CPQ und Projektmanagement – für transparente Produktionskosten und Geschäftsprozesse
Die vergangenen Monate haben uns noch einmal deutlich gezeigt, wie wichtig digitalisierte Prozesse und deren optimales Zusammenspiel sind. Ein harmonisiertes Gesamtsystem trägt maßgeblich zur Zeit- und Kostenersparnis bei und hilft, Fehler, die beispielsweise bei einer doppelten Datenerfassung und -pflege entstehen können, zu vermeiden.
In einem unserer Blogbeiträge haben wir bereits erläutert, wie das Zusammenspiel einer Configure-Price-Quote (CPQ)-Lösung mit SAP zu einer deutlichen Effizienzsteigerung führt. Durch die Verknüpfung von CPQ- und Projektmanagement-Funktionen können Sie diesen Effekt nochmals verstärken. In diesem Blogbeitrag wollen wir Ihnen zeigen, weshalb eine Kombination von CPQ und Projektmanagement sinnvoll ist und welche Vorteile sich daraus für Ihr Unternehmen ergeben.
Durchgängig digitale und transparente Geschäftsprozesse
Die Marktbedingungen ändern sich in einem rasanten Tempo. Während auf der einen Seite die Kundenanforderungen hinsichtlich Produkt-Individualisierung steigen, sinkt zugleich die Zahlungsbereitschaft. Hier die perfekte Mitte zu finden, und ein Individualprodukt zu einem von Kunden akzeptierten Preis zu fertigen, stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung. Dieses Problem können Sie durch den Einsatz einer CPQ-Software lösen. Die exakte Kalkulation der Kosten, die für das gewünschte Produkt entstehen, bietet Ihnen eine verlässliche Basis und die benötigte Sicherheit. So wissen Sie ganz genau, zu welchem Preis das Produkt verkauft werden kann und ab wann Sie Ihre Kosten nicht mehr decken können.
Mit einer CPQ-Software können Sie dem Interessenten nun schnell ein passendes Angebot vorlegen. Sie haben den Auftrag bekommen? Perfekt! Doch wie geht es jetzt weiter? Im Regelfall wird nun mit dem Projektmanagement begonnen. Dabei wird oftmals eine große Aufgabe in mehrere Teilaufgaben untergliedert, die wiederum von verschiedenen Personen bearbeitet werden.
Hier kommt es nun häufig zu einem Systemwechsel von der CPQ-Software hin zur Projektmanagement-Lösung. Die Folge: Wichtige Grundlagen, wie beispielsweise die dem Projekt zugrundeliegende Kalkulation, sind losgelöst von allen Informationen, die im Laufe des Projektes gesammelt werden. Dies kann schnell zu mangelnder Transparenz führen, da so beispielsweise die Ist-Kosten nicht automatisiert den Plan-Kosten gegenübergestellt sind. Mit der Verknüpfung von CPQ- und Projektmanagement-Funktionen können Sie dem entgegenwirken und einen digitalen, transparenten Gesamtprozess von der Anfrage bis zum Projektabschluss schaffen.
Wie Sie dank Change-Management und mitlaufender Kalkulation den Überblick behalten
Nur selten verläuft ein Projekt exakt so, wie ursprünglich geplant: Häufig wird etwas mehr Arbeitszeit benötigt oder der Kunde äußert nachträglich Änderungswünsche. Um den Überblick zu behalten, müssen sämtliche Änderungen unbedingt erfasst und berücksichtigt werden.
Mit einer CPQ-Software, die auch über Projektmanagement-Funktionen verfügt, können Sie flexibel auf Änderungen reagieren. Passen Sie den Status entsprechend an und erstellen Sie auf Knopfdruck ein Change Request Angebot, das Sie dem Kunden zur Freigabe zukommen lassen. Sobald dieses unterzeichnet wurde, können Sie den Status erneut anpassen und unter Berücksichtigung der Änderungswünsche mit dem Projekt fortfahren. So können Sie Missverständnisse vermeiden und Uneinigkeiten über den Preis vorbeugen.
Jegliche Anpassungen werden dabei direkt im Projekt festgehalten und automatisiert in die sogenannte mitlaufende Kalkulation einbezogen. Hier werden die aktuellen Ist-Kosten aus Zeitrückmeldungen und dem Change Request Management den ursprünglich kalkulierten Kosten gegenübergestellt. Sollten die Abweichungen zu groß werden, lässt sich das bereits frühzeitig erkennen und Sie haben die Möglichkeit gegensteuern.
Diese Vorteile bietet das Zusammenspiel von CPQ und Projektmanagement
Keine Systembrüche: Durch die Kombination von CPQ- und Projektmanagement-Funktionen können Sie Systembrüche vermeiden. Das heißt, dass Sie alle Arbeiten von der Anfrage bis zum Projektabschluss innerhalb eines Tools vornehmen und dokumentieren können. Mit einer zusätzlichen Verknüpfung von CPQ und SAP können Sie einen durchgängig digitalen und transparenten Geschäftsprozess abbilden.
Vermeidung von Fehlern: Wenn die Daten in verschiedenen Systemen erfasst und gepflegt werden müssen, kann es hierbei schnell zu Fehlern kommen. Sei es ein kleiner Zahlendreher, das Vergessen eines Kommas oder dass Änderungen nicht überall vorgenommen werden. Die Auswirkungen eines solchen, vermeintlich kleinen, Fehlers können jedoch schnell ein großes Ausmaß annehmen. Dank der Verknüpfung werden alle Systeme automatisiert synchron gehalten und sämtliche Anpassungen müssen nur noch in einem der Systeme vorgenommen werden. So gehören Übertragungsfehler der Vergangenheit an.
Zeitersparnis: In einem perfekt harmonisierten Gesamtsystem läuft vieles automatisiert ab. Daten werden synchron gehalten und durch das Einrichten individueller Workflows können beispielsweise Benachrichtigungen sowie Freigabe-Aufforderungen bei Eintritt einer zuvor definierten Bedingung automatisch ausgelöst werden. So sparen Sie jede Menge Zeit ein, die Sie wiederum gewinnbringend nutzen können.
Volle Transparenz: Durch das direkte Einbeziehen jeglicher Änderungen in die Kalkulation sind Sie immer auf der sicheren Seite und behalten stets den Überblick. Missverständnisse, Frust und nicht gedeckte Kosten gehören mit der Kombination von CPQ und Projektmanagement der Vergangenheit an.
Sie haben die Potenziale des Zusammenspiels von CPQ und Projektmanagement für Ihr Unternehmen erkannt? Sie möchten raus aus dem Silo-Denken und ein harmonisiertes Gesamtsystem erschaffen? Sprechen Sie uns gerne an. Unsere Experten beraten Sie individuell und zukunftssicher.
