10 Tipps für die erfolgreiche Einführung von SAP ERP oder SAP S/4HANA
In unserem Beitrag „10 Tipps für die erfolgreiche Migration zu SAP HANA“ haben wir Ihnen Tipps mit an die Hand gegeben, wenn Sie bereits ein SAP-System in Ihrem Unternehmen im Einsatz haben und dieses auf SAP S/4HANA migrieren möchten. Eine größere Herausforderung ist jedoch eine komplett neue System-Einführung.
Diese 10 Tipps sollen Sie optimal für den Start einer System-Einführung von SAP ERP bzw. SAP S/4HANA vorbereiten und Ihnen als eine Art Checkliste dienen.
01. Ziele definieren
Überlegen Sie sich noch vor einer ERP-Evaluierung, welche Daten Sie erheben und welche Prozesse Sie vereinfachen möchten. Ohne Zielverfolgung scheitern nicht nur Kundenprojekte, sondern auch große Einführungsprojekte intern. Jedes Projektmitglied muss ein Ziel vor Augen haben. Definieren Sie vorab Ziele, die Sie durch den Einsatz eines ERP-Systems erreichen möchten.
02. Geschäftsprozesse überdenken
Noch vor der Entscheidung für die Einführung eines SAP-Systems, sollten Sie sich in Ihrem Unternehmen die Frage stellen, was Sie verändern möchten. Welche Prozesse sollen optimiert, zusammengeführt, gestrichen oder vereinfacht werden? Nach diesen Überlegungen sollten Sie Ihre Geschäftsprozesse priorisieren, damit die wichtigsten und elementarsten Prozesse bei der Einführung zuerst besprochen werden. Wenn die wichtigsten Prozesse nicht genau so umgesetzt werden können, wie Sie sich das wünschen, wird Ihr Projekt scheitern, da die Motivation sofort flöten geht.
03. Gute Ressourcen-Planung
Viele Unternehmen planen Ihr Budget falsch ein. Sie merken, dass sie sich doch mehr individuelle Anpassungen wünschen, die den SAP-Standard überschreiten würden, haben jedoch nicht das notwendige Budget dafür eingeplant. Durch eine gute Ressourcen-Planung, in Verbindung mit der Planung der umzusetzenden Prozesse, entstehen hier weniger Fehlplanungen.
04. Mitarbeiter miteinbeziehen
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter mit in die Planung und die Umsetzung einbeziehen und sie rechtzeitig informieren, lernen diese rechtzeitig, mit dem System umzugehen. Zudem entwickeln Sie keine falschen Erwartungen, wie beispielsweise Arbeitsplatzwegfall, oder ähnliches. Zusätzlich sollten Sie wichtige Positionen im Einführungsprojekt frühzeitig vergeben, damit jeder Mitarbeiter seine Aufgabe kennt.
05. Mitarbeiter schulen
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter umfänglich und regelmäßig. Vergessen Sie nicht, die Schulungs-Workshops in Ihre Budget- und Zeitplanung miteinzubeziehen, damit keine großen Anfangsschwierigkeiten entstehen.
06. Kernfunktionen zuerst
Beginnen Sie mit den Kernfunktionen und verzetteln Sie sich nicht mit unnötig vielen Transaktionsmöglichkeiten gleich zu Beginn. Je komplexer Sie das System aufbauen, desto schwieriger werden System-Updates oder System-Umzüge. Viele Prozesse sind bereits durch den SAP-Standard und individuelles Customizing abbildbar.
07. Frühes Organisationsmanagement
Eine SAP-Einführung benötigt viel Zeit und ein gutes Projektmanagement. Planen Sie genug Zeit für Ihre Umsetzung ein, denn eine System-Einführung geschieht nicht über Nacht, sondern verlangt Ihnen einige Monate Ihrer Zeit ab. Unternehmen unterschätzen oftmals, wie lange eine solche Einführung dauert. Lassen Sie sich jedoch nicht davon abschrecken, da der daraus entstehende Nutzen die Projektdauer aufwiegen wird. Um keine zeitlichen Probleme zu bekommen, sollten Sie Pufferzeiten einplanen. Vor allem bei der Planung der Prozesse und dem Customizing sowie beim Testen des Systems wird häufig mehr Zeit gebraucht, als vorher angenommen.
08. Organizational Change Management (OCM) planen
Ein sehr wichtiger Punkt ist die Planung des Organizational-Change-Managements (OCM). Hierbei wird diskutiert und dokumentiert, wie sich die Workflows ändern sowie welche konkreten Veränderungen auf die Mitarbeiter zukommen. Beziehen Sie hierbei auf alle Fälle die jeweiligen Team Leads mit ein und unterrichten Sie Ihre Mitarbeiter von den Änderungen. Externe Partner, Lieferanten usw. sollten Sie ebenfalls detailliert informieren, falls sich auch in diesen Beziehungen Änderungen ergeben.
09. SAP-System ausgiebig testen
Einer der wichtigsten Punkte, dem allerdings oftmals zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird, ist das ausführliche Testen aller Prozesse im SAP-System. Für die meisten mag dieser Punkt vielleicht selbstverständlich sein, allerdings reicht es oftmals nicht aus, alles „einmal durchzuspielen“. Sie sollten nicht nur direkt vor System-Start alles testen, sondern auch während der SAP-Einführung, um Fehlern frühzeitig vorzubeugen und Prozesse gegebenenfalls nochmal abzuändern. Durch das Testen erkennen Ihre Mitarbeiter, welchen Mehrwert das SAP-System Ihnen selbst sowie dem Unternehmen bietet und ihre alltägliche Arbeit beschleunigt und erleichtert.
10. SAP-Experten an die Seite holen
Eine System-Einführung können Sie kaum komplett alleine in Ihrem Unternehmen durchführen. Holen Sie sich deshalb einen SAP-Dienstleister an die Seite, der Erfahrung mit SAP-Einführungen hat, genau weiß, was Sie brauchen, wie viel Zeit eine System-Einführung in Anspruch nehmen wird, wie viele personelle und finanzielle Ressourcen Sie benötigen, usw. Ein SAP-Dienstleister ist für einen reibungslosen Umzug Ihrer bisherigen Daten zuständig, bei dem keinerlei Daten verloren gehen dürfen. Des Weiteren hilft Ihnen ein SAP-Dienstleister bei anderen wichtigen Punkten, wie beispielsweise bei der Auswahl Ihres Hosting-Anbieters. Wenn der SAP-Dienstleister kein Hosting für SAP-Systeme anbietet, so arbeiten sie dennoch in der Regel eng mit SAP-Hosting-Partnern zusammen. Es werden somit alle notwendigen Vorkehrungen flächendeckend abgedeckt.
Sie möchten mehr Informationen zu einer SAP-System-Einführung erhalten und den letzten Checklisten-Punkt abhaken? Wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung und beantworten Ihre Fragen.
