10 Grundsätze für eine revisionssichere Archivierung

Es ist noch nicht so lange her, da wurden Dokumente klassischerweise noch in Papierform in großen Lagern archiviert. Wenn Sie jedoch heutzutage mit wichtigen Geschäftsunterlagen zu tun haben – beispielsweise in der Finanzbuchhaltung – ist Ihnen im Rahmen der Digitalisierung bestimmt schon der Begriff „Revisionssichere Archivierung“ untergekommen. Es ist klar, dass es um die digitale Ablage von Geschäftsdokumenten geht, die damit einige Vorgaben erfüllen muss. Aber das ist längst noch nicht alles. Hinter diesem Begriff steckt noch viel mehr. In diesem Blogbeitrag klären wir Sie auf, wo der Begriff genau herkommt und was es damit auf sich hat.

Was bedeutet „Revisionssichere Archivierung“?

Angefangen hat es damals mit der aufkommenden elektronischen Archivierung von Geschäftsunterlagen, weswegen der Begriff „Revisionssichere Archivierung“ nun bereits seit rund 30 Jahren etabliert ist. Das Schlagwort „Archivierung“ zielt dabei auf die langfristige Speicherung von Daten und Dokumenten an einem sicheren Ort ab. „Revisionssicher“ bedeutet zusätzlich, dass damit einige weitere Anforderungen verbunden sind. Diese finden sich per deutschem Gesetz im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in der Abgabenordnung (AO). So bestehen gemäß § 147 AO beispielsweise gesetzliche Aufbewahrungsfristen für wichtige Geschäftsdokumente von mindestens zehn Jahren (teilweise sogar darüber hinaus, abhängig vom zu archivierenden Geschäftsdokument). In dieser Zeit kann bei Betriebs- bzw. Steuerprüfungen die Vorlage solcher Unterlagen verlangt werden. Bei Verstoß drohen hohe Bußgelder bis sogar Haftstrafen.

Die technische Umsetzung der revisionssicheren Archivierung regeln die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) mit ihren sechs Standards:

• Ordnung: Die Archivierung muss in einem geregelten System erfolgen.
• Zeitgerechte Erfassung: Die Archivierung muss unmittelbar nach Eingang erfolgen. 
• Fälschungssicherheit: Die Archivierung darf keine Manipulationen zulassen.
• Wahrheitsmäßigkeit: Dokumente müssen originalgetreu archiviert werden.
• Vollständigkeit: Zusammengehörige Dokumente müssen zusammen archiviert werden.
• Nachvollziehbarkeit: Falls im Nachhinein Änderungen am Dokument gemacht werden, so muss dies stets nachvollziehbar sein.

Die 10 Grundsätze für eine revisionssichere Archivierung

Einen spezifischeren Einblick, wie eine revisionssichere Archivierung zu erfolgen hat, geben die 10 Merksätze des VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.). Dieser „Code of Practice“ wurde erstmals im Jahr 1996 veröffentlicht und mit den Jahren entsprechend weiterentwickelt.

1. Ordnungsmäßigkeit

„Jedes Dokument muss nach den gesetzlichen und unternehmensinternen Vorschriften ordnungsgemäß aufbewahrt werden.“ 

Mit dem ersten Leitsatz zeigt sich, dass die ordnungsgemäße Aufbewahrung zunächst erst einmal die Voraussetzung für eine revisionssichere Archivierung darstellt. Die individuelle Ausgestaltung ist jedoch oftmals abhängig von der Branche, internationalen Regelungen sowie unternehmensinternen Compliance-Richtlinien.

2. Vollständigkeit

„Die Aufbewahrung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg in das digitale Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.“ 

Nur durch Vollständigkeit sind die Prozesse nachvollziehbar. Eine Dokumentation der Abläufe ist hierbei sehr hilfreich.

3. Sicherheit des Gesamtverfahrens

„Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.“

Papierdokumente könnten beschädigt werden oder verloren gehen. Eine Digitalisierung Ihrer Prozesse schafft Abhilfe und sorgt für eine lückenlose revisionssichere Archivierung.

4. Unveränderbarkeit

„Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.“ 

Es ist somit untersagt, archivierte Dokumente im Nachhinein noch zu verändern. Die digitale Ablage dient damit auch dem Schutz vor Veränderung und Verfälschung.

5. Berechtigungen

„Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden können.“ 

Gerade für Dokumente mit vertraulichen Informationen (wie z. B. personenbezogene Daten) ist daher ein Berechtigungskonzept zu erstellen.

6. Recherche und Anzeige

„Jedes Dokument muss in angemessener Zeit recherchiert und angezeigt werden können.“ 

Wirtschaftsprüfer können Sie auffordern, aufbewahrungspflichtige Geschäftsdokumente vorzulegen. Die digitale Ablage erleichtert Ihnen dies.

7. Sicherung vor Verlust

„Das unberechtigte und/oder unnachvollziehbare Löschen von Dokumenten ist technisch und organisatorisch auszuschließen und so zu organisieren, dass sowohl Aufbewahrungsfristen eingehalten als auch gesetzliche Löscherfordernisse erfüllt werden können.“ 

Einerseits müssen die Aufbewahrungspflichten aus dem HGB und der AO erfüllt sein, andererseits müssen auch die Löscherfordernisse gemäß der DSGVO beachtet werden.

8. Nachvollziehbarkeit

„Jede ändernde Aktion im digitalen Archiv muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.“ 

Ebenfalls für Wirtschaftsprüfer wichtig ist eine Dokumentation der Abläufe. Auch hierbei eignet sich eine digitale Ablage mit Protokollfunktion am besten.

9. Prüfbarkeit

„Es ist zu gewährleisten, dass das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivlösung von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden kann.“ 

Wichtig hierbei ist, dass das gesamte Verfahren auch für einen „sachverständigen Dritten“ gut nachvollziehbar ist.

10. Systemmigrationen

„Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.“ 

Bei Migrationen müssen somit aufbewahrungspflichtige Dokumente erhalten bleiben.

Unser flowDOCS Produktportfolio: Die Basis für eine revisionssichere Archivierung

Eine Lösung für die Digitalisierung Ihrer Prozesse bildet die Basis für eine digitale Ablage und damit eine revisionssichere Archivierung. Mit unseren flowDOCS Solutions lassen sich wichtige Dokumente, wie auch Eingangsrechnungen sowie weitere Belege, digital inside SAP erfassen und automatisieren: 

1. Belegerfassung: Sämtliche Dateiformate können verarbeitet werden. Mithilfe einer Scannerlösung können Papierdokumente digitalisiert und weitergesendet werden. Anhänge einer E-Mail werden durch unseren mailHANDLERpdf automatisch erkannt und weitergeleitet.
2. Auslesen der Daten: Im Hintergrund über einen OCR-Server erfolgt daraufhin eine optische Zeichenerkennung. Nach erfolgreicher Informationsextraktion mittels unserer Freiform-Erkennung inside SAP werden die Daten in das SAP-System übertragen.
3. Ablage im Archivsystem: Anschließend wird der Beleg gebucht, im SAP-System abgelegt und über eine Archivierungslösung entsprechend revisionssicher archiviert.

Gut für Sie zu wissen: Unsere flowDOCS Software schafft damit die Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung. Ob diese tatsächlich erfüllt wird, ist abhängig von der gewählten Archivierungssoftware. Informieren Sie sich daher unbedingt vorab, ob diese alle Anforderungen erfüllt.

Zusätzlich zur revisionssicheren Archivierung bringt die Digitalisierung Ihrer Belege einige Vorteile mit sich:

• Flexibilität: Digitale Dokumente können schnell und ortsunabhängig abgerufen werden.
• Effizienz: Durch die Digitalisierung der Belege werden Prozesse zugleich effizienter. Ineffiziente Arbeiten wie Ausdrucken und Abheften entfallen.
• Geringere Kosten: Die Dokumente müssen nicht per Papier in großen Archivlagern aufbewahrt werden. Dies spart nicht nur Platz, sondern auch Papier- und Druckkosten.
• Entlastung der Buchhaltung: Ihre Buchhaltung muss weder die Belege manuell erfassen noch analog archivieren und hat damit mehr Zeit für andere Arbeiten.
• Compliance: Mit der Digitalisierung der Belege können die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung einfacher erfüllt werden.

Die Digitalisierung Ihrer Belege stellt die Voraussetzung für eine revisionssichere Archivierung dar. Unsere flowDOCS Lösungen fügen sich dabei nahtlos integriert in Ihr SAP-System ein. Kontaktieren Sie uns noch heute. Gemeinsam besprechen wir auch gerne Ihre individuellen Anforderungen.