Digitale Transformation: So planen Sie die Einführung von CPQ

Die digitale Transformation von Unternehmen benötigt Zeit, Umstrukturierung, Ressourcen und eine einheitliche organisatorische Ausrichtung. Eine CPQ-Software bietet heute meistens nicht nur die Kalkulation von Preisen und Tools zur schnellen Angebotserstellung. Ganzheitliche Lösungen punkten neben diesen Kernfunktionen auch mit Projektmanagement-Funktionen und werden so mehr und mehr zur vollumfänglichen Business-Suite. So können sie einer der essenziellen Treiber Ihrer digitalen Transformation sein.

Deshalb muss die Einführung einer CPQ-Software heute genauer geplant und vorbereitet sein als früher – nur so können Sie den maximalen Nutzen daraus ziehen und Ihre Prozesse deutlich beschleunigen. In diesem Beitrag geben wir Ihnen deshalb Tipps, wie Sie sich sicher sein können, dass Ihr Unternehmen bereit ist, diesen wichtigen Schritt zu gehen und die notwendige Unterstützung aus Ihrem Team und dem Management erhalten.

Um Ihre Situation einzuschätzen, sollten Sie als erstes mindestens folgende Aspekte klären:

1. Identifizieren und dokumentieren Sie die Unternehmens- bzw. Umsatzziele und die hierzu geplante Roadmap

• Achten Sie besonders auf kurz- und mittelfristige Ziele, ohne jedoch das langfristige Unternehmensziel außer Acht zu lassen.
• Priorisieren Sie Ihren langfristigen Nutzen und Erfolg vor kurzfristigen Erleichterungen oder Benefits.
• Was sind konkrete Projekte, die bereits begonnen haben oder in der Endphase der Planung stehen? Wichtig sind in diesem Kontext Restrukturierung bzw. Modernisierung, Übernahmen bzw. Zusammenschlüsse, Marktstrategien zu Ihren verschiedenen Leistungen, etc.
• Wie steht es um das Change Management in Ihrem Unternehmen? Insbesondere ist es wichtig, verantwortliche Entscheidungsträger früh in Entscheidungen einzubinden. 

2. Teilen Sie Ihre Roadmap in einzelne Teilprozesse auf, um einen genaueren Überblick zu erhalten

• Welche einzelnen Arbeitspakete sind notwendig, um die verschiedenen Projekte zum Erfolg zu führen? Gibt es Unsicherheiten hierbei (markt- oder kundenseitig)? Gibt es neue Leistungen bzw. Produkte und wie sehen deren Go-to-Market-Strategien aus?
• Klären Sie, wie Ihr Vertrieb momentan strukturiert ist und welche Tätigkeiten einen großen Teil des Arbeitsaufwandes ausmachen. So können Sie Ihre größten Potenziale für CPQ erkennen.
• Haben Sie bereits eine Channel-Strategie und -Struktur?

3. Dokumentieren Sie die Teilprozesse in ihrem aktuellen Zustand 

• Die identifizierten Potenziale müssen sorgfältig dokumentiert werden.
• Achten Sie nicht nur auf Hard Facts wie Kosten bzw. Zeitaufwand, sondern auch darauf, wie sich welche Prozesse auf Motivation und Stimmung der Beteiligten auswirken.
• Inwiefern stimmen die Teilprozesse mit den obersten Unternehmenszielen überein? An welchen Stellen können die wichtigsten Prozessschritte verbessert werden, um besser zu Ihren Zielen zu passen?

4. Entwerfen Sie eine agile Roadmap für die Implementierung, das Change Management und die Wartung bzw. Weiterentwicklung Ihrer CPQ-Software

• Welche Auswirkung hat die CPQ-Software auf die verschiedenen Rollen in Ihrem Unternehmen, insbesondere im Vertrieb?
• Wie werden sich die benötigten Ressourcen verändern? Erfahrungswerte besagen, dass am Anfang, insbesondere in der Planungs- und Implementierungsphase, die zeitliche Belastung für alle Beteiligten steigt. Sorgen Sie dafür, die Aufgaben ausgeglichen zu vergeben, um Frust vorzubeugen und die Motivation und Bereitschaft zur Veränderung zu steigern. 
• Gezielte Schulungen des CPQ-Anbieters und eine entsprechend saubere Dokumentation können den entscheidenden Unterschied machen, um in kürzerer Zeit den vollen Nutzen aus CPQ ziehen zu können.
• Welche Kosten entstehen in welchen Phasen des CPQ-Projekts und wie hoch sind die laufenden Lizenzkosten?

5. Wie sehen weitere Schritte aus, nachdem die CPQ-Software komplett eingeführt und fest in den Prozessen verankert ist?

• Welche Schnittstellen und Möglichkeiten zur weiteren Automatisierung von Prozessen bietet Ihre Lösung? Inwieweit können weitere Unternehmensteile von der Lösung profitieren?
• Kann die Lösung individuell angepasst bzw. nach Bedarf erweitert werden, um auch auf neue Geschäftsfelder und -Strukturen zu passen?
• Wie „lebendig“ ist die Lösung? Gibt es regelmäßige Updates und wie wirken sich diese auf die Nutzererfahrung aus? Tendenziell sind neue Funktionen immer begrüßenswert. Allerdings sollten Ihre Nutzer nicht das Gefühl bekommen, jede Woche mit einem komplett neugestalteten Interface arbeiten zu müssen.

6. Betrachten Sie CPQ aus Anwendersicht

• Identifizieren Sie Lücken oder Reibungspunkte mit Ihrem Team, die die Software lösen würde und dokumentieren Sie diese.
• Beziehen Sie alle beteiligten Anwender und Teammitglieder von Anfang an in den Software-Auswahlprozess mit ein.
• Informieren Sie die Teammitglieder frühzeitig über den Implementierungsprozess und den Zeitplan.
• Setzen Sie ein Implementierungsteam zusammen, das Sie auf dem Weg dorthin unterstützen wird. Je mehr unterschiedliche Blickwinkel Sie auf das Projekt haben, desto besser. Wählen Sie also möglichst ein abteilungsübergreifendes Team mit Anwendern und Entscheidern verschiedenster Hierarchien.

7. Holen Sie Ihre Führungskräfte an Bord

• Vertriebs- und Betriebseffizienz ist gut für das gesamte Unternehmen. Anhand der Dokumentation Ihrer Prozesse können Sie genau aufzeigen, wie viel Potenzial vorhanden ist und wie Ihr Unternehmen mit einer CPQ-Software nicht nur Zeit, sondern auch Kosten spart. 
• Setzen Sie hierzu sinnvolle Ziele, die Sie mit dieser Lösung erreichen werden. Genauer auf mögliche Ziele, die Unternehmen durch eine solche Implementierung erreichen können, sind wir in diesem Artikel eingegangen. Wichtig ist jedoch, dass Sie mindestens folgende Punkte abdecken:
  • Welche Geschäftsergebnisse Sie von der CPQ-Implementierung erwarten und wie diese zu den Unternehmenszielen passen
  • Schätzungen zur Steigerung der Vertriebseffizienz nach der Implementierung
  • Schätzungen zu Kosteneinsparungen aufgrund weniger Fehler und Irrtümer