Struktur statt Wildwuchs: Effiziente Governance für Microsoft Teams

Nutzen auch Sie Microsoft Teams als Kommunikationsplattform, doch fehlt es an Übersicht und Struktur beispielsweise in der Verwaltung von Teams und Kanälen? In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen aufzeigen, wieso ein vollumfassendes Governance-Konzept in Microsoft Teams wichtig ist und wie Sie dieses in Form von Teams-Lösungen umsetzen können.

Darum ist Microsoft Teams Governance so wichtig

Governance in Microsoft Teams ist essenziell, um Sicherheit, Effizienz und Compliance sicherzustellen. Ohne klare Richtlinien können Datenchaos, ineffiziente Prozesse und Sicherheitsrisiken entstehen, die sowohl den Betrieb als auch die Produktivität gefährden. Diese Aspekte machen die Microsoft Teams Governance so essentiell:

1. Vermeidung von Wildwuchs: Ohne Regulierung können unzählige Teams und Dateien entstehen, was zu unübersichtlichen Strukturen führt. Dies erschwert die Zusammenarbeit und das Wissensmanagement erheblich.
2. Sicherheitsmaßnahmen: Die Governance schützt sensible Unternehmensdaten, insbesondere bei externem Zugriff. Regelungen zu Team-Erstellung und Zugriffskontrollen sind entscheidend, um Datenverluste oder unbefugten Zugriff zu vermeiden.
3. Effizienzsteigerung: Standardisierte Prozesse und automatisierte Funktionen (z. B. Vorlagen für Team-Erstellungen, Zugriffsmanagement) reduzieren den administrativen Aufwand und beschleunigen Arbeitsabläufe.
4. Compliance und Datenschutz: Microsoft Teams Governance sorgt dafür, dass rechtliche Vorgaben, wie Aufbewahrungsrichtlinien und Datenschutzgesetze, eingehalten werden.

Eine durchdachte Governance-Lösung vereinfacht die IT-Administration und ermöglicht es Unternehmen, effizienter und sicherer zu arbeiten. Unternehmen profitieren besonders von automatisierten Prozessen, die IT-Ressourcen entlasten und die Benutzerfreundlichkeit steigern. Daher sollte Governance idealerweise schon vor der Einführung von Microsoft Teams etabliert werden.

In den meisten Unternehmen wurde Microsoft Teams jedoch schnell und ohne den Hintergedanken von Governance-Richtlinien eingeführt. Dies kann möglicherweise der kurzfristigen Einführung während der Corona-Pandemie im Jahr 2020 geschuldet sein. Sollten Sie sich also erst jetzt Gedanken machen, schließen die nachfolgenden Lösungen diese Lücke.

„Die Lösungen von Solutions2Share helfen Ihnen, Ordnung und Sicherheit in Ihre Teams-Umgebung zu bringen und unkontrollierten Wildwuchs effektiv zu managen.

Als Microsoft Solutions Partner suchen wir immer nach neuen Möglichkeiten, unsere Kunden ganzheitlich zu beraten und ihnen vollumfängliche Lösungen im Bereich Microsoft 365 zu bieten. Mit der Partnerschaft zu Solutions2Share stellen wir unseren Kunden Tools bereit, mit denen sie Microsoft Teams Verwaltungsaufwände reduzieren und Prozesse automatisieren können.“

Nils Polz, IT Consultant M365 @abilis group

Teams Manager und External User Manager geben Sicherheit und Struktur in Microsoft Teams

Der Teams Manager und der External User Manager von Solutions2Share bieten klare Vorteile für die Governance und Verwaltung in Microsoft Teams. Beide Tools sorgen für eine strukturierte Zusammenarbeit und reduzieren Sicherheitsrisiken durch klare Governance-Richtlinien und automatisierte Prozesse.

Teams Manager (TM)

Der Teams Manager automatisiert die Team-Erstellung und -Verwaltung, inklusive der Einhaltung von Namenskonventionen und Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle. Es ermöglicht eine strukturierte Lebenszyklusverwaltung, bei der inaktive Teams archiviert oder gelöscht werden, und reduziert so Wildwuchs. Automatisierte Workflows vereinfachen Genehmigungsprozesse, was zu einer besseren Effizienz und Compliance führt. Nachfolgend nochmal die Mehrwerte des TM im Überblick:

• Genehmigungs-Workflows verhindern Wildwuchs: Die Teams Manager App bietet Ihnen einen automatisierten Workflow, mit dem Sie Anfragen für neue Teams ganz einfach prüfen und genehmigen können. So behalten Sie die Kontrolle, verhindern unkontrollierten Wildwuchs und stellen Ihren Anwendern eine nahtlos integrierte Genehmigungslösung zur Verfügung. Sie sorgen für Übersichtlichkeit, vereinfachen den Anfrageprozess und erfassen benutzerdefinierte Metadaten direkt bei den Anfragen.
• Namenskonventionen bieten klare Übersicht: Mit einer klar definierten Namenskonvention finden sich alle Nutzerinnen und Nutzer besser zurecht, IT-Admins behalten den Überblick zu allen Teams/Gruppen und können deren Erstellung schneller nachvollziehen.
• Mehr Struktur durch vorkonfigurierte Vorlagen: Mit nur wenigen Klicks können Sie vielseitige Vorlagen erstellen, die Ihren Anwendern eine klare Struktur bieten. Statten Sie diese Vorlagen mit passenden Apps, einer durchdachten Ordnerstruktur, definierten Berechtigungen und vorkonfigurierten Inhalten bzw. Dateien wie OneNote und Planner aus.

External User Manager (EUM)

Der External User Manager erleichtert die sichere Verwaltung externer Nutzer, einschließlich automatisierter Genehmigungs- und Überprüfungsprozesse. Gäste können unter Berücksichtigung von Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien (z. B. GDPR) hinzugefügt und ihre Zugriffsrechte zeitlich begrenzt werden. Inaktive Nutzerkonten werden automatisch entfernt, wodurch Sicherheitsrisiken minimiert werden. Nachfolgend nochmal die Mehrwerte des EUM im Überblick:

• Gastnutzer strukturiert verwalten: Der External User Manager hilft Ihnen, Gastzugänge in Microsoft Teams effektiv zu verwalten. Mit einem integrierten Genehmigungsprozess können Sie Zugriffsanfragen direkt im Team bearbeiten, genehmigen oder ablehnen. Zusätzlich lassen sich Gastzugänge zentral deaktivieren und Domänen über Whitelisting oder Blacklisting steuern.
• Zugriffe überprüfen und analysieren lassen: Gastbenutzer können sich im Laufe der Zeit ansammeln und unbemerkt Zugriff auf Ihre Daten behalten, was ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellt. Der EUM hilft, Gastbenutzer regelmäßig zu überprüfen, automatisch zu entfernen und detaillierte Berichte über ihre Aktivität zu erstellen.
• Klares Onboarding für Gastnutzer: Neue Gastbenutzer sind oft unsicher im Umgang mit sensiblen Daten, was Sicherheitsrisiken birgt. Der External User Manager sorgt mit einem individuellen Onboarding-Prozess für klare Richtlinien und Compliance. Sie können Informationen abfragen, Dokumente wie NDAs bereitstellen und Schulungsinhalte integrieren.
• Altlasten auffinden und verwalten: Des Weiteren hilft der EUM, bestehende Gäste in Teams und Microsoft 365 zu verwalten. Er analysiert unverwaltete Gäste, importiert diese und ermöglicht eine automatische Genehmigung. Zudem können Sie angeforderte Benutzer auch automatisch genehmigen, das Onboarding überspringen, Anfragen nach einer bestimmten Zeit erneuern und einen Statusbericht über vorhandene Gäste einsehen.