Entdecke Microsoft Copilot: Definition, Portfolio, Voraussetzungen und wertvolle Tipps für erfolgreichen Unternehmenseinsatz

Mit ChatGPT ist AI gerade in aller Munde und es hat letztes Jahr lediglich 3 Monate gedauert bis 1 Mio. User das Tool genutzt haben. Der Hype ist also mehr als real! Nachdem Microsoft auch einen öffentlich und einfach zugänglichen Assistenten, in Form von Microsoft Copilot, zur Bing-Suche hinzugefügt hatte, kamen noch mehr Menschen mit Tools, die Künstliche Intelligenz nutzen, in Berührung. Microsoft hat mit ihrem umfangreichen Microsoft Copilot Portfolio das Thema AI (Artificial Intelligence, deutsch KI (Künstliche Intelligenz)) auf das nächste Level gehoben und für die Arbeitswelt integriert zur Verfügung gestellt, um Nutzerinnern und Nutzern einen alltäglichen Helfer für ihre Arbeit zu liefern.

In diesem Blogbeitrag erhalten Sie einen Überblick darüber, was Microsoft Copilot ist, welche Produkte es in diesem Portfolio aktuell gibt und wer Microsoft Copilot nutzen kann. Am Ende geben wir Ihnen fünf Tipps mit an die Hand, die Ihnen einen kleinen Einblick in die Funktionalitäten von Microsoft Copilot in Microsoft 365 geben.

Was ist Microsoft Copilot?

Microsofts Copilot ist weit mehr als nur ein KI-Assistent – es ist eine Revolution in der Art und Weise, wie Anwender in ihrer täglichen Arbeit unterstützt werden. Als intelligenter Begleiter durchdringt Copilot verschiedene Anwendungsbereiche, von Office über Vertrieb, ERP und CRM bis hin zu Service, Entwicklern und Security-Spezialisten. Durch die Integration von Generative AI, basierend auf dem leistungsstarken Großen Sprachmodell GPT-4, hebt Copilot die Zusammenarbeit auf ein neues Niveau.

Die Mission von Copilot ist es, komplexe Aufgaben in Unternehmen überschaubarer zu gestalten und eine kollaborative Umgebung zu fördern. Die Verbesserung der Benutzererfahrung steht dabei im Fokus, um die Effizienz der Arbeitsprozesse zu steigern. Durch die Nutzung der KI-Kapazitäten unterstützt Copilot Unternehmen dabei, ihre Produktivität zu erhöhen, Kreativität freizusetzen und Informationen mittels eines einfachen Chat-Erlebnisses besser zu verstehen.

Ein zentraler Mehrwert von Copilot liegt in der großen Zeitersparnis, die er den Anwendern verschafft. In der Geschäftswelt, in der Zeit eine kritische Ressource ist, ermöglicht Copilot eine schnellere und effizientere Erledigung von Aufgaben. Die Integration dieses intelligenten Begleiters in verschiedene Microsoft-Produkte transformiert die Interaktion mit Software und eröffnet somit neue Perspektiven für eine optimierte Nutzung von Technologie im Unternehmensumfeld.

Copilot ist nicht nur ein KI-Assistent, sondern ein strategisches Werkzeug, das Unternehmen in die Zukunft der digitalen Arbeitswelt führt. Durch seine innovativen Funktionen gestaltet er die Art und Weise, wie wir Geschäfte machen, grundlegend um und ebnet den Weg für eine modernere und effektivere Arbeitsweise.

Welche Microsoft Copilot Produkte gibt es aktuell?

Wenn Sie von Microsoft Copilot hören, dann dreht es sich meistens um Microsoft Copilot für Microsoft 365 oder den ehem. Bing-Chat. Das Copilot-Portfolio enthält allerdings noch weitere Copilots. Hier ein Auszug aus dem Copilot-Portfolio von Microsoft:

• Microsoft Copilot für Microsoft 365: Die Copilots die gerade in aller Munde sind, die die in Microsoft 365 integriert sind und bei der alltäglichen Arbeit in den gängigen Microsoft-Anwendungen wie unter anderem Microsoft Teams, Microsoft Outlook oder Microsoft Word unterstützen. Weiter unten im Blogbeitrag zeigen wir Ihnen 5 konkrete Tipps für die Arbeit mit Copilot in M365.
• Microsoft Copilot in Microsoft Dynamics 365 Sales: Der Einsatz von Copilot in Microsoft Dynamics 365 Sales und Viva Sales unterstützt Vertriebsmitarbeitende dabei, ihren zeitlichen Aufwand für administrative Tätigkeiten erheblich zu minimieren. Bisher investieren sie bis zu 66 Prozent ihrer Arbeitszeit in die Bearbeitung und Beantwortung von E-Mails. Durch die KI-Unterstützung wird nun das Verfassen von Nachrichten erleichtert, und darüber hinaus ermöglicht sie sogar die Erstellung von Zusammenfassungen von Microsoft Teams-Meetings in Outlook.
• Microsoft Copilot in Microsoft Dynamics 365 Customer Service: Durch die Integration von Copilot in Dynamics 365 Customer Service wird die Qualität des Kundenservice gesteigert, indem die KI kontextbezogene Antworten für Anfragen im Chat oder per E-Mail generiert. Zudem erleichtert Copilot Kundendienstabteilungen die Erstellung von intelligenten und interaktiven Bots mithilfe von Power Virtual Agents. Dabei werden die Funktionen des Azure OpenAI Service und Bing genutzt, um präzise Antworten bereitzustellen, die auf Informationen von Unternehmenswebseiten und internen Datenbanken basieren.
• Microsoft Copilot für Security: Microsoft Copilot für Security unterstützt Sicherheitsteams dabei, den weltweiten Mangel an Sicherheitsexperten zu überwinden. Die Plattform kann nicht nur einfache Fragen beantworten, sondern auch komplexe Abfragen erstellen und Sicherheitsvorfälle prägnant zusammenfassen. Das Ziel ist, Cyberkriminelle in Schach zu halten. Copilot verspricht eine enorme Zeitersparnis beim Aufdecken von Sicherheitsfragen. Diese Effizienzsteigerung ermöglicht es Sicherheitsteams, schneller auf Bedrohungen zu reagieren und sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, um die digitale Sicherheit zu stärken.

Damit Sie einen ersten Eindruck darüber bekommen, wie Copilot funktioniert, erhalten Sie hier einen Zugang zu Microsoft Copilot ohne Anmeldung. Dies ist der alte Bing Chat (jetzt Enterprise Bing Chat), welcher wie ChatGPT funktioniert: https://copilot.microsoft.com/

Anmerkung: Im weiteren Verlauf dieses Blogbeitrags legen wir den Fokus auf Microsoft Copilot für Microsoft 365.

Wer kann Microsoft Copilot für Microsoft 365 nutzen und welche Voraussetzungen müssen gegeben sein?

Letztes Jahr wurden die Microsoft Copilot M365 Lizenzen für Unternehmen mit >300 Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung gestellt. Seit dem 16. Januar können nun auch Unternehmen mit unter 300 Mitarbeitenden von den Funktionalitäten von Microsoft Copilot profitieren. Um Microsoft Copilot in Microsoft 365 nutzen zu können müssen folgende Lizenzen mindestens vorhanden sein: Business Standard, Premium, Office 365 A3/A5 und E3/E5, Microsoft 365 A3/A5 und E3/E5.

Der wichtigste Faktor, damit Sie Microsoft Copilot in Ihrem Unternehmen einsetzen können, ist eine Cloud-Strategie. Denn Copilot kann nur die Daten lesen, analysieren und kombinieren, die ihm auch zur Verfügung gestellt werden. Dafür müssen Daten einheitlich klassifiziert und strukturiert in der Microsoft Cloud abgelegt sein, z. B. OneDrive oder SharePoint.

Eine wichtige Voraussetzung neben einer Cloud-Strategie ist eine etablierte Sicherheitsstrategie, bestenfalls nach dem so genannten Zero-Trust-Prinzip. Denn damit Nutzerinnen und Nutzer von Copilot ausschließlich auf die Daten Zugriff erhalten, für welche sie eine Berechtigung besitzen, muss ein klares Berechtigungskonzept definiert sein.

Um zu prüfen, ob ein Einsatz in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist, empfehlen wir als IT-Dienstleister die Gründung eines kleinen Teams, welches Copilot zunächst ausprobiert und im Alltag ausgiebig nutzt und testet. Denn mit 28€ pro Nutzer und einer min. Laufdauer von 12 Monaten ist Copilot natürlich kein Schnäppchen, der mal eben so lizensiert wird. Wenn sich jedoch nach einem Testlauf herausstellt, dass Copilot Ihren Mitarbeitenden Zeitersparnis einbringt, können die Lizenzkosten gerechtfertigt sein.

5 konkrete Tipps für den alltäglichen Einsatz von Microsoft Copilot in den Microsoft 365 Anwendungen

1. Microsoft PowerPoint: Sie haben ein PDF Dokument mit wichtigen Informationen und möchten daraus gerne einen Foliensatz erstellen lassen? Mit Copilot ist das nun kein Problem: Dieser erstellt Ihnen einen ersten Draft, den Sie dann bequem in Microsoft PowerPoint bearbeiten können.
2. Microsoft Teams: Mit Copilot in Microsoft Teams haben Sie jederzeit einen virtuellen Assistenten in Meetings dabei, der Ihnen sagt, was im Nachgang zu tun ist. Neben Meeting-Zusammenfassungen oder ausführlichen Protokollen können Tätigkeiten für einzelne Mitglieder abgeleitet werden. Durch Zusammenfassungen von Meetings müssen Sie nicht mehr an jedem Meeting teilnehmen, für welche Sie keinen aktiven Part haben. Dies ist auf jeden Fall ein wichtiger Kostenfaktor, der wegfällt.
3. Microsoft Outlook: Sie kommen nach einem zwei-wöchigen Urlaub zurück ins Büro und haben eine große Anzahl an E-Mails vor sich. Und vor allem, wenn man nur auf CC gesetzt wurde, ist es häufig sehr mühsam den Überblick zu bewahren und das wirklich wichtige herauszulesen. Mit Copilot in Microsoft Outlook können Sie sich Zusammenfassungen von E-Mails geben lassen und erfahren so schnell, ob Sie tätig werden müssen. Denn oftmals reicht auch eine kleine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte eines längeren Mail-Verkehrs.
4. Microsoft Word: Das Erstellen von Dokumentationen gehört zwar zu Ihrem Aufgabengebiet, sollte aber eigentlich eher einen kleinen Teil ihrer Arbeit einnehmen? Mit Copilot in Word können Sie schnell erste Entwürfe eines Dokuments erstellen lassen und müssen im Nachgang nur feinjustieren. Ein Tipp in Word ist es auch, Inhalte automatisiert in einer Tabelle darstellen zu lassen.
5. Die Suche (semantischer Index): Der größte Zeitfaktor in der alltäglichen Arbeit ist häufig das Suchen von Dokumenten, egal ob man sie selbst erstellt hat oder andere Kolleginnen und Kollegen. Der semantische Index, eine innovative Funktion in Microsoft 365, optimiert die Suche in Microsoft Copilot und eröffnet eine neue Dimension des Verständnisses für Ihre Daten in Microsoft 365. Dieser Index basiert auf dem Microsoft Graph-Objekt und interpretiert Benutzeranfragen, um anspruchsvolle, aussagekräftige und mehrsprachige Antworten zu generieren, die Ihre Produktivität steigern. Durch die Anwendung von Graph-geerdetem Chat in Microsoft Copilot kann der semantische Index die Absicht Ihrer Abfrage erfassen und ergänzende Informationen zur Microsoft Copilot-Eingabeaufforderung hinzufügen. Das heißt: Copilot denkt mit. Durch die Nutzung des semantischen Index ergeben sich zahlreiche Vorteile: Unternehmen können Milliarden von Vektoren durchsuchen, um verwandte Ergebnisse zurückzugeben – dabei handelt es sich um mathematische Darstellungen von Merkmalen oder Attributen. In Verbindung mit Verbesserungen im Microsoft Graph verbindet der semantische Index Sie mit relevanten und handlungsorientierten Informationen in Ihrem Unternehmen. Dabei wird der umfassende Ansatz von Microsoft für Sicherheit, Compliance und Datenschutz berücksichtigt. Der semantische Index achtet auf die Sicherheitsaspekte und Richtlinien im Microsoft Graph. Somit befindet sich jede Benutzeranfrage, ob direkt über die Suche oder in Microsoft Copilot, stets im Sicherheitskontext des Benutzers. Es werden ausschließlich Inhalte zurückgegeben, auf die der Benutzer Zugriff hat, um die Integrität und Sicherheit zu gewährleisten.