Excel vs. CPQ – darum sollten Sie Excel-Lösungen durch eine CPQ-Software ersetzen

Excel ist als Stand-alone-Lösung im Angebots- und Kalkulationsprozess nicht ausreichend

Excel gilt zwar als Branchenstandard für die Tabellenkalkulation, hat jedoch bei der Erstellung von Angeboten sowie bei komplexeren Vorfällen deutliche Nachteile. Es gibt zu viele wichtige Funktionen, die Excel als Stand-alone-Lösung nicht abbilden kann.

Das ist vor allem dann der Fall, wenn Ihr Unternehmen wächst. Je mehr Mitarbeiter an der Kalkulation mit Exceltabellen beteiligt sind, desto kostenintensiver und unübersichtlicher wird der Prozess. Ihre Mitarbeiter benötigen immer mehr Zeit, um sich in die verschachtelten Kalkulationen der Kollegen einzufinden und dabei sind Fehler keineswegs ausgeschlossen.

Werden in verschiedenen Abteilungen Daten dezentral und unstrukturiert abgelegt, sind Doppelungen und redundante Informationen vorprogrammiert. Außerdem können Kalkulationen ohne Anbindung an ERP- oder CRM-Systeme nicht mit Echtzeitdaten vorgenommen werden, sodass der Vertrieb teilweise mit veralteten Daten arbeitet. 

Validierte Erfahrungswerte aus der Praxis zeigen, dass Configure-Price-Quote (CPQ)-Lösungen zahlreiche Vorteile gegenüber Excel-basierter Vertriebsverwaltung bieten.

Trotzdem werden auch heute noch in überraschend vielen Unternehmen Preislisten in Excel-Tabellen gepflegt und Angebote mit viel Aufwand in Word-Dokumenten erstellt. Das kostet Vertriebsmitarbeiter nicht nur enorm viel Zeit und Energie, häufig ist die Arbeit am Ende umsonst, da das Angebot fehlerbehaftet ist.

Nicht nur für den Vertriebsmitarbeiter, der seine Zeit an ein fehlerhaftes Angebot vergeudet hat, ist dieses Ergebnis frustrierend. Auch Kunden sind wenig begeistert, wenn Produkte doch nicht wie geplant lieferbar sind, oder Preise plötzlich höher sind, als zunächst angenommen.

CPQ-Software für effiziente Prozesse unerlässlich

Gerade, was die Skalierbarkeit und den Kosten-Nutzen-Faktor betrifft, bietet eine CPQ-Lösung zahlreiche Vorteile gegenüber Excel. Sie ist nutzerfreundlicher und ermöglicht dank Genehmigungsprozessen und Workflows ein schnelles und effizientes Arbeiten. 

Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird Excel häufig als solide Grundlage für die Administration von Angebotsprozessen betrachtet. Doch Fakt ist, dass mit einer Excel-Lösung alleine den wachsenden Anforderungen im dynamischen Marktumfeld nicht entgegegengehalten werden kann. 

Eine moderne CPQ-Software kann Ihren Vertrieb enorm entlasten, sodass Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für ihre wesentlichen Aufgaben gewinnen. Insgesamt gelingt es Ihnen schneller und vor allem zuverlässiger, Ihre Umsatzziele zu erreichen.

Viele CPQ-Lösungen lassen sich in die CRM-Software integrieren, sodass der Vertriebsmitarbeiter bei Geschäften die vorhandenen Kundendaten optimal nutzen kann. Die Synchronisierung von CPQ- und CRM-Software ermöglicht es, dass die Verkaufsaktivitäten innerhalb desselben Systems stattfinden, wodurch die Erstellung doppelter Kundendatensätze vermieden wird.

Dies rationalisiert die Vertriebsaktivitäten, indem es den Kunden schnelle und genaue Preisinformationen, basierend auf ihren Bedürfnissen, zur Verfügung stellt.

Besonders hervorzuheben ist, dass die Integration der CPQ-Software calcIT völlig unabhängig von Ihrer bestehenden Systemlandschaft erfolgen kann. Ziel ist es, mit calcIT ein Gesamtsystem zu schaffen, mit dem Sie Ihre Unternehmensprozesse durchgängig und automatisiert abbilden können. 

Die Vorteile einer CPQ-Lösung gegenüber Excel

• Höhere Nutzerfreundlichkeit: Moderne CPQ-Lösungen sind in der Regel weitaus nutzerfreundlicher und nachvollziehbarer als verschachtelte Excel-Tabellen. Vor allem für ungeübte Excel-Nutzer stellt der Umgang mit den verschiedenen und teilweise versteckten Funktionen eine große Herausforderung dar. CPQ-Lösungen, wie beispielsweise calcIT, bieten den großen Vorteil, dass sie individuell an die Bedürfnisse der Unternehmen angepasst werden können. 

• Übersichtliche Genehmigungsprozesse: Zeitnah genehmigte Angebote an den Kunden zu senden, stellt in vielen Unternehmen eine große Herausforderung dar. Für Unternehmen, die in Excel kalkulieren, ist dieser Prozess mit besonders viel Zeit und einem hohen Aufwand für die Mitarbeiter verbunden. Innen- & Außendienst beziehen in diesem Fall ihre Informationen nämlich häufig aus unterschiedlichen Kalkulationstabellen. Missverständnisse, fehlerhafte Angebote und lange Wartezeiten für den Kunden sind die Folgen. Mit einer CPQ-Software gelingt es Ihnen, Genehmigungsprozesse mit automatisierten Workflows abzubilden. So wird sicher gestellt, dass sich die Kostenkalkulation auch in Ihre Freigabeprozesse integrieren lässt.

• Geringere Fehleranfälligkeit: Einer der gravierendesten Nachteile von Excel-Kalkulationen ist die hohe Fehleranfälligkeit. Aufgrund der komplexen Formeln im Hintergrund können nämlich bereits die kleinsten Änderungen zu schwerwiegenden Fehlern in der Kalkulation führen. Oft fallen solche Fehler erst auf, wenn es schon zu spät ist und der Kunde bereits ein fehlerhaftes Angebot unterzeichnet hat. Die negativen Auswirkungen sind dann spätestens in der Unternehmensbilanz ersichtlich. Eine CPQ-Software schafft hier Abhilfe. Dank regelbasierter Konfiguration und automatisiertem Pricing ist auch für komplexe Produkte eine angemessene Preisfindung gewährleistet.

• Arbeiten mit Echtzeitdaten: Unternehmen, die ohne Zuhilfenahme einer CPQ-Lösung ihren Kalkulations- und Angebotsprozess lediglich mit Excel und Word abwickeln, stehen vor einem großen Problem: sie arbeiten nicht mit Echtzeitdaten. Vertriebsmitarbeiter haben so keinen direkten Überblick von Änderungen der Preis- oder Lieferdaten. Sie müssen parallel in Word, Excel, ERP- und CRM-System arbeiten, damit sie die Daten aktualisieren und übertragen können. Das ist nicht nur extrem zeitaufwendig, sondern kann auch zu ungenauen Werten in den Angeboten führen. Mit einer modernen CPQ-Lösung gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Die nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft gewährleistet ein unkompliziertes Arbeiten mit Echtzeitdaten. 

• Bessere Skalierbarkeit: Wachsen Unternehmen, wächst in den meisten Fällen auch ihr Produkt- und Dienstleistungsportfolio. Werden ihre Excel-Spreadsheets dann dementsprechend erweitert, wird es irgendwann unmöglich, den Überblick zu behalten und Angebote weiterhin manuell zu erstellen. Mithilfe einer CPQ-Software gelingt es Unternehmen, auch bei wachsendem Portfolio den Überblick zu behalten und ihren Kunden schnell die passende Lösung anzubieten.