Erfolgsfaktor Vorbereitung – so sind Sie bereit für Ihr CPQ-Projekt

Bei der Implementierung einer CPQ-Software müssen sowohl technische als auch organisationale Herausforderungen bewältigt werden. Besonders das Schaffen von Akzeptanz für die neue Technologie innerhalb des Unternehmens kann dabei  Schwierigkeiten bereiten, da bisherige Prozesse und Arbeitsabläufe aufgebrochen und umstrukturiert werden müssen. Die Vorbereitungsphase zielt darauf ab, innerhalb des Unternehmens ein einheitliches Verständnis zum Thema CPQ zu erzeugen.

Um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten und alle Nutzenpotentiale vollständig auszuschöpfen, ist das Setzen eines strategischen Rahmens und die Durchführung einer Vorbereitungsphase für den organisationalen Wandel daher von entscheidender Bedeutung. Dies vermittelt von Anfang an Sicherheit innerhalb des Projektes und hilft dabei, die festgelegten Zeit- und Fahrpläne einzuhalten.

Einige Tipps zur Planung und Durchführung der Digitalen Transformation haben wir bereits in diesem Artikel thematisiert. Hier möchten wir Ihnen nun die einzelnen Phasen der Vorbereitung für Sie aufschlüsseln.

Phase 1: Der strategische Rahmen

Dieser begleitet Sie über das gesamte Projekt hinweg und sollte als erstes entwickelt und eindeutig festgelegt werden.

Hierzu gehört es auch, das Top-Management und die Geschäftsführung von Anfang an mit einzubinden, da diese als Treiber für den Change innerhalb des Unternehmens gelten und eine Signalfunktion zur Schaffung von Akzeptanz bei Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bieten. Des Weiteren können so Top-Down-Entscheidungen zur Planung von bereitgestellten Ressourcen, wie Personal und Investitionen frühzeitig gefällt und miteinbezogen werden.

Gleichzeitig sollten alle von der Einführung und dem Wandel beeinflussten Prozesse identifiziert und die entsprechenden Personen miteinbezogen werden, um spätere Komplikationen vorzubeugen.

Phase 2: Aufbau eines Projektteams

In der zweiten Phase geht es um die Organisation und die Kommunikation des Wandels. Dazu sollte ein (freigestellter) Projektverantwortlicher benannt werden, der als „Linking-Pin“ zwischen technischen und vertrieblichen Einheiten fungiert. Zusätzlich wird der Aufbau eines (cross-funktionalen) Projektteams empfohlen, welches sich um die (organisationalen) Change-Prozesse vor, während und nach der Implementierung kümmert und die Kommunikation des Projekts innerhalb des Unternehmens und mit dem CPQ-Anbieter übernimmt.

Dabei ist die Kommunikation von Informationen über das Vorhaben im Vorfeld des Projekts nicht zu vernachlässigen und sollte frühzeitig geschehen. Dies kann beispielsweise mit Hilfe eines Projektnewsletters oder Info-Veranstaltungen vom Management an die Fachabteilungen zur Erklärung von Zielen und Strategien umgesetzt werden.

Doch nicht nur der Support des Managements ist von hoher Bedeutung, sondern auch die Einbindung der Ideen und Wünsche der späteren Nutzerinnen und Nutzer der Software. Zum einen stellen sich im Dialog mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wichtige Anforderungen heraus, die Ihre Prozesse und Bedürfnisse optimal widerspiegeln und so das Auffinden einer passenden Lösung in Phase 4 erleichtern. Zum anderen können Sie so den Zuspruch für die neue Technologie und damit die spätere erfolgreiche Nutzung der Software erhöhen. Daher empfehlen wir Ihnen, neben der Top-Down-Kommunikation ebenfalls eine regelmäßige Bottom-Up-Kommunikation zu etablieren.

Phase 3: Aufbau einer modularisierten Produktstruktur

Prozesse, die im neuen System gelöst und abgebildet werden, sollten eindeutig definiert, durchdacht und festlegt werden. Dazu gehört die Analyse bestehender Vertriebsprozesse und Kundenbedürfnisse in der Auftragsgewinnung und die daraus folgende Erfassung von Konfigurationsanforderungen auf technischer und vertrieblicher Seite.

Projektinhalte, wie z. B. die Entwicklung einer modularen Produktstruktur und die Konsolidierung des Produktbeziehungswissens durch das Projektteam, sind selten in einem genau vorher bestimmbaren Zeitplan zu leisten. Um das Übertreten von Meilensteinen zu vermeiden, können diese Themenfelder in die Vorphase verlagert werden.

Phase 4: Evaluation und Auswahl der CPQ-Lösung

In der letzten Phase der Vorbereitung geht es nun darum, die passende Software für den in Phase 3 erstellten Anforderungskatalog auszuwählen. Dazu hilft es, bestimmte Anforderungen zu priorisieren und so die unterschiedlichen Lösungen nach ihrem Fit zu evaluieren.

Hierfür können Sie beispielsweise die MoSCoW-Priorisierung nutzen:

M – Must have:  Must-Anforderungen sind zwingend erforderlich für das Projekt und müssen  in der Software abgebildet werden können.

S – Should have:  Should-Anforderungen sind nicht erfolgskritisch für die Nutzung und den Fit der Software, allerdings haben sie eine hohe Relevanz und sollten dringend beachtet werden.

C – Clould have:  Could-Anforderungen werden auch als „Nice to have“ bezeichnet, da diese nur umgesetzt werden, wenn neben den oben genannten Anforderungsgruppen noch Kapazität vorhanden ist.

W – Won’t have:  Won’t-Anforderungen sind von geringster Priorität und werden im aktuellen Planungsschritt nicht berücksichtig, da diese nicht zeitkritisch sind. Allerdings können Vorkehrungen für eine spätere Implementierung getroffen werden.

Ist die passende Lösung gefunden, folgt die Identifizierung und Einbindung von weiteren Personen in das Projektteam zur gemeinsamen Projekt- und Implementierungsplanung. Dabei kann es helfen, über die Anwenderschulungen zur Bedienung hinaus ein Konzept für professionelle, interne Einführungsschulungen zu konzipieren, um die neuen Prozesse zu verstehen und Akzeptanz zu schaffen.

Wie geht es nach der Vorbereitungsphase weiter?

Im Anschluss an die Vorbereitungsphase folgt dann die Einführungsphase. Das Einführungsprojekt unserer eigens entwickelten CPQ-Software calcIT läuft ebenfalls in mehreren Phasen ab, in denen wir gemeinsam mit Ihnen alle Anforderungen und Strukturen der Software aufbauen. Sind alle Tests bezüglich der Funktionalität abgeschlossen, folgen schließlich der Go-Live und Produktivbetrieb.