E-Rechnungspflicht im B2B in Deutschland – Was Sie jetzt wissen sollten

Die fortschreitende Digitalisierung in der deutschen Wirtschaft nimmt an Fahrt auf. So wird in Deutschland die E-Rechnung zukünftig nun auch im B2B-Bereich zur Pflicht. Damit sollen nicht nur weitere Wachstumschancen realisiert werden, sondern auch durch die Einführung eines transaktionsbasierten digitalen Meldesystems Steuern vereinfacht und gerechter gestaltet sowie der Umsatzsteuerbetrug gebremst werden.

In unserem Blogbeitrag geben wir Ihnen daher einen Überblick über die bereits in Deutschland beschlossenen Punkte zum Thema E-Rechnungspflicht im B2B und die damit anstehenden Änderungen.

E-Rechnungspflicht: Aktuelle Entwicklungen in Deutschland

Elektronische Rechnungen sind nicht Neues. In Lateinamerika gibt es sie seit Jahren. Auch in Europa ist nun ein deutlicher Umschwung zu spüren. Neben dem Vorreiter Italien durch die Einführung einer umfassenden E-Rechnungspflicht im Jahr 2019, möchte nun auch Polen in 2024 und Frankreich in 2026 nachziehen.

Doch werfen wir nun einmal einen Blick auf Deutschland: Seit mehr als drei Jahren ist die E-Rechnung im XML-Format im B2G-Bereich in Deutschland und der EU bereits Pflicht. Bereits Ende 2021 wurde darüber hinaus im Koalitionsvertrag festgehalten, eine flächendeckende E-Rechnungspflicht für Deutschland auch im B2B-Bereich einzuführen. Doch dann wurde es vorerst still um das Thema. Erst dieses Jahr wurde das Thema im sogenannten „Wachstumschancengesetz“ wieder aufgenommen, das das Bundesfinanzministerium am 14.07.2023 mit dem Titel „Entwurf eines Gesetzes zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ veröffentlicht hat.

Erst kürzlich, am 17.11.2023, hat der Bundestag das Wachstumschancengesetz verabschiedet. Ziel des Wachstumschancengesetzes ist es, Innovationen und wirtschaftliches Wachstum in Deutschland voranzutreiben sowie Steuern gerechter zu gestalten. Das Wachstumschancengesetz wurde vom Bundesrat am 24.11.2023 aber in den Vermittlungsausschuss verwiesen. Die finale Entscheidung steht daher noch aus.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Doch zuallererst: Was bedeutet nun „elektronische Rechnung“ genau? Denn damit ist kein PDF-Dokument per E-Mail gemeint, sondern die tatsächlich elektronische Verarbeitung. Das heißt, die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU (CEN-Norm EN 16931) ausgestellt sein – und daraufhin von der einen Seite übermittelt sowie auf der anderen Seite so empfangen werden. Diese Anforderungen erfüllen die beiden Formate XRechnung und ZUGFeRD:

• XRechnung: Bekannt aus dem öffentlichen Auftragswesen ist die XRechnung ein klassisches, strukturiertes Datenformat für elektronische Rechnungen. Allerdings enthält sie kein visuelles Pendant, da nur die Daten direkt in elektronischer Form ausgetauscht werden.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) bzw. international Factur X: Das ZUGFeRD-Format ist durch seine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei als Hybrid anzusehen. Die PDF-Datei (PDF A/3) zur visuellen Ansicht enthält somit auch einen XML-strukturierten Datensatz, der den elektronischen Datenaustausch ermöglicht.
• EDI: Auch das EDI-Verfahren kann grundsätzlich die Anforderungen der CEN-Norm EN 16932 erfüllen – unter der Voraussetzung der korrekten Extraktion der für die Umsatzsteuer erforderlichen Informationen.

Das Wachstumschancengesetz: E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland

Laut dem Wachstumschancengesetz sollen Unternehmen in Deutschland ab dem 01.01.2025 generell E-Rechnungen ausstellen und verarbeiten können. Jedoch wird es von 2025-2027 Übergangsregelungen geben. Gerne haben wir für Sie die Eckdaten betreffend der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland zusammengefasst:

• Bis Ende 2026 können bei Zustimmung des Empfängers für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze auch noch Papierrechnungen oder andere elektronische Formate, die nicht der Definition des Wachstumschancengesetzes entsprechen, versandt werden – für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze sogar bis Ende 2027, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) unter 800.000€ lag.
• Wenn der Vorjahresumsatz über 800.000€ lag, können für in 2026 und 2027 ausgeführte B2B-Umsätze bis Ende 2027 zumindest noch Rechnungen mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) versandt werden – auch dann, wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.
• Spätestens ab 2028 gilt die E-Rechnungspflicht dann übergreifend im B2B-Bereich.
• Das Format einer E-Rechnung muss den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen.
• Generell ist allerdings ab 2025 jedoch keine Zustimmung seitens des Empfängers mehr erforderlich, dass er E-Rechnungen annimmt. Unternehmen sollten daher ab 2025 auf jeden Fall in der Lage sein, E-Rechnungen verarbeiten zu können.

Die E-Rechnungspflicht wird den gesamten B2B-Bereich betreffen. Sowohl leistendes Unternehmen als auch Leistungsempfänger müssen dabei im Inland ansässig sein. Das bedeutet wiederum nicht, dass unbedingt ein Sitz oder eine Betriebsstätte im Inland erforderlich ist. Im Prinzip reichen auch ein Wohnsitz oder ein gewöhnlicher Sitz im deutschen Inland, um in die E-Rechnungspflicht zu fallen.

Solutions zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen

Klar ist: Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland wird kommen und das in absehbarer Zeit. Unternehmen sollten sich daher bereits jetzt darauf vorbereiten. Entsprechende Technologien zur Erstellung von E-Rechnungen und Verarbeitung von E-Rechnungen können Abhilfe schaffen. Da Unternehmen im B2B-Bereich ab dem 01.01.2025 elektronische Rechnungen auch ohne Zustimmung annehmen müssen, sollten Sie sich zeitnah mit diesem Thema auseinandersetzen.

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Wir hoffen, wir konnten Ihnen einen guten Überblick über die kommende E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland geben. Kommen Sie gerne auf uns zu, wenn Sie zu diesem Thema noch Fragen haben. Unsere Expertinnen und Experten aus der Prozessautomatisierung inside SAP unterstützen Sie bei der Implementierung entsprechender E-Invoicing-Technologien. Sie sind auf der Suche nach einer Lösung zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen? Dann informieren Sie sich jetzt zu unserer SAP-zertifizierten invoiceLINE.