Der Arbeitsplatz der Zukunft – was bleibt übrig vom Büro?

Ergonomie, Effizienz und Wirtschaftlichkeit – diese klassische Betrachtung des Arbeitsplatzes hat heute schon ausgedient. Die üblichen Benefits rücken in den Hintergrund und Aspekte wie Flexibilität, Arbeitsatmosphäre und Digitalisierung werden für Arbeitnehmer immer wichtiger. Denn der private Alltag ist – besonders bei der stark gefragten Generation junger Fachkräfte – ohne digitale Kommunikation nicht mehr vorstellbar. Moderne Technologien bieten den Unternehmen die Chance, auf diese veränderten Erwartungen einzugehen. So können Sie als Arbeitgeber attraktiv bleiben und vom Wertewandel profitieren.

Der Arbeitsplatz im Wandel – Der Weg zum Arbeitsplatz der Zukunft

Viele Aspekte der Arbeitsplatzgestaltung haben sich in den letzten Jahrzehnten bereits gewandelt. Angefangen bei Großraumbüros über Einzel- und später Abteilungsbüros; hin zu offenen Räumen zur freien abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit. Vermutlich hat sich die Büroarbeit am meisten in Bezug auf den physischen Arbeitsplatz verändert.

Hierzu gesellten sich nach und nach zahlreiche verschiedene Benefits: kostenlose Verpflegung, Freizeitangebote, bessere technische Ausstattung und weitere Maßnahmen, um eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen und die Produktivität zu steigern. Und auch die Einführung von flexiblen Arbeitszeitmodellen führte zu vielen positiven Effekten, für Arbeitnehmer gleichermaßen wie für Arbeitgeber.

Alle diese Maßnahmen hatten mehr oder weniger große Auswirkungen auf den Arbeitsplatz an sich. Eines stand dabei aber bisher nicht in Frage: Dass dieser in den Räumen des Unternehmens ist. Das früher als Telearbeit bezeichnete Homeoffice oder ortsunabhängiges Arbeiten war stets nur einer kleinen Anzahl an Berufsgruppen vorbehalten und zeitlich beschränkt. Doch die Digitalisierung macht es notwendig, auch diesen Aspekt des Arbeitsplatzes neu zu denken.

Neue Erwartungen der Arbeitnehmer bieten neue Möglichkeiten für Arbeitgeber

Das Homeoffice hat stark an Bedeutung gewonnen und wird insbesondere in klassischen Bürojobs ein immer wichtigerer Faktor bei der Auswahl des Arbeitgebers. Dies ist auch nicht verwunderlich. Denn durch den „Arbeitsplatz to go“ werden zwei der wichtigsten Erwartungen, die Angestellte an ihr Unternehmen haben, erfüllt. Weniger Präsenzpflicht im Büro bzw. mehr ortsunabhängiges Arbeiten und die damit einhergehende bessere Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten. Die digitale Kommunikation per Messenger sowie die Verwendung von Cloud-Diensten zur Mediennutzung sind in Form von WhatsApp, Skype, Netflix, Dropbox und Co. schon so alltäglich – wieso nicht also auch einfach die Arbeit von überall aus erledigen?

Unternehmen gehen bei diesem Thema gerne einen Schritt auf ihre Angestellten zu. Was einst ein echter Wettbewerbsvorteil im Ringen um Bewerber war, ist mittlerweile nämlich schon zur Selbstverständlichkeit geworden. Und damit nur noch wichtiger als zuvor. Nach einer IDG-Studie von 2018 stimmten alle befragten Unternehmen der Aussage zu, nur mit einem modernen Arbeitsplatz und attraktiven Arbeitsbedingungen eine Chance im „War of Talents“ zu haben.

Weitere Argumente für die Schaffung von ortsunabhängig vernetzen Arbeitsplätzen sind die Globalisierung und Internationalisierung der Arbeitswelt in Bezug auf Projekte und Teams. Deshalb ist es schlichtweg effizienter, auch aus der Distanz zusammenarbeiten zu können. Und auch die Motivation der Mitarbeiter spielt eine große Rolle, denn die meisten Unternehmen, die auf Homeoffice und Co. setzen, wollen diese Maßnahmen ausweiten, da sie eine gesteigerte Produktivität verzeichnen.

Und durch die neuen Möglichkeiten der Digitalisierung sind die Voraussetzungen besser als je zuvor. Schaffen Sie den Arbeitsplatz der Zukunft, der gar keinen festen Platz mehr hat.

Kann ein Büro virtuell sein? Der Arbeitsplatz der Zukunft bietet mehr

Bei der Transformation vom bisherigen Modell zur flexibleren Arbeitswelt gibt es jedoch einige Aspekte zu beachten. Die Chancen der Digitalisierung sollen bestmöglich und zum Vorteil von Unternehmen und Arbeitnehmern genutzt werden. Wenn die räumliche Komponente nur noch eine untergeordnete Rolle spielt, bestehen allerdings ganz andere Anforderungen an die Mitarbeiterführung und das Management. Grundsätzlich sind sich Angestellte und Führungspersonal einig: einen kompletten Verzicht auf den Arbeitsplatz vor Ort im Unternehmen, auf gemeinsame Präsenzzeiten und echte Meetings, möchte fast niemand. Vielmehr gilt es, den Arbeitsort so zu wählen, dass dieser zu den in dieser Zeit anstehenden Aufgaben passt. Dazu gibt es folgende drei Kernaspekte zu beachten:

1. Work anywhere – zur rechten Zeit am rechten Ort

Ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, von jedem Ort aus zu arbeiten. Sowohl am Arbeitsplatz im Betrieb, als auch unterwegs, bei Kunden oder im Homeoffice. Wichtig ist, dass alle benötigten Programme, Tools und Dateien jederzeit verfügbar sind. Hierfür bieten sich Programme an, die Online- und Offline-Versionen anbieten und Änderungen bei wiederhergestellter Verbindung automatisch synchronisieren.

2. Work together – so fern und doch so nah

Teamwork, Absprache und ein guter Informationsfluss sind unabdingbar für effizientes Arbeiten. Ermöglichen Sie Ihren Abteilungen und Teams, sich schnell und einfach auszutauschen. Das Versenden einzelner Dokumente per E-Mail zählt übrigens nicht. Besser sind integrierte Kollaborationstools, durch die mehrere Personen gleichzeitig an Dateien arbeiten können. Messenger wie Skype for Business helfen außerdem, eine schnelle informelle Kommunikation abzubilden. So können Sie zumindest zum Teil die Gespräche am Kaffeeautomat und den „Flurfunk“ ersetzen.

3. Compliance is king – Sicherheit geht vor

Nutzen Sie Anwendungen, die für die innerbetriebliche Nutzung konzipiert wurden und Ihren Compliance-Richtlinien entsprechen. Je besser Sie die Bedürfnisse Ihrer Anwender abbilden, desto weniger werden diese auf unsichere Kanäle wie WhatsApp und Co. ausweichen. Stellen Sie geeignete VPN-Programme zur Verfügung, um auch an anderen Orten eine sichere Verbindung zu Ihrem Intranet zu ermöglichen. Schulungen zur IT-Sicherheit für Ihre Anwender tragen dazu bei, diese zu sensibilisieren und so Ihre Sicherheitsanforderungen auch an flexiblen Arbeitsorten zu gewährleisten.

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