SAP ERP und SAP HCM im Zusammenspiel – für eine bessere Personenzeiterfassung und Betriebsdatenerfassung
Die meisten Unternehmen im Mittelstand sowie fast alle Großkonzerne haben sowohl ein SAP-ERP- als auch ein SAP-HCM-System im Einsatz. Je höher die Mitarbeiteranzahl, desto mehr macht der Einsatz von SAP HCM Sinn. Gerade in den Branchen Maschinen- und Anlagenbau, Fertigungsindustrie sowie Logistik spielen optimale Personenzeiterfassungen und Betriebsdatenerfassungen eine große Rolle. Lagermitarbeiter, Produktionsmitarbeiter, uvm. erfassen ihre Arbeitszeiten häufig über Stempelkarten oder Stechuhren, die bestenfalls auch noch an ihre jeweiligen Projekte gebunden sind.
Für eine Unternehmensressourcen-Planung ist eine enge Zusammenarbeit zwischen ERP und HCM deshalb nicht wegzudenken. Eine native Integration beider Systeme führt hierbei zu einer optimalen Kommunikation.
Warum ist das Zusammenspiel des ERP-Systems und SAP HCM so wichtig?
Heutzutage werden in Unternehmen immer noch zu viele Insellösungen eingesetzt, die ausschließlich eine Kernkompetenz besitzen und einen Prozess besser abbilden können, als andere Systeme. Beispielsweise Stempelbuchungen von Mitarbeiterzeiten werden häufig noch über Insellösungen erfasst und über Schnittstellen in das SAP-System übertragen. Projekt- und Personenzeitdaten sind hierbei häufig voneinander getrennt abgebildet und kompliziert nachzuvollziehen. Um die Kommunikation zwischen Personen- und Betriebsdaten zu vereinfachen, ist eine enge Verbindung zwischen dem SAP-ERP-System und SAP HCM enorm wichtig.
Diese Verbindung ermittelt nicht nur mögliche Fehlerquellen, wie beispielsweise falsche Zuordnungen von Kostenstellen im Unternehmen, sondern beseitigt diese auch gleichzeitig. Durch die enge Verzahnung der beiden SAP-Systeme, lassen sich alle Unternehmensressourcen bedarfsgerecht planen und steuern. Zudem wird ein enormer manueller Zeitaufwand eingespart.
Des Weiteren sind nahtlose Übertragungen von Reisekosten aus SAP HCM in das ERP-System problemlos möglich. Verhindern Sie so Verzögerungen bei Rückerstattungen von Reisekosten sowie mögliche Abrechnungsfehler für Ihre Kunden.
Die Lösung: BDE/PZE App by abilis
Die eigenentwickelte Lösung BDE/PZE App by abilis ermöglicht Unternehmen eine geregelte und übersichtliche Erfassung von Personalzeit- und Betriebsdaten. Normalerweise wird im SAP-Standard für die Rückmeldung von Stempelzeiten im SAP HCM eine externe Lösung verwendet, die wiederum die entsprechenden Zeiten direkt im HCM-System einpflegt und verbucht.
Mitarbeiter, die mit unterschiedlichen Modulen arbeiten und diese im ERP-System nutzen, melden Ihre Zeiten über unterschiedliche Transaktionen zurück. In der Produktionsplanung und -steuerung (SAP PP) beispielsweise werden die Transaktionen CO11N oder CO15 verwendet. In SAP CS werden Aufträge via IW41 und im PS über CATS gebucht. Diese unterschiedlichen Wege werden mit dieser Lösung abgeschafft und in einer App vereinheitlicht, damit jeder mit einer zentralen App arbeitet. Somit werden über ein User Interface verschiedene Use Cases abgewickelt.
Ungewollte Differenzen zwischen der Personenzeit im SAP HCM und der entsprechenden Rückmeldung auf Betriebsdaten werden durch den Einsatz der App vermieden.
Rückmeldungen aus der Fertigung werden direkt mit Zeitbuchungen im SAP HCM durch die BDE/PZE App miteinander verbunden. In der Fiori-App kann ein Mitarbeiter sich über seine Stempelkarte am Terminal-Touchscreen authentifizieren. Hierbei entscheidet er dann, ob ein Kommen oder Gehen gebucht werden soll.
Die getätigte Buchung kann anschließend direkt als Beginn eines Betriebsdatenerfassungs-Vorgang bzw. Auftrag einer Fertigung genutzt werden. Eine nützliche Hilfe sind hierbei die schon vorgeschlagenen Aufträge. Somit können Daten gezielter und schneller erfasst werden, denn pausierte Aufträge können beispielsweise an dieser Stelle direkt weitergeführt werden.
Vorteile der PZE/BDE App by abilis
- Echtzeit: Jederzeit aktuelle Daten für eine detaillierte Ressourcenplanung. Vermeiden Sie Inkonsistenzen in Abrechnungen und arbeiten Sie stets mit den aktuellsten Zahlen.
- Self-Service-Einsatz: Ihre Mitarbeiter können Ihre Arbeitszeiten selbst verwalten. Dadurch kommt es zu einer schnelleren und getreueren Datenabwicklung, denn Ihre Mitarbeiter wissen selbst am besten, an welchem Projekt sie gerade arbeiten. Fehler können so besser vermieden werden.
- Monitor-Report für Nachbuchungen aus dem Self-Service: Sollte ein Mitarbeiter mal vergessen zu stempeln, kann dies über den Self-Service oder durch die Personalabteilung in SAP HCM nachgeholt werden. In diesem Fall wäre die BDE-Buchung jedoch natürlich fehlerhaft. Damit auch hier die Daten wieder übereinstimmen, steht ein Backend-Monitor zur Verfügung. Damit können nachgetragene Personenzeitbuchungen aus dem HCM-System für das Ende einer BDE-Buchung vorgeschlagen werden. Diesen Vorschlag können Sie dann übernehmen und somit die BDE-Buchung korrigieren.
- Modernes Design: Mit SAP Fiori ist die Darstellung der Vorgänge intuitiv und für jeden schnell abwickelbar.
- 1 App für 4 Use Cases: Sie können vier Vorgänge über die App abwickeln, die Ihnen die Zeit- und Betriebsdatenerfassung erleichtern: Kommen, Gehen, Korrigieren und Nachbuchen.
- Zeitgleiche Bearbeitung: Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufträge gleichzeitig zu bearbeiten.
Möchten auch Sie von der Verbindung ihres ERP-Systems und SAP HCM profitieren? Sprechen Sie uns gerne an, wir beraten Sie gerne vor Ort oder in einem Webinar über SAP HCM sowie die BDE / PZE App by abilis. Egal, ob SAP ERP ECC oder SAP S/4HANA – das SAP AddOn kann in beiden System eingesetzt werden, denn SAP Fiori kann auch schon mit SAP ECC 6.0 verwendet werden.
