Auftragsbestätigungen automatisieren inside SAP mit der confirmationLINE
Der Einkauf gehört zu einer der bedeutendsten Aufgaben in Unternehmen. Daher ist es enorm wichtig, dass sich die Einkaufsabteilungen nicht größtenteils mit dem Abtippen und Vergleichen von Daten beschäftigen und sich auf ihre strategischen Aufgaben konzentrieren können.
Einkaufsprozesse laufen heutzutage zumeist elektronisch ab. Allerdings fehlt es in vielen Unternehmen noch immer an Prozessautomatisierungen, die ein schnelleres und fehlerfreies Arbeiten ermöglichen. Das ist häufig auch bei der Abwicklung von Auftragsbestätigungen der Fall.
Sobald eine Bestellung bei einem Lieferanten eingeht, muss diese zunächst geprüft und verarbeitet werden, danach erfolgt eine Auftragsbestätigung. Im B2B-Umfeld sind Auftragsbestätigungen von Lieferanten ein absolutes Muss. Doch gerade für kleinere Lieferanten ist das häufig ein aufwendiger Prozess, da die Einkaufsabteilung Daten manuell in das SAP-System eingeben muss.
Systembrüche, eine erhöhte Fehleranfälligkeit sowie mangelnde Transparenz sind gute Gründe, diesen Prozess zu automatisieren und sich somit einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie mithilfe von SAP-integrierten Lösungen den Prozess der Auftragsbestätigungen automatisieren, beschleunigen und die notwendige Transparenz für Folgeprozesse schaffen.
Medienbrüche und Fehler durch manuelle Tätigkeiten vermeiden
Warum sind Auftragsbestätigungen für Unternehmen überhaupt so wichtig? Nach dem Deutschen Institut für Normung (kurz DIN) 69905 ist eine Bestellbestätigung oder auch Auftragsbestätigung die „Mitteilung über die Annahme eines Auftrages“. Diese ist zwar rechtlich nicht erforderlich, im Geschäftsalltag jedoch üblich – und das zu recht.
Existiert keine Auftragsbestätigung, kann es zum Beispiel vorkommen, dass der Lieferant seine Preise erhöht oder die Einkaufs- und Versandbedingungen ändert. Auch kann es passieren, dass die Bestellung nicht zum richtigen Zeitpunkt oder zum falschen Standort geliefert wird – geschweige denn, dass es sich um ein falsches Produkt handelt.
Anhand der Auftragsbestätigungen kann der Bestellvorgang bei Abweichungen im SAP-System korrigiert werden. Zudem wird der Anschlussprozess der Rechnungsverarbeitung somit beschleunigt. Das vermeidet nicht nur Fehler im Bestellvorgang, sondern auch in den nachgelagerten Prozessen und bietet Unternehmen erhebliches Potenzial, diese zu automatisieren.
Auch wenn die Digitalisierung heutzutage vermeintlich in nahezu jedem Unternehmensprozess angekommen zu sein scheint, gibt es gerade was den Einkauf betrifft, noch häufig manuelle Abläufe und Systembrüche, die kostenintensiv und intransparent sind.
Müssen Auftragsbestätigungen beispielsweise ausgedruckt und manuell abgeglichen werden, kostet der Prozess nicht nur unnötig viel Zeit, es kommt auch häufig zu Fehlern, die sich wiederum negativ auf die Datenqualität auswirken.
Digitale und automatisierte Auftragsbestätigungen in SAP
Fakt ist, dass ein automatisierter Prozess für Auftragsbestätigungen im SAP-System die Fehleranfälligkeit verringert und Ressourcen einspart. Eine Prozessautomatisierung in diesem Bereich kann dazu führen, dass Auftragsbestätigungen bis zu drei Mal schneller abgewickelt werden können. Doch wie genau funktioniert die automatisierte Auftragsbestätigung im SAP-System?
Standardmäßig gibt es für Unternehmen in ihren SAP-Systemen keine Möglichkeit, Auftragsbestätigungen zu automatisieren. Hier sind Zusatzlösungen von zertifizierten SAP-Partnern erforderlich. Außerdem müssen Unternehmen gewisse Voraussetzungen erfüllen, damit die Zusatzlösung auch zielführend zu einem optimalen Auftragsbestätigungsprozess implementiert werden kann.
Wichtig ist hier vor allem, dass die eingehenden Auftragsbestätigungen richtig ausgelesen und zentral erfasst werden können. In den meisten Unternehmen treffen diese nämlich über die verschiedensten Kanäle, wie beispielsweise als PDF-Anhang einer E-Mail, per Post oder elektronisch als EDI ein. Die SAP-Zusatzlösung sollte also eine Möglichkeit zur Erfassung der Auftragsbestätigungen über sämtliche Eingangswege ermöglichen.
Bei dem digitalen Verarbeitungsprozess der Auftragsbestätigungen werden diese direkt mit dem Einkaufsbeleg in SAP verknüpft. Daher ist es wichtig, dass ein Absprung in die wichtigsten Transaktionen in SAP ermöglicht wird, um die Weiterverarbeitung zu vereinfachen.
Eingehende Auftragsbestätigungen automatisieren mit der confirmationLINE
Die confirmationLINE wurde zur Automatisierung von Auftragsbestätigungen entwickelt und ist ein Qualitätstreiber für den Einkauf in Ihrem Unternehmen. Dabei reicht der Funktionsumfang von der Freiform-Erkennung über die komplett in SAP integrierte Nachbearbeitung bis hin zum Informationsworkflow bei Differenzen.
Dank des hohen Funktionsumfangs, der kompletten SAP-Integration sowie der schnellen Implementierung ist die confirmationLINE die ideale Lösung zur automatisierten Auftragsbestätigung – sowohl für mittelständische Unternehmen, als auch für internationale Konzerne.
Insgesamt trägt die confirmationLINE zu einer Steigerung der Effizienz, einer Erhöhung der Prozesssicherheit sowie zur Senkung der Prozesskosten in Ihrem Unternehmen bei. Der gesamte Prozess der Auftragsbestätigungsbearbeitung wird mit der confirmationLINE in SAP abgebildet.
Selbstverständlich können Auftragsbestätigungen über die confirmationLINE auf sämtlichen Eingangswegen erfasst werden. Bei in Papierform vorliegenden Auftragsbestätigungen beispielsweise, werden diese zunächst gescannt und über die SAP-Standardtransaktion OAWD in den Bearbeitungsprozess eingestellt.
Mittels Hintergrundverarbeitung werden die Belege dann einer Einzelzeichenerkennung (OCR) unterzogen und anschließend der Freiform-Erkennung zugeführt. Die Vorgänge werden dann im Arbeitsvorrat der Auftragsbestätigungsprüfung eingestellt und stehen für eine Nachbearbeitung zur Verfügung.
Auftragsbestätigungen können direkt gebucht oder im Zuge der Klärung direkt per E-Mail versendet werden. Nach der Klärung und Freigabe erfolgt die Endbearbeitung durch den Auftragsbestätigungsprüfer und der Vorgang wird durch eine Buchung abgeschlossen.
Durch die vollständige SAP-Integration inklusive Freiform-Erkennung werden Medienbrüche und Fehler durch manuelle Tätigkeiten vermieden.
confirmationLINE bietet den Anwendern ein einheitliches und intuitives Arbeitsumfeld. So können schnell und effizient Probleme ermittelt und die Übereinstimmungen erfasst und bestätigt werden.
Neben beleghaft eingehenden Bestätigungen (Post oder Fax), können per E-Mail eingehende oder elektronische Auftragsbestätigungen durch eine einheitliche Prozesssteuerung verarbeitet werden.
Das zentrale Monitoring bietet eine hohe Transparenz bei allen Auftragsbestätigungen. Durch Plausibilitätsprüfungen werden z. B. Abweichungen für Termin, Preis oder Menge ermittelt und visualisiert.
Ein hoher Automatisierungsgrad, maximale Prozesssicherheit sowie eine optimale Qualität der Daten – Auftragsbestätigungen mit der confirmationLINE entlasten Ihre Mitarbeiter und schaffen Raum für wertschöpfende Aufgaben. Haben Sie die Vorteile der elektronischen Bearbeitung von Auftragsbestätigungen überzeugt? Sprechen Sie uns gerne an! Wir braten Sie mit viel Fachkenntnis zum Thema Prozessautomatisierung in SAP!
