invoiceLINE lite – Rechnungsverarbeitung inside SAP für den Mittelstand
Digitalisierung in Unternehmen – was für Konzerne bereits Standard und Voraussetzung für Erfolg am Markt ist, ist für viele kleine und mittelständische Unternehmen noch eine große Herausforderung. So wundert es nicht, dass die Digitalisierung des Mittelstands oft noch deutlich hinterherhinkt. Allerdings birgt diese gerade auch für KMUs enorm viele Chancen in Bezug auf Automatisierung und Effizienzsteigerung. Dabei meinen wir damit nicht unbedingt nur die Automatisierung mittels KI und Robotik (beispielsweise in der Produktion), sondern vielmehr auch kaufmännische Geschäftsprozesse.
Während so viele große Unternehmen bereits auf spezielle Software für die Rechnungsverarbeitung zurückgreifen, so wird in vielen mittelständischen Unternehmen diese Tätigkeit noch manuell ausgeführt. Oftmals wird die Auffassung vertreten, dass die Anzahl der täglich anfallenden Rechnungen zu klein wäre, als dass sich eine Automatisierungslösung lohnen würde. Wir zeigen Ihnen auf, warum dem nicht so ist und wie Sie auch als mittelständisches Unternehmen Ihren Rechnungseingangsprozess inside SAP auf eine effiziente Art und Weise automatisieren können.
Konflikte bei der Rechnungsverarbeitung im Mittelstand
Zahlreiche Unternehmen im Mittelstand verarbeiten ihre Rechnungen noch manuell. Doch das frisst in der Regel enorm viel Zeit – Zeit, die oft dann an anderen Stellen fehlt. Und nicht nur das: Es zeigen sich auch sonst viele weitere Reibungspunkte, die durch die manuellen Prozesse entstehen:
- Hohe Kosten vs. fehlende Ressourcen: Der manuelle Rechnungsprozess bindet viel Personal, ist dementsprechend teuer und dauert oft unnötig lange. Doch gerade der Mittelstand hat dafür oft nicht genug Kapazitäten und finanzielle Mittel.
- Einhaltung von Skontofristen vs. lang andauernde Prozesse: Für Einsparungen ist natürlich das Ziel das Einhalten von Skontofristen. Durch die manuelle Rechnungsverarbeitung ergeben sich allerdings viele Transportwege und Freigaberichtlinien im Unternehmen selbst dauern oft unnötig lange, weswegen der Skontoabzug häufig nicht erreicht werden kann.
- Aufbewahrungsfristen vs. nicht ausreichend Lagerkapazitäten: Rechnungen und auch weitere buchhalterische Dokumente unterliegen bestimmten Aufbewahrungsfristen. Aus diesem Grund wird auch viel Platz für die Archive benötigt, wofür jedoch im Mittelstand oft die entsprechenden Lager fehlen.
Die digitale Rechnungsverarbeitung löst all diese Konflikte: Durch die weitestgehende Automatisierung muss weniger Zeit in die manuelle Tätigkeit investiert werden, wodurch Kosten eingespart werden können (zu 1.). Da alles auf elektronischem Wege abläuft, können Rechnungen im Unternehmen schneller an die Verantwortlichen verteilt werden. Dies resultiert in einer deutlich verringerten Durchlaufzeit, wodurch Skontofristen besser eingehalten werden können (zu 2.). Durch die gleichzeitig digitale Archivierung ist auch die Aufbewahrungsfrist erfüllt (zu 3.).
Lösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung inside SAP
Auf dem Markt gibt es bereits einige Lösungen für die Rechnungsverarbeitung inside SAP. Das Problem ist allerdings, dass viele Software-Produkte auf dem Markt für einen hohen Rechnungseingang, wie ihn größere Unternehmen und Konzerne haben, konzipiert sind, und sich dementsprechend nicht für den Mittelstand lohnen – selbst wenn Sie sich für solch eine Lösung entscheiden, werden Sie keinen nennenswerten ROI erzielen.
In der Praxis setzen viele kleinere und mittelständische Unternehmen häufig noch Mini-Workflow-Systeme ein. Allerdings sind solche elektronischen Postkorbsysteme heutzutage einfach nicht mehr zeitgemäß, da diese vom Funktionsumfang den Anforderungen nicht gerecht werden und dementsprechend keine wirklich effiziente Rechnungsverarbeitung ermöglichen. Denn damit Sie Ihren Prozess weitestgehend automatisieren können, werden erfahrungsgemäß folgende Funktionalitäten benötigt:
- Scanner für die Verarbeitung von Papierrechnungen
- Optische Zeichenerkennung (OCR-Server)
- Freiform-Erkennung der Kopf- und Fußdaten oder Rechnungspositionen
- Rechnungseingangsbuch zur Verwaltung aller eingehenden Rechnungen
- Rechnungsprüfungsworkflow für die Freigabe und Klärung
- Archivsystem (wird grundsätzlich für ein SAP-System benötigt)
Unsere Lösung „invoiceLINE lite“: Rechnungsverarbeitung inside SAP für den Mittelstand
Mit unseren flowDOCS Solutions möchten wir unter anderem auch den Mittelstand in der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse unterstützen. Deswegen haben wir speziell für mittelständische Unternehmen und deren Anforderungen und Bedürfnisse die invoiceLINE lite entwickelt. Die lite-Version empfehlen wir Ihnen, wenn Sie unter 50 Rechnungen am Tag (unter 12.500 Belegen p.a.) verarbeiten. Diese kommt daher mit einem mittelstandsoptimierten Preismodell und deckt gleichzeitig alle benötigten Funktionen ab.
So können damit sowohl analoge Papier- als auch digitale, per E-Mail eingehende Rechnungen automatisiert verarbeitet werden. Über ein Scanner-Archiv-Client-System werden Papierrechnungen im Archiv zur Weiterverarbeitung per OCR abgelegt. Ebenfalls erhalten Sie in der lite-Version unseren mailHANDLERpdf, der PDF-Dokumente aus eingehenden E-Mails direkt verarbeitet. Dafür muss nur eine zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet und im SAP-System hinterlegt werden. Möchten Sie darüber hinaus auch XML-Dokumente, IDocs oder XRechnungen verarbeiten, so können wir Ihnen dies gerne zusätzlich anbieten. Über den allgemeinen Kernprozess unserer invoiceLINE können Sie sich gerne in unserem Blogbeitrag zum Rechnungseingangsprozess oder auf unserer Website informieren.
In der invoiceLINE lite erhalten Sie den gesamten Workflow in Form einer zweistufigen Genehmigungshierarchie (z. B. sachliche Freigabe und Zahlungsfreigabe einer Rechnung). Die Einrichtung erfolgt dabei nach unserem Best-Practices-Standard und anhand eines umfassenden Implementierungsleitfadens. Sehen Sie sich jetzt die Aufzeichnung unseres Webinars zur invoiceLINE lite an und erfahren Sie mehr über unsere Lösung und deren Funktionsweise im SAP-System. >> Hier Aufzeichnung anfordern
Aller Anfang ist bekanntlich schwer, doch mit unserer invoiceLINE lite finden Sie den perfekten Einstieg in die Digitalisierung. So können Sie auch als mittelständisches Unternehmen Ihre Prozesse, wie die Rechnungsverarbeitung, effizienter gestalten und somit erhebliche Einsparungspotenziale realisieren. Weitere Informationen zu unseren flowDOCS Automatisierungslösungen erhalten Sie auf unserer Website.
