EOL für Exchange-Server 2016 & 2019 – Ihr Handlungsfenster schließt sich

Exchange Server Support-Ende 2025

Am 14. Oktober 2025 endet der Support für Microsoft Exchange Server 2016 und 2019. Danach erhalten diese Versionen keine Sicherheitsupdates, Fehlerbehebungen oder technischen Support mehr. Für viele Unternehmen, die noch mit einer dieser Versionen arbeiten, bedeutet das: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sich mit der Zukunft ihrer E-Mail- und Kollaborationsplattform auseinanderzusetzen. 

Doch worum geht es beim sogenannten „End-of-Life“ (EOL) eigentlich genau und warum betrifft das nicht nur die IT, sondern auch Entscheider, Geschäftsführung und Datenschutzbeauftragte? 

Was bedeutet „End-of-Life“ in der Praxis?

Mit dem Exchange Server Support-Ende 2025 gibt Microsoft offiziell bekannt, dass bestimmte Versionen ihrer Software nicht länger gepflegt oder weiterentwickelt werden. Für Exchange 2016 gilt das bereits seit einiger Zeit, aktuell befindet sich diese Version in der sogenannten „Extended Support“-Phase. Exchange 2019 folgt im Oktober 2025

Nach diesem Datum gibt es keine Sicherheitsupdates, keine Fehlerbehebungen und keinen technischen Support mehr. Das bedeutet konkret: Sollten Schwachstellen oder Probleme auftreten, werden diese nicht mehr behoben. Auch wenn neue Funktionen oder gesetzliche Anforderungen an IT-Systeme entstehen, bleiben Sie mit den alten Versionen außen vor.

Wichtig: Die Systeme laufen zwar technisch weiter, aber sie sind ab diesem Zeitpunkt veraltet, potenziell unsicher und nicht mehr compliant. 

Darum sollten Unternehmen jetzt aktiv werden

Der Umstieg auf eine neue Lösung, sei es Exchange Online, die kommende Subscription Edition oder eine hybride Variante benötigt Zeit, Planung und Ressourcen.

Zudem sprechen viele Gründe dafür, sich nicht erst kurz vor dem Stichtag mit dem Thema zu beschäftigen:

1. Sicherheit: Ohne regelmäßige Updates wird Ihre Exchange-Umgebung anfällig für Sicherheitslücken. Cyberkriminelle nutzen bekannte Schwachstellen gezielt aus. Bereits in der Vergangenheit gab es schwerwiegende Angriffe auf Exchange-Server – mit Datenverlust, Reputationsschäden und hohen Kosten als Folge. 
2. Rechtliche Risiken: Veraltete Software kann gegen gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO verstoßen. Der Einsatz nicht mehr unterstützter Systeme kann als Verstoß gegen die Sorgfaltspflicht mit entsprechenden Konsequenzen für Datenschutz, Audits und mögliche Bußgelder gewertet werden.
3. Produktivität und Zukunftsfähigkeit: Veraltete Systeme bremsen Ihre Mitarbeitenden aus: moderne Funktionen, Integrationen und Tools (z.B. Microsoft Teams, OneDrive, KI-gestützte Assistenten) stehen nicht zur Verfügung. Auch neue Geräte oder Software lassen sich mit veralteten Systemen oft nicht mehr kompatibel betreiben.
4. Kommunikation mit anderen Systemen: Microsoft plant, zukünftig den E-Mail-Verkehr mit nicht unterstützten Exchange-Versionen einzuschränken. Das könnte bedeuten, dass Sie mit Kunden oder Partnern, die Microsoft 365 nutzen, Probleme beim Versand oder Empfang von E-Mails bekommen.

Welche Optionen stehen zur Verfügung?

Die gute Nachricht: Es gibt verschiedene Wege, Ihre Exchange-Infrastruktur zukunftssicher aufzustellen. Welche Lösung die passende ist, hängt von Ihren technischen, organisatorischen und datenschutzrechtlichen Anforderungen ab.

Option 1: Migration zu Microsoft 365 / Exchange Online

Ein Wechsel in die Cloud ist heute für viele Unternehmen die erste Wahl. Exchange Online als Teil von Microsoft 365 bietet: 

• Automatische Updates und Sicherheitsfunktionen 
• Höhere Verfügbarkeit und Skalierbarkeit 
• Integration mit Tools wie Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive
• Zugriff auf moderne Funktionen (z. B. KI-gestützte Tools wie Microsoft Copilot)

Gerade für wachsende Unternehmen oder solche mit verteilten Teams ist die Cloud eine flexible und wartungsarme Lösung.

Option 2: Umstieg auf Exchange Server Subscription Edition (SE)

Für Unternehmen, die aus rechtlichen oder strategischen Gründen weiter auf lokale Server setzen, bringt Microsoft ab Mitte 2025 eine neue On-Premises-Version von Exchange im Abo-Modell heraus. Diese „Subscription Edition“ wird laufend aktualisiert und bleibt dadurch sicher und funktionsfähig. 

Wichtig: In vielen Fällen ist vorher ein Upgrade auf Exchange 2019 nötig, um später problemlos zur neuen Version wechseln zu können.

Option 3: Hybride Szenarien 

Viele Unternehmen entscheiden sich für einen Mittelweg. Sie kombinieren Cloud- und On-Premises-Lösungen. Zum Beispiel bleiben sensible Daten lokal gespeichert, während andere Postfächer oder Funktionen in die Cloud ausgelagert werden. 

Ein hybrides Modell bietet Flexibilität und ermöglicht eine schrittweise Migration, ideal für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen oder strikten Vorgaben. 

Option 4: Alternative Plattformen 

Je nach Branche und Unternehmensstruktur kann sich auch ein Blick auf andere Plattformen lohnen. Diese Entscheidung sollte jedoch gut überlegt und mit Experten abgestimmt sein, insbesondere in Hinblick auf Datenschutz, Integrationen und Schulungsaufwand. 

Darum ist jetzt der beste Zeitpunkt 

Viele Unternehmen neigen dazu, IT-Projekte aufzuschieben bis es nicht mehr anders geht. Doch gerade bei der Migration von Systemen wie Exchange ist Zeit ein entscheidender Erfolgsfaktor. Wer jetzt startet, profitiert von: 

• Ausreichende Planungszeit
• Geringerem Projektdruck
• Flexibler Umsetzung in ruhigen Unternehmensphasen
• Besserer Abstimmung mit allen Beteiligten

Je später Sie starten, desto enger wird das Zeitfenster und desto größer ist die Gefahr, am Ende in Eile und unter Zeitdruck handeln zu müssen.

Fazit: Handeln Sie jetzt, bevor es zu spät ist

Das Exchange Server Support-Ende 2025 von Exchange 2016 und 2019 ist unausweichlich, aber es bietet auch eine Chance zur Modernisierung Ihrer Infrastruktur. Ob Cloud, On-Premises oder Hybrid: Mit der richtigen Strategie lassen sich Risiken minimieren und gleichzeitig neue Potenziale erschließen.

Unsere erfahrenen Microsoft-Experten unterstützen Sie bei jedem Schritt. Von der strategischen Planung bis zur sicheren Umsetzung. Gemeinsam gestalten wir Ihre Migration zukunftssicher, effizient und passgenau auf Ihre Anforderungen. Dabei berücksichtigen wir technische Analysen, Datenschutzaspekte und eine nahtlose Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft.