Schluss mit den CPQ-Vorurteilen – Wir klären auf!

Wer heutzutage auf der Suche nach einer Configure-Price-Quote (CPQ)-Software ist, wird schnell feststellen, dass sich der Markt in den vergangenen Jahren deutlich vergrößert hat. Mit der steigenden Anzahl von Anbietern geht auch ein Anstieg der zur Verfügung stehenden Informationen einher. Eine unzureichend intensive Recherche oder die Verwendung nicht vertrauenswürdiger Quellen kann jedoch dazu führen, dass sich Vorurteile und falsche Annahmen unter die Fakten mischen. Die Folge: Die Entscheidung für oder gegen die Einführung einer CPQ-Lösung im Unternehmen wird auf Basis falscher Informationen getroffen und kann so sogar den Unternehmenserfolg beeinträchtigen.

Dieser Blogbeitrag soll dem entgegenwirken und räumt mit den klassischen Vorurteilen, die gegenüber einer CPQ-Software bestehen, auf.

Vorurteil Nr. 1: Eine CPQ-Software lohnt sich nur für produzierende Industrieunternehmen und Konzerne

Eine CPQ-Software bietet insbesondere für Anbieter von komplexen Produkten und kundenindividuellen Anfertigungen den großen Vorteil, sicherzustellen, dass die konfigurierten Produkte auch tatsächlich gefertigt werden können und zum richtigen Preis verkauft werden. Doch daraus den Schluss zu ziehen, dass sich eine derartige Software ausschließlich für produzierende Unternehmen eignet, wäre falsch. Unter Zuhilfenahme einer CPQ-Lösung können Produkte und Dienstleistungen jeglicher Art kalkuliert werden, indem alle relevanten Daten, wie beispielsweise die produktindividuelle Gewinnmarge, Rabatte und Skonti oder aber auch Gemeinkosten, mit einbezogen werden. So können Sie flexibel und zugleich verlässlich kalkulieren. Darüber hinaus kann der Prozess der Angebotserstellung automatisiert und beschleunigt werden. Mit einer CPQ-Lösung können direkt aus der Kalkulation heraus bearbeitbare Dokumente generiert werden, welche sowohl Ihre eigenen als auch die kundenindividuellen Anforderungen an das Produkt oder die Dienstleistung abbilden.

Zusätzlich gibt es noch weitere, nützliche Funktionen, die auch nicht-produzierenden Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen können. So können beispielsweise Stammdaten automatisiert von einem System in das andere übertragen werden, wodurch Sie sich den Aufwand der manuellen Datenübertragung sparen und Fehler vermeiden, die Sie im ungünstigsten Fall sehr viel Geld kosten.

Damit sind wir auch schon beim richtigen Stichwort: Geld. Die Implementierung und Nutzung einer CPQ-Software wird häufig mit hohen Kosten assoziiert. Doch mit steigender Anzahl an Anbietern hat sich auch deren Angebot vergrößert und es besteht die Möglichkeit, auf vorgefertigte Branchentemplates zurückzugreifen oder eine CPQ-Lösung als Software-as-a-Service (SaaS) zu beziehen, wodurch Betriebs- und Lizenzkosten deutlich gesenkt werden können.

Somit steht fest: Eine CPQ-Software lohnt sich nicht nur für die produzierende Industrie und Konzerne, sondern eignet sich auch für KMU jeglicher Branchen.

Vorurteil Nr. 2: Der Erfolg einer CPQ-Lösung lässt sich nicht messen

Bevor eine Investition getätigt wird, wird im Regelfall zunächst eine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt. Doch lässt sich solch eine Gegenüberstellung überhaupt für eine CPQ-Software bewerkstelligen? Die Antwort lautet „Ja, das geht“.

Um den Erfolg einer CPQ-Lösung zu messen, empfiehlt es sich, zunächst herauszufinden, an welchen Stellen im Bereich der Konfiguration, Kalkulation und Angebotserstellung Ihre Prozesse Schwachstellen aufweisen könnten, die Sie Zeit und Geld kosten. Beispiele hierfür sind der Umgang mit Änderungswünschen der Kunden und damit einhergehenden Nachbearbeitungen. Diese Zyklen können mit einer CPQ-Software deutlich verkürzt werden.

Der ROI lässt sich also messen, wenn Sie die Zeiten, die Sie für den Prozess der Anfrage über die Kalkulation bis hin zur finalen Beauftragung ohne den Einsatz einer CPQ-Lösung benötigen, kennen. Weitere Argumente, weshalb sich die Investition in eine CPQ-Software auszahlt und anhand welcher Kennzahlen Sie den Erfolg einer CPQ-Lösung messen können, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag.

Vorurteil Nr. 3: Excel ist einfacher und flexibler

Mit Excel bietet Microsoft seinen Nutzern eine flexible Tabellenkalkulationssoftware, die in vielen Unternehmen auch für die Kalkulation der Produkte und Dienstleistungen genutzt wird. Warum also auf eine kostenintensivere CPQ-Software umsteigen, in die die Mitarbeiter auch noch eingelernt werden müssen?

Excel ist nicht das „Allheilmittel“ und stößt schnell an seine Grenzen. Insbesondere dann, wenn mit sehr großen, umfangreichen Tabellen gearbeitet wird, können Daten unbemerkt verloren gehen. Dies zeigt uns auch die jüngste Corona-Panne Großbritanniens: Rund 16.000 positiv getestete Personen wurden nicht an die Behörde gemeldet, da die Excel-Tabelle, in der diese automatisiert hinterlegt werden, zu groß war und keine neuen Daten mehr aufnehmen konnte (Quelle: t3n: „Excel verursacht Corona-Panne“, 05.10.2020). Ein Fehler, der weitreichende Folgen haben kann und nicht passieren darf!
Auch wenn mehrere Mitarbeiter an der Kalkulation arbeiten oder die dort hinterlegten Daten benötigen, bildet sich großes Fehlerpotenzial. Obwohl mit Office 365 mehrere Personen parallel an einer Excel-Mappe arbeiten können, ist es nicht möglich, nachzuvollziehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat. So können Daten unbeabsichtigt überschrieben werden, veraltet sein oder für manche Mitarbeiter unverständlich und nicht nachvollziehbar sein. Die Folge: Eine fehlerhafte Kalkulation und Frust auf Seiten des Unternehmens und des Kunden.

Mit einer CPQ-Software können Sie durch eine automatisierte Synchronisation mit anderen Systemen, wie beispielsweise dem ERP-System, Fehler vermeiden und Ihre Prozesse beschleunigen. Parallele Bearbeitungsmöglichkeiten stellen zusätzlich sicher, dass alle Mitarbeiter jederzeit mit den aktuellen Zahlen arbeiten und die Materialverfügbarkeiten in dem aus der Kalkulation resultierenden Angebot berücksichtigt wurden. Dank Excel-ähnlichen Bearbeitungsmöglichkeiten und der intuitiven Bedienung, wie sie beispielsweise bei der CPQ-Software calcIT zu finden sind, bedarf es auch keiner großen Umgewöhnung bei den Mitarbeitern, wodurch die Akzeptanz deutlich steigt.

Die Arbeit mit Excel mag für manch einen als einfacher und unkomplizierter empfunden werden. Jedoch bietet eine CPQ-Software viele Vorteile gegenüber Excel und ermöglicht einen schnellen, fehlerfreien und transparenten Kalkulations- und Angebotsprozess.

Vorurteil Nr. 4: Mit einer CPQ-Lösung haben wir eine weitere Insellösung

Dass die Digitalisierung unaufhörlich voranschreitet und die Implementierung von geeigneter Software erfordert, um wettbewerbsfähig zu bleiben, steht außer Frage. Hierzu gehört beispielsweise auch eine CPQ-Software zur Automatisierung des Konfigurations-, Kalkulations- und Angebotsprozesses.

Oftmals werden jedoch die einzelnen Softwarelösungen isoliert betrachtet und als Insellösung gesehen. Doch insbesondere bei einer CPQ-Lösung ist dies der vollkommen falsche Ansatz! Eine CPQ-Software kann ihr volles Potenzial erst durch die Integration in die bestehende Systemlandschaft entfalten. Durch eine Schnittstelle zum ERP-System, wie beispielsweise das von SAP, können Sie Ihre Stammdaten synchron halten, sich die doppelte Datenerfassung sparen und Fehler vermeiden. Darüber hinaus können Ihre Vertriebs-Mitarbeiter direkt beim Kunden vor Ort Aussagen zur Produkt-Verfügbarkeit treffen und bei der Angebotserstellung auf die im CRM-System hinterlegten Kontaktdaten und individuellen Konditionen zurückgreifen.

Durch die Integration einer CPQ-Lösung in den Gesamtprozess können Sie Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren, Fehlerquellen vermeiden und so Ihre dauerhafte Wettbewerbsfähigkeit sicherstellen.