Zeit sparen mit der Entgeltabrechnung (SAP Payroll) in SAP HCM

Ist die monatliche Entgeltabrechnung in Ihrem Unternehmen mit einem hohen manuellen Zeitaufwand für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Personal- und Rechnungswesen verbunden? Stehen Sie bei jedem Monatsende vor einem hohen Abrechnungsberg? Vor allem in Unternehmen, die spezielle und sogar verschiedene Abrechnungsmodelle und Arbeitszeiterfassungen nutzen, ist die Entgeltabrechnung sehr mühsam und zeitaufwendig. Denn nicht nur diese verschiedenen Modelle müssen berücksichtigt werden, sondern zudem gesetzliche Änderungen jederzeit im Blick behalten werden. Neue Richtlinien und gesetzliche Änderungen lassen nie lange auf sich warten.

Korrekt durchgeführte Abrechnungen sind jedoch das A und O im Unternehmen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter setzen eine korrekte Entgeltauszahlung und Kommunikation zu 100% voraus. Zudem können Fehler nicht nur Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verärgern, sondern in manchen Fällen auch das Finanzamt. Schnelle Reaktionen, bzw. bestenfalls ein proaktives Handeln gegen Abrechnungsfehler ersparen Ihnen Zeit und Kosten.

Mit dem SAP-Modul Personalabrechnung verfügt das SAP Personalmanagement (SAP HCM) über viele notwendige Funktionalitäten zur Verwaltung und Durchführung der Entgeltabrechnung in Ihrem Unternehmen. Um den maximalen Funktionsumfang zu nutzen, kann die Personalabrechnung in andere Module, wie beispielswiese die Zeitwirtschaft, Personalverwaltung, Gehalts- und Lohnabrechnung und auch dem Rechnungswesen integriert werden. Im Zusammenspiel mit der Datenhaltung der Stammdaten in der SAP Personaladministration wird Ihnen die Entgeltabrechnung optimaler gestaltet.

Herausforderungen der Entgeltabrechnung

Sehen Sie sich auch jedes Jahr mit diesen Herausforderungen konfrontiert?

• Mit jedem neuen Jahr treten oftmals viele neue gesetzliche Bestimmungen in Kraft. Somit müssen diese im SAP-System angepasst werden und manchmal sind diese auch mit einem höheren Aufwand verbunden. Die Kunst hierbei ist aber im Voraus erstmal alle Bestimmungen zu verstehen und richtig auf das eigene Unternehmen anzuwenden. Da kann es dann durchaus schwerfallen, den Überblick zu bewahren und komplett rechtlich abgesichert zu sein.
• Wenn dann noch zu wenig Kapazitäten zur Verfügung stehen, sei es personell oder Sie bekommen zu wenig Unterstützung von einem funktionalen System, dann wird es umso schwerer.
• Oftmals sind dann Steuerberaterinnen und Steuerberater intern oder extern notwendig, um auf der sicheren Seite zu sein. Aber das frisst nicht nur Kosten, sondern auch Zeit.
• Ebenfalls zeitfressend sind die Tage, die für die Stammdatenpflege und die Abrechnung draufgehen. Wenn die Stammdatenpflege fehlerhaft ist, wird das Ganze umso mehr erschwert.
• Eine Entgeltabrechnung kann zudem durch weitere Faktoren, wie mehrere Gehaltsbestandteile kompliziert werden: Zeit- oder Schichtzuschläge, Urlaubs- oder Weihnachtsgelder, Zielvereinbarungen, uvm.

Wenn mindestens eine Herausforderung auf Sie und Ihr Unternehmen zutrifft, wäre es eine Überlegung wert, Unterstützung für die monatliche und jährliche Entgeltabrechnung anzufragen. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Personalmanagement und Finanzwesen können so Ihre wertvollen Kapazitäten für gewinnbringende Themen einsetzen.

Outsourcing der Entgeltabrechnung in SAP HCM: Davon profitieren Sie

• Alles rund um die Entgeltabrechnung: Gerne übernehmen wir bei Ihnen folgende Tätigkeiten oder sind zum Monats- oder Jahresende unterstützend an Ihrer Seite:  Stammdatenpflege, Durchführung der Entgeltabrechnung, Folgeaktivitäten, wie das Verteilen der Nachweise an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Behördenkommunikation.
• Entgeltnachweis-Verteilung: Wie oben beschrieben, übernehmen wir gerne die Verteilung der Entgeltnachweise, egal, ob per Postversand oder Verteilung per Upload in das Mitarbeiterportal.
• Wichtige und aktuelle Einrichtungsmöglichkeiten: Neben dem Einrichten von BEA-Verfahren, kümmern wir uns gerne auch um die Einrichtung von Kurzarbeit oder die Implementierung von Berechnungen im Falle einer Corona-bedingten Quarantäne.
• Fehlerverringerung durch Simulationsläufe: Vor jeder monatlichen Personalabrechnung führen wir Simulationsläufe durch, um Fehler im Voraus zu erkennen und zu beseitigen.
• Behördenkommunikation: Die Kommunikation unsererseits umfasst neben Behörden auch die mit den Krankenkassen. Hierbei übernehmen wir die Übermittlung folgender Daten: Lohnsteueranmeldungen, DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise. Wir berücksichtigen diesbezüglich natürlich Bedingungen wie ELStAM oder AAG und führen alle notwendigen Tätigkeiten für Sie aus.
• Übernahme der Jahresendarbeiten: Geben Sie die Jahresendarbeiten in unsere Hände und verringern Sie den Stress rund um die Weihnachtszeit. Unter anderem kümmern wir uns gerne um Themen wie Unfallversicherungen, Meldungen zu Sozialversicherungen, Schwerbehindertenabgabe, uvm.
• Rechtlich immer Up-to-Date: Wir kümmern uns darum, dass Sie rechtlich immer auf der sicheren Seite sind und alle neuen Richtlinien und gesetzlichen Änderungen bei der Entgeltabrechnung in Ihrem SAP-System berücksichtigt werden. Wir informieren Sie proaktiv zu allen wichtigen Änderungen und nehmen gerne bei Bedarf die Anpassungen im System vor (auch bei individuellen Entwicklungen).

Mit dem Modul Personalabrechnung in SAP HCM erhalten Sie notwendige Funktionalitäten für eine optimale Entgeltabrechnung. Gerne unterstützen wir Sie bei der monatlichen Entgeltabrechnung: Sie können Teile des Payroll-Prozesses oder die vollumfängliche Entgeltabrechnung an uns abgeben. Hier finden Sie unsere drei Outsourcing-Modelle. Gerne schnüren wir mit Ihnen gemeinsam aber auch Ihr persönliches Modell, damit all Ihre Bedürfnisse abgedeckt werden.