Mehr Zeit für zielgerichtete Maßnahmen und die Kundenbetreuung dank Prozessautomatisierung im Marketing & Vertrieb

Zahlreiche Unternehmen digitalisieren und automatisieren immer mehr Prozesse, um mit den sich immer schneller wandelnden Bedingungen Schritt halten zu können und konkurrenzfähig zu bleiben. Dabei stehen auch kaufmännische Geschäftsprozesse im Fokus. Denn ganz egal, ob Sie mühselig das Internet nach geeigneten Leads durchsuchen, viel Zeit für die Angebotsgestaltung benötigen oder manuell massenhaft Rechnungen verbuchen müssen: Diese Arbeiten fressen viel Zeit. Zeit, die Sie auch effizienter und gewinnbringender nutzen können. Und trotzdem müssen all diese Aufgaben erledigt werden. Moderne Software-Lösungen helfen Ihnen dabei, wiederkehrende Tätigkeiten zu automatisieren, um so mehr Zeit für andere Aufgaben zu schaffen.

In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Prozessautomatisierungslösungen im Marketing und Vertrieb unterstützen können, sodass Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können: Zielgerichtetes Marketing und mehr Zeit für die individuelle Betreuung von Neu- und Bestandskunden.

Welche Prozesse eigenen sich und wie können diese automatisiert werden?

Im Marketing und Vertrieb eignen sich – genauso wie in anderen Bereichen – vor allem wiederkehrende Tätigkeiten für eine Prozessautomatisierung. Dazu zählen insbesondere die Datenpflege, die Planung von Kampagnen und Newslettern sowie die Angebotserstellung. Auch der Prozess, der ausgelöst wird, wenn sich ein Interessent Dokumente von Ihrer Website gegen Angabe der Kontaktdaten herunterlädt, lässt sich automatisieren.

Eine CRM-Software, welche mit anderen Anwendungen verbunden werden kann, hilft Ihnen dabei, ausgewählte Prozesse zu beschleunigen. Dies heißt jedoch nicht, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch die Software ersetzt werden sollen. Vielmehr sollten derartige Lösungen als Chance gesehen werden, um die zur Verfügung stehende Zeit effizienter nutzen zu können. Denn eines sollten Sie bei der Implementierung von Prozessautomatisierungslösungen nicht vergessen: Sie unterstützen, aber sie verkaufen nicht. Das machen noch immer Menschen und insbesondere bei hochpreisigen Produkten im B2B-Bereich spielt die zwischenmenschliche Komponente eine wichtige Rolle bei der Entscheidung für oder gegen einen Anbieter.

Eine verlässliche Unterstützung bei gezielten Marketing-Maßnahmen

Wenn Sie beispielsweise ein Formular zur Newsletter-Anmeldung in Ihre Website integriert haben und sich eine Besucherin oder ein Besucher für eine bestimmte Produktkategorie einträgt, können diese Daten automatisiert in einer CRM-Software als Lead angelegt werden. Ein weiteres Beispiel ist der Tausch von Kontaktdaten gegen interessante, meist produktspezifische, Inhalte. Je mehr Informationen Ihr Interessent hierbei angibt, desto besser. Doch um niemanden abzuschrecken, sollten Sie nur wenige Pflichtfelder anlegen und diese mit Bedacht wählen.

Die gesammelten Informationen können Sie nun für zielgerichtete Kampagnen und Newsletter nutzen. Filterfunktionen und Workflows ermöglichen es, produktspezifische Inhalte ausschließlich Kontakten zukommen zu lassen, die sich dafür interessieren. Ein mühseliges Zusammenstellen von Empfänger-Listen einschließlich einer persönlichen Anrede wird hinfällig. So haben Sie mehr Zeit, spannenden und informativen Content mit Mehrwert für ihre Kunden zu erzeugen.

Der perfekte Mix von Automatisierung und Persönlichkeit

Auch Ihr Vertriebs-Team profitiert beim Lead-Management von diesem Wissen. Denn sobald bekannt ist, an welcher Produktkategorie Interesse besteht, kann die vertriebsverantwortliche Person automatisch informiert werden und sich darauf hin beim Interessenten melden. Hierbei ist es jedoch wichtig, dass Sie gut organisiert, aber nicht zu aufdringlich wirken. Ist Ihr Lead schon etwas weiterentwickelt und hat bereits zusätzliche Materialien von Ihnen erhalten oder hat Sie gebeten, sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu melden, kann eine CRM-Software bei Bedarf nach einer von Ihnen definierten Zeit an eine erneute Kontaktaufnahme erinnern. So können Sie sicherstellen, dass keine „alten“ Leads vergessen werden und Sie Ihrer Ansprechpartnerin oder Ihrem Ansprechpartner dennoch ausreichend Zeit gelassen haben.

In der nächsten Phase, in der Sie ein Angebot erstellen, können Sie ebenfalls einige Prozesse automatisieren. Hierfür eignet sich eine Configure-Price-Quote-Software (kurz: CPQ-Software) am besten. Diese unterstützt Sie vereinfacht gesagt bei einer sicheren Kalkulation und einer schnellen Angebotserstellung. Dank verschiedener Vorlagen und vordefinierten Textbausteinen, können Sie mit nur wenigen Klicks ein Angebot entsprechend Ihrer CI erstellen. Durch die Möglichkeit, individuelle Passagen hinzuzufügen, in denen Sie auf Ihren Interessenten und dessen Problem eingehen, verpassen Sie dem Angebot noch die wichtige, persönliche Note. Worauf Sie bei der Angebotserstellung achten sollten, haben wir Ihnen in unserem Blogbeitrag „5 Tipps, wie Sie mit guten Angeboten Ihren Unternehmenserfolg steigern können“ zusammengefasst.

Maximale Effizienz mit einem harmonisierten Gesamtsystem

Damit eine weitere, zeitintensive und zugleich fehleranfällige Tätigkeit wegfällt, empfehlen wir Ihnen, ein Gesamtsystem aus den sich im Einsatz befindlichen Lösungen zu schaffen. Wenn Ihre CRM-Software mit der CPQ-Lösung verbunden ist, können sämtliche Kontaktinformationen automatisiert übertragen und direkt für das Angebot genutzt werden. Für Unternehmen, die die Business-Suite von SAP im Einsatz haben, besteht darüber hinaus großes Potenzial in der Anbindung an das SAP-System.

Sämtliche Informationen und Daten können in allen Systemen aktuell gehalten werden. Darüber hinaus können Sie Ihren Auftrag direkt im SAP-System bearbeiten und zugleich Fortschritte oder eventuelle Schwierigkeiten in der CRM-Software dokumentieren. Dies spielt vor allem bei der Bestandskundenbetreuung eine wichtige Rolle, da so alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand sind. So wissen Ihre Vertriebsmitarbeiterinnen und Vertriebsmitarbeiter zum Beispiel auch, zu welchem Zeitpunkt Sie besser nicht anrufen, um weitere Produkte schmackhaft zu machen.

Fazit

Moderne Software-Lösungen ermöglichen es Ihnen, wiederkehrende und fehleranfällige Prozesse zu automatisieren. Doch wirklich groß wird Ihr Wettbewerbsvorteil erst, wenn Sie die gewonnene Zeit effizient nutzen, um Ihre Interessenten und Kunden besser kennenzulernen. Denn nur, wenn Sie möglichst viel Wissen gesammelt haben und ihre Probleme kennen, können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen. Und dabei spielt die menschliche Komponente eine wichtige Rolle.