S/4HANA-Workshop – die Grundlage für eine SAP-Einführung und -Migration

Informationen zu SAP S/4HANA erhalten Sie auf vielen Blogs und Webseiten von SAP-Partnern und natürlich bei der SAP selbst. Wie jedoch die Umstellung und Einführung speziell für Ihr Unternehmen aussehen würde, welcher Zeitrahmen eingeplant werden müsste, wie hoch die Kosten ausfallen und wie stark eingespannt Ihre Mitarbeiter bei der Umstellung sein werden – das finden Sie nirgendwo im Internet.

Sie finden wenn dann eine grobe Einschätzung zu Ihrer Branche oder Unternehmensgröße, jedoch nicht zu Ihrem Unternehmen direkt. Hierfür ist ein tiefer Blick in Ihre Geschäftsprozesse, Ihre Unternehmensorganisation sowie Ihre aktuelle Systemlandschaft notwendig. Aus diesem Grund gibt es so genannte S/4HANA-Intensiv-Workshops. Standardmäßig werden solche großen Migrations- oder Einführungsprojekte in drei Phasen eingeteilt: Vorprojektphase, Projektphase und Nachprojektphase. Ein sehr wichtiger Punkt in der Vorprojektphase ist eben dieser Intensiv-Workshop.

SAP-S/4HANA-Workshop

Noch vor der finalen Angebotserstellung und der Beauftragung von einem SAP-Dienstleister ist es wichtig, einen S/4HANA-Workshop durchzuführen. Dabei wird eine detaillierte Dokumentation der Prozess- und Systemaufnahme erstellt. Nur mit Hilfe dieser Aufnahme kann ein konkreter Meilensteinplan mit den inhaltlichen und funktionalen System- und Prozess-Umsetzungen für das Einführungsprojekt aufgesetzt werden.

„Wir bei der abilis GmbH haben mit unseren Projekterfahrungen und allgemeinen Best Practices zwei Branchenlösungen entwickelt. Diese sollen unseren Interessenten / Kunden einen tieferen Einblick geben, was Sie in der jeweiligen Branche in Ihrem SAP-System benötigen und welche Umsetzungen auf sie zukommen. Mit abilis4production sprechen wir produzierende Unternehmen an, wie Maschinen- und Anlagenbauer und Unternehmen aus der Fertigungsindustrie. In abilis4logistics finden sich Logistikunternehmen wieder. Schauen Sie gerne auf unserer Webseite vorbei und erhalten Sie einen Überblick über die Inhalte der beiden S/4HANA-Branchenlösungen.“

Für die bestmögliche Einschätzung der aktuellen Unternehmensprozesse sowie den Zukunftsvisionen und Zielsetzungen des Kunden wird ein mehrtägiger Intensiv-Workshop durchgeführt. Dieser findet meist beim Kunde vor Ort statt. Hierbei werden alle beteiligten Abteilungen und Geschäftsbereiche des Unternehmens genauer unter die Lupe genommen, um eine feste Grundlage für die Projektierung zu schaffen.

Um alle Punkte für eine Prozessoptimierung zu erkennen, werden alle aktuellen Prozesse (Ist und Soll) aufgenommen und intensiv analysiert. Diese helfen dabei, alle Umsetzungsmöglichkeiten in SAP S/4HANA aufzeigen zu können. Kurze Zusammenfassung: Ist-Analyse, Soll-Analyse und Definition der SAP-Prozesse. Dafür wird die bewährte Fit-Gap-Analyse eingesetzt, um mit dieser ein detailliertes Migrations- oder Einführungskonzept zu erstellen.

Neben funktionellen Prozessanalysen wird in diesem S/4HANA-Workshop auch die technologische Basis erörtert sowie auf mögliche Lizenzmodelle hingewiesen und speziell für das Unternehmen ausgewählt. Je nachdem, ob zusätzliche Produkte und Leistungen aus dem hauseigenen Portfolio oder der SAP gefragt sind, wird auch hier darauf eingegangen.

Wir, die abilis GmbH beschäftigen uns im S/4HANA-Workshop beispielsweise mit folgenden Prozessbereichen: SAP Basis, Rechnungswesen, Vertriebslogistik, Personalwesen, Logistik, Materialwirtschaft, Konstruktion, uvm. Ein spezifischer Blick auf das Unternehmen und dessen Branche ist hier notwendig, um alle Bereiche zu analysieren.

Dabei behalten wir immer im Hinterkopf, wie wir die Unternehmensprozesse beschleunigen, vereinfachen und automatisieren können. Erfahren Sie in unserem letzten Blogbeitrag „Prozesse inside SAP automatisieren – so wird Ihr Unternehmen 2021 effizienter“, welche Möglichkeiten wir Ihnen dafür bieten.

Zielsetzung Intensiv-Workshop

Das Ziel des S/4HANA-Workshops ist es, dem Unternehmen ein transparentes Angebot für das S/4HANA-Projekt sowie einen groben Zeitplan für die Umsetzung zu geben. Dieser setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen: Hosting, Lizenzverträge (SAP (Konvertierung & Übernahme) und Zusatzlösungen), S/4HANA-Einführung (Modulaufwandsschätzung und individuelle Entwicklungen), Support und Wartung.

In diesem Rahmen wird dem Unternehmen zudem eine Projekt-Roadmap unter Berücksichtigung der beidseitigen Personalressourcen und Auslastungsgrade aufgesetzt.

Neben funktionalen und technologischen Voraussetzungen, sind die personellen Ressourcen der wichtigste Punkt bei einer Umsetzung, weswegen ein besonderes Augenmerk darauf gerichtet sein muss. Denn von immenser Wichtigkeit für den Projekterfolg ist der richtige Umgang mit den Projektmitarbeitern und allen Angestellten des Unternehmens. Dies betrifft die Punkte Kommunikation, Information, Einbindung, Ressourcenplanung, Berücksichtigung von Auslastungsgraden, etc.

In Abstimmung mit dem jeweiligen Unternehmen ist es die Aufgabe vom SAP-Partner, beratend zur Seite zu stehen und eine klare Empfehlung über die mögliche Projektdauer und -intensität auszusprechen. Dies erfolgt in enger Abstimmung mit dem Management und bildet die Basis der anschließenden Projektierung. Darüber hinaus soll noch einmal deutlich gemacht werden, dass es sich bei dem geplanten Vorhaben um ein ganzheitliches Managementprojekt handelt und nicht um ein reines IT-Projekt. Die Akzeptanz des neuen Systems hängt maßgeblich von der Art und Weise ab, wie das Projekt kommuniziert und gelebt wird. Dieser Herausforderung müssen sich beide Parteien gemeinsam stellen.