CPQ-Software in 5 einfachen Schritten erfolgreich einführen

Eine CPQ-Lösung bringt zahlreiche Wettbewerbsvorteile mit sich. Produkte können in wenigen Schritten konfiguriert, Preise zuverlässig kalkuliert und Angebote schnell und vor allem fehlerfrei erstellt werden. Viele Unternemen haben diese Vorteile bereits erkannt.

Doch warum behilft sich die Mehrheit noch immer mit unübersichtlichen Excel-Listen, um die Vielfalt ihrer Produkte für den Vertrieb abzubilden? Die Antwort ist klar: Angst vor der Software-Einführung.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Schritte Sie bei der Einführung einer CPQ-Software beachten sollten und warum sich der Aufwand definitiv lohnt.

Schritt 1 – zielführende Planung

Bei der Einführung einer CPQ-Software handelt es sich keineswegs um ein reines IT-Projekt. Sie nimmt Einfluss auf die Standardisierung des kompletten Portfolios und die Zusammenarbeit zwischen Produktion und Vertrieb.

Bevor Unternehmen mit der Auswahl einer geeigneten CPQ-Lösung beginnen, sollten Ziele und Umsetzungsstrategien genauestens geklärt werden.

Hier ist es wichtig, dass neben der Geschäftsführung auch die verschiedenen Fachbereiche mit in die Planung einbezogen werden. Letztlich ist eine CPQ-Lösung die Basis für einen durchgängigen digitalen Geschäftsprozess, daher sollten alle relevanten Unternehmensbereiche involviert werden. 

An dieser Stelle müssen grundsätzliche Fragen beantwortet und Ziele festgelegt werden. Die Kernfrage lautet also: Was soll mit dem Einsatz der CPQ-Software erreicht werden?

Daneben stellen sich außerdem Fragen nach dem Standardisierungsgrad, dem Nutzerkreis oder den Funktionsanforderungen. Erst wenn diese Fragen unter Zusammenarbeit aller beteiligten Unternehmensbereiche beantwortet wurden, kann es mit dem zweiten Schritt weitergehen.

Schritt 2 – bestehende Daten und Prozesse prüfen

Um schrittweise mit der Auswahl einer geeigneten Lösung zu beginnen, wird ein passendes Struktur-, Prozess- und Methodenkonzept benötigt. Dazu ist zunächst eine Bestandsaufnahme der Produkt- und Servicestruktur des Unternehmens notwendig.

Informationen zu sämtlichen Elementen, wie z. B. Baugruppen, Kaufteilen oder Dienstleistungen, die in verschiedenen Varianten vorkommen, werden oft mehrmals erfasst. So kann über die Jahre hinweg ein riesiger Datenberg entstehen, der erst einmal in ein übersichtliches Format gebracht werden muss.

Dabei spielt der Produkt-Lebenszyklus von der Entwicklung über Produktion und den Betrieb, mitsamt den dazugehörigen Services bis zur Entsorgung eine fundamentale Rolle.

Auch die organisatorischen Regeln müssen bei der Bestandsaufnahme berücksichtigt werden. Denn neben dem Vertrieb greifen auch andere Bereiche, wie z. B. Produktion, Logistik oder Beschaffung auf das Datenmaterial zu.

Schritt 3 – Lastenheft und Regelwerk erstellen

Umfang und Tiefe der Konfiguration sind davon abhängig, wie die Produkt- und Kundenstruktur in Unternehmen aufgebaut ist. Wichtig ist an dieser Stelle ein Lastenheft, indem die konkreten Anforderungen an das Projekt definiert werden. 

Das Lastenheft dient dem Projektteam in erster Linie dazu, sich über die eignen Ziele klarzuwerden. Es ist allerdings auch für den späteren Softwarepartner enorm hilfreich, da ihm auf diese Weise eine Übersicht der Hintergrundprozesse zur Verfügung gestellt wird.

Unternehmen sollten ermitteln, wie häufig komplexe Anfragen eingehen und mit welcher Erfolgsquote die generierten Angebote abgeschlossen werden. Auf Grundlage des dabei zu durchlaufenden Prozesses, können die genauen Leistungsanforderungen für das Lastenheft erfasst werden. 

Zu beachten ist, dass ein Lastenheft beschreibt, was die CPQ-Lösung leisten sollte – jedoch nicht, wie sie auszusehen hat. 

Ein wesentlicher Vorteil von Konfiguratoren ist, dass sie nur noch geprüfte und technisch korrekte Angebote
zulassen. Hier kommt also ein durchdachtes Regelwerk ins Spiel, dass dabei hilft, die üblichen Fehler einzudämmen.

Dabei soll neben möglichen Fehlern auch ergründet werden, wie tief das Regelwerk gehen darf, ohne den Vertrieb zu beeinträchtigen.

Schritt 4 – Integrationsanforderungen definieren

Über die funktionalen Anforderungen hinhaus, werden auch Schnittstellen zu den Softwaresystemen Ihres Unternehmens benötigt.

Denn für einen durchgängigen, digitalen Geschäftsprozess entlang der gesamten Wertschöpfungskette ist die nahtlose Integration der CPQ-Software ein Muss. Nur so werden die Stammdaten einheitlich genutzt, Mehrfacheingaben vermieden, Fehlerquellen reduziert und die Effizienz gesteigert.

In vielen Unternehmen kommt neben einem CRM- oder ERP-System auch ein Product Lifecycle Management System (PLM) oder Product Information Management System (PIM) zum Einsatz.

Aus diesem Grund sollten Sie bei der Auswahl Ihrer CPQ-Software auf eine gewisse Plattformunabhängigkeit achten. Um eine hohe Flexibilität zu gewährleisten, sollten daher z. B. Schnittstellen zu SAP, Salesforce oder Microsoft Dynamics in Ihrer CPQ-Software standardmäßig vorhanden sein. 

Schritt 5 – den richtigen Partner finden

Nachdem Ihre Anforderungen definiert und die beteiligten Kollegen überzeugt wurden, geht es daran, den richtigen Softwarepartner zu finden. CPQ ist nicht gleich CPQ. Es gibt viele Anbieter von CPQ-Lösungen auf dem Markt und ihre Herangehensweise ist je nachdem sehr unterschiedlich. 

Anbieter sind dabei viel mehr als nur Lieferant der Software. Sie sind IT-Experten, Branchenkenner, Berater und Projektmanager. Vertrauen Sie daher einem Anbieter, der Ihnen von der Beratung und Konzeption über die Implementierung bis hin zum Betrieb zur Seite steht.

Sind die mühsamen Schritte der Vorbereitung und Einführung Ihrer CPQ-Lösung erstmal getan, kann endlich profitiert werden. Die automatisch im Hintergrund agierende CPQ-Lösung wird die Vertriebsprozesse, über alle Kanäle hinweg, massiv beschleunigen und für eine Effizienzsteierung sorgen. So lässt sich beispielsweise der Aufwand des Angebots- und Auftragsprozesses um etwa 50 Prozent zu reduzieren.