per E-Mail über die Entscheidung des Beauftragten in Kenntnis gesetzt.

Periodisches Sanktionslistenscreening

Die periodische Sanktionslistenprüfung hingegen läuft so ab, dass ein Batchlauf (automatische, periodische Abarbeitung von Daten) alle relevanten Sanktionslisten regelmäßig aktualisiert und daraufhin die Prüfung aller Kreditoren, Debitoren, Banken und Personalstämme vornimmt.

Hier ist es so, dass ausschließlich die aktiven Geschäftspartner durch eine separate Prüfung auf ihre Relevanz hinsichtlich des Screenings geprüft werden. Mit der Aktualisierung der Sanktionsliste und der Validierung der Relevanz der Geschäftspartner beginnt dieser Prozess.

Auch hier wird das Ergebnis in einer Log-Tabelle festgehalten. Der Compliance-Beauftragte erhält zudem per E-Mail die Liste mit den Treffern und kann diese ebenfalls validieren und seine Entscheidung dokumentieren.

Manuelles Sanktionslistenscreening einzelner Fälle

Bei dem manuellen Sanktionslistenscreening einzelner Fälle wird über eine eigene Transaktion ein Geschäftspartner bzw. ein Beleg gegen eine Sanktionsliste geprüft. Hierbei ist das Ergebnis der Sanktionslistenprüfung direkt ersichtlich und es wird der definierte Workflow bzgl. eines etwaigen Treffers angestoßen.

Der Prozess beginnt hier damit, dass der Beleg oder der Geschäftspartner manuell der Prüfung unterzogen wird.  Auch hier wird das Ergebnis wieder in einer Log-Tabelle hinterlegt.

Wie bei den anderen beiden Prüfungen wird auch bei der manuellen Sanktionslistenprüfung der Compliance-Beauftragte via E-Mail informiert, kann den Treffer validieren und seine Entscheidung festhalten. Hat es sich bei dem Treffer um einen Beleg gehandelt, so wird dessen Verfasser per E-Mail über die Entscheidung des Compliance-Beauftragten informiert.

Workflows im Falle eines Sanktionslistentreffers

Wenn der Fall eintritt, dass bei einer Prüfung ein Treffer gefunden wurde, wird je nach Prüfungsvariante ein spezieller Workflow eingeleitet. Hierbei wird nachvollziehbar und deutlich die Entscheidungsfindung dokumentiert.

Im Fall eines Treffers bei der Live-Sanktionslistenprüfung beginnt der Workflow mit der Benachrichtigung an den Compliance-Beauftragten und der Beleg wird gesperrt. Der Verfasser des Beleges wird zudem über die negative Prüfung informiert.

Daraufhin folgt die Validierung des Treffers durch den Compliance-Beauftragten und die Dokumentation seiner Entscheidungsfindung in Form eines Langtextes in der Log-Tabelle. Außerdem erfolgen Prüfungen durch die Geschäftsleitung bzw. durch die BAFA.

Der Verfasser des Beleges wird auch über die weiteren Prüfschritte informiert und auch diese Entscheidungen werden in der Log-Tabelle festgehalten. Der letzte Schritt ist die endgültige Sperrung des Beleges und die E-Mail an den Erfasser des Beleges über die Entscheidung.

Der Workflow bei einem Treffer während der periodischen Sanktionslistenprüfung ist vergleichbar mit dem Prozess der Live-Prüfung. Anders ist, dass hier kein Bezug zu einem Beleg, sondern lediglich zu dem entsprechenden Geschäftspartner besteht. Daher wird in diesem Fall eine Sperre in den entsprechenden Stammdaten des betroffenen Geschäftspartners gesetzt.

Davon profitieren Sie mit der Sanktionslistenprüfung by abilis