Licht aus, Flow an! Dunkelbuchung inside SAP leicht gemacht

Viele Unternehmen versuchen heutzutage, ihre Prozesse weitestgehend zu digitalisieren und zu automatisieren. Dies ist nicht gerade verwunderlich, wenn man bedenkt, dass anderweitig viele aufeinander folgende manuelle Tätigkeiten notwendig wären, um beispielsweise eine Rechnung zu bearbeiten. Mit einer Automatisierung der Rechnungsverarbeitung lässt sich die Durchlaufzeit vom Rechnungseingang bis hin zur Verbuchung im SAP-System deutlich senken.

Doch auch wenn ein Unternehmen eine Automatisierungslösung eingeführt hat, ist es oft so, dass einige Arbeitsschritte noch manuell erfolgen. Es stellt sich daraufhin die Frage, wie Prozesse weiter optimiert und automatisiert werden können. Dunkelbuchungen sind das Stichwort – und genau damit beschäftigen wir uns in diesem Beitrag.

Dunkelbuchung: Was ist das?

Bei einer Dunkelbuchung werden Prozesse bis zum höchsten Grad automatisiert. So kommt auch der Begriff zustande, da beispielsweise Rechnungen „im Dunkeln“ – sprich im Hintergrund, ohne menschliches Eingreifen – verarbeitet werden. Eine Dunkelbuchung ist also das Ideal einer ganzheitlichen End-to-End-Automatisierung.

Ablauf einer Dunkelbuchung

Der ideale Ablauf stellt sich wie folgt dar: Eingehende Dokumente werden erst gescannt, automatisch per OCR ausgelesen und geprüft. Möchten Sie mehr zur Funktionsweise von OCR erfahren? Dann gelangen Sie hier zu unserem OCR-Blogbeitrag.

Daraufhin erfolgt die automatische Buchung, die Dunkelbuchung. Betrachtet man dies im Zusammenhang mit der Rechnungsverarbeitung, ergeben sich zwei Szenarien:

• Dunkelbuchung bei einer Rechnung mit Bestellbezug: In diesem Fall ist der Ablauf sehr klar geregelt. Denn nach der Erfassung der Rechnung kann diese mit der bereits freigegebenen Bestellung automatisch abgeglichen werden. Entsprechen die Daten (Preis & Menge) dem tatsächlichen Bestellumfang und wurde der Wareneingang bestätigt, so kann die Rechnung direkt dunkel gebucht werden. Diesen Prozess bezeichnet man auch als 3-Wege-Match. Es muss nur dann ein manueller Rechnungsprüfprozess erfolgen, sollte sich bei der Validierung herausstellen, dass Daten fehlerhaft sind oder komplett fehlen.  
• Dunkelbuchung bei einer Rechnung ohne Bestellbezug: Es ist ein Irrtum, dass viele denken, Rechnungen ohne Bestellbezug könnten nicht dunkel gebucht werden. Denn es ist tatsächlich möglich, wenn auch mit einem anderen Bezugspunkt. Anstatt dass die Validierung der Rechnung anhand der Bestellung erfolgt, wird sie gegen definierte Regeln geprüft. So könnte beispielsweise vorab festgelegt werden, dass nur bei Rechnungen unterhalb eines bestimmten Betrags und/oder von einem vertrauenswürdigen Lieferanten eine Dunkelbuchung erfolgt.

Vorteile einer Dunkelbuchung

Der Einsatz der Dunkelbuchung sorgt für eine ganzheitliche Prozessoptimierung: 

1. Kostenersparnis: Je höher der Automatisierungsgrad durch Dunkelbuchungen, desto höher sind die Einsparungen bei den Prozesskosten. Manuelle Prozesse, die allein durch ihre höhere Durchlaufzeit für erhebliche Kosten sorgen, entfallen.
2. Effizienzsteigerung: Prozesse werden effizienter gestaltet. Davon profitiert gerade auch Ihre Buchhaltung oder Ihr Einkauf, da diese Abteilungen durch die Automatisierung deutlich entlastet werden und ihre Zeit für komplexere Themen nutzen können. 

Warum wird die Dunkelbuchung dann in der Praxis aber noch nicht so häufig genutzt? Viele Unternehmen möchten ihre Prozesse nicht komplett einer Technologie überlassen, sondern die Kontrolle behalten – also die tatsächliche Handlungsfreigabe durch menschliche Interaktion. Unser Tipp: Richten Sie einfach eine Stichprobenprüfung ein oder definieren Sie eine Betragsobergrenze. So profitieren Sie dennoch von den erheblichen Vorteilen der Dunkelbuchung, ohne komplett die Kontrolle aufgeben zu müssen.

Voraussetzungen für die Dunkelbuchung

Um die Dunkelbuchung bei Ihnen implementieren zu können, müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt sein: 

• Digitale Infrastruktur: Zunächst einmal müssen Sie Ihre Prozesse bereits weitestgehend digitalisiert haben – im Fall der Rechnung also eine digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung.
• Einwandfreie Qualität der Dokumente: Die eingehenden Dokumente müssen einwandfrei (ein PDF muss beispielsweise bestimmte Vorgaben erfüllen) sein, ansonsten kommt es zu Fehlermeldungen.
• Gute Stammdatenpflege: Dieser Punkt ist besonders wichtig bei Rechnungen mit Bestellbezug. Denn nur mit einem Matching der Stammdaten kann eine Dunkelbuchung erfolgen.

Zur optimalen Dunkelbuchung inside SAP mit den Automatisierungslösungen von flowDOCS

Die Lösungen von flowDOCS ermöglichen es, die Verarbeitung von Dokumenten bis hin zur Dunkelbuchung umfassend zu automatisieren, und das komplett integriert in Ihr SAP-System. Wie genau, zeigen wir Ihnen hier beispielhaft an unserer invoiceLINE, die Eingangsrechnungen automatisch verarbeitet:  

1. Rechnungseingang: Die eingehende Rechnung wird digital erfasst.
2. Rechnungserkennung & -verarbeitung: Daraufhin wird die Rechnung an einen OCR-Server zur optischen Zeichenerkennung geschickt. Die Weiterverarbeitung erfolgt mittels Freiform-Erkennung, die den Zeichen eine Bedeutung gibt und Werte den entsprechenden Felder im SAP-System zuordnet. Mit der Erweiterung der Positionserkennung* können Inhalte auf Positionsebene noch besser erkannt werden. Am Schluss der Verarbeitung steht die Ablage im SAP-System.
3. Rechnungsbuchung: Wird die Dunkelbuchung eingesetzt, ist hier der Prozess durch die automatisierte Verbuchung bereits abgeschlossen. Ohne Einsatz oder bei fehlerhaften Dokumenten wird hier ein Freigabeprozess eingeleitet, bei dem das Dokument manuell überprüft und dann gebucht wird. 

*Während die Positionserkennung bei der invoiceLINE extra eingerichtet werden muss, ist diese innovative Technologie in der confirmationLINE (Automatisierung des Bestellbestätigungsprozesses) und der dunningLINE (Automatisierung des Mahnprozesses) bereits standardmäßig integriert. Mit der verbesserten Möglichkeit der Erkennung von Positionen erhöht sich natürlich zeitgleich die Dunkelbuchungsquote.

Sind Sie bereit für eine Vollautomatisierung Ihrer Prozesse? Dann kontaktieren Sie uns gerne, wir helfen Ihnen bei der Realisierung. Auch wenn Sie erst einmal nur Teilprozesse digitalisieren möchten, ist dies ein essenzieller Schritt in Richtung Automatisierung. Gemeinsam mit Ihnen beleuchten wir Ihre Prozesse und legen den Automatisierungsgrad – ob mit oder ohne Dunkelbuchung – fest.