Wie Sie Ihre Kosten & Projekte von überall aus im Griff haben – sogar offline

Über die ganze Welt hinweg vernetzt zu sein und schnell Produkte aus Ländern anderer Kontinente, wie beispielsweise Asien oder Amerika, zu erhalten? Was früher noch unvorstellbar oder mit einem enormen Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden war, gehört für uns mittlerweile zum Alltag. Ermöglicht wird uns dies unter anderem durch die stets voranschreitende Digitalisierung, denn nur so können Unternehmen nicht mehr nur auf regionaler oder nationaler Ebene agieren, sondern sind im globalen Umfeld miteinander vernetzt.

Dass eine zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit enorm wichtig ist, hat sich auch in aktuellen Krisenzeiten gezeigt. Hierfür ist es unerlässlich, dass auch die eingesetzte Software von überall aus bedient und genutzt werden kann. In unserem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die CPQ- und Projektmanagement-Lösung calcIT vor, die es Ihnen ermöglicht, jederzeit und von jedem Ort aus auf Ihre Projekte zuzugreifen und diese mit Ihren Kollegen gemeinsam zu bearbeiten – sogar offline.

Abbildung globaler Konzernstrukturen

Mit einer Expansion ist viel Arbeit verbunden: Von der Wahl eines geeigneten Standorts über die Berücksichtigung der dort gültigen Gesetzgebung bis hin zur Einrichtung der benötigten Software darf kein Punkt vergessen werden. Doch gerade der letzte Punkt, die Einrichtung der Software, kann Schwierigkeiten verursachen. Oftmals muss die Entscheidung getroffen werden, ob es ein einheitliches System geben soll, oder ob jeder Standort mit einem für ihn perfekt zugeschnittenen System arbeiten kann.

Mit calcIT können Sie die globale Konzernstruktur abbilden und zugleich die spezifischen Anforderungen einzelner Standorte berücksichtigen. Hierfür wird zwischen Organisationseinheiten und Geschäftsbereichen unterschieden. Die Organisationseinheiten sind dabei die oberste Hierarchie-Ebene, auf der die Konzernstrukturen abgebildet werden. Jede Organisationseinheit setzt sich dann wiederum aus einzelnen Geschäftsbereichen zusammen. Auf dieser Ebene findet dann auch die Kalkulation statt, welche sich je Geschäftsbereich in ihrer Ansicht und den Rechenregeln unterscheiden kann. So können beispielsweise die Kundenstammdaten und generelle Produktinformationen über alle Geschäftsbereiche hinweg dieselben sein, während sich Preise und Tarife aufgrund unterschiedlicher Lieferbedingungen unterscheiden können.

Sie möchten ein Gesamtangebot erstellen, welches alle Beiträge anderer Konzerngesellschaften integriert? Auch das ist mit calcIT kein Problem. Mit Transferregeln und der Berücksichtigung von Untervergaben oder Liefersplits können Sie flexibel und transparent gesellschaftsübergreifend kalkulieren. So sind Sie immer auf der sicheren Seite.

Feingranulares Berechtigungskonzept

Ganz egal, ob Sie international agieren oder nicht: In den wenigsten Fällen haben alle Mitarbeiter auf alle Funktionen vollen Zugriff, sondern nur auf die für die Arbeit relevanten Dateien und Funktionen. Auch in calcIT können Sie jedem Mitarbeiter über Rollen und Rechte individuelle Zugriffe auf einzelne Objekte und Funktionen gewähren.

Jedem Benutzer können unterschiedliche Rollen, welche sich aus verschiedenen Rechten zusammensetzen und frei definierbar sind, zugewiesen werden. Auch eine Differenzierung nach Business Units ist möglich. So kann ein Mitarbeiter in seiner Stammeinheit oder an seinem Hauptstandort vollumfängliche Zugriffsrechte haben kann, während er in einer anderen Einheit ausschließlich Leserechte für bestimmte Objekte hat. Doch damit ist in calcIT nicht Schluss: Über sogenannte Viewsets können individuelle Oberflächen konfiguriert werden. Diese enthalten dann spezifische Informationen und Eingabefelder, sodass Sie sicherstellen können, dass ausschließlich die für die individuelle Aufgabe erforderlichen Felder ausgefüllt werden.

Weltweiter Einsatz

Insbesondere für den Unternehmenserfolg kritische Aufgaben, wie beispielsweise die Kalkulation, sollten am besten in der Mutter- bzw. Landessprache durchgeführt werden können. Daher können in calcIT alle Objekte und Funktionen mehrsprachig verwendet werden. Auch die Ausgabe von Berichten und Dokumenten ist in verschiedenen Sprachen möglich – unabhängig von der eingestellten Systemsprache.

Damit Sie auch jederzeit mit aktuellen Daten arbeiten können, werden sämtliche Eingaben von calcIT in Echtzeit bei allen Nutzern, die online arbeiten, aktualisiert. So können Sie Ihre Projekte ortsunabhängig mit Ihren Kollegen bearbeiten – auch dann, wenn Sie und Ihre Kollegen auf verschiedenen Kontinenten im Home-Office arbeiten.

Maximale Verfügbarkeit – sogar offline

Sie sind unterwegs oder im Home-Office und können nicht auf das Firmennetzwerk zugreifen oder haben eine instabile Internetverbindung? Diese Situationen können schnell zu Stress-Situationen werden, da eine Internetverbindung und der Zugriff auf das Firmennetzwerk oftmals die Voraussetzungen sind, um auf die laufenden Projekte zugreifen und diese bearbeiten zu können. Mit calcIT stellt das jedoch kein Problem mehr für Sie dar. calcIT ist webbasiert und kann so unabhängig von Ihrem Firmennetzwerk verwendet werden.

Dank des Offline-Clients können Sie auch ohne eine Internetverbindung weiterhin auf alle Projekte zugreifen und diese bearbeiten. Ermöglicht wird dies durch eine Synchronisation von den Projektdaten und der Online-Datenbank. Um zu vermeiden, dass dann sowohl Sie als auch Ihre Kollegen beispielsweise in der Kalkulation arbeiten und die Daten dann verloren gehen, können Sie die Online-Version sperren. Sobald eine Netzwerkverbindung verfügbar ist, können sämtliche Projekte, die offline bearbeitet wurden, hochgeladen und als neue Version angelegt werden. So können Sie sicherstellen, dass Sie stets mit den aktuellen Zahlen arbeiten und keine Daten versehentlich überschrieben werden.

Fazit

Mit den Intercompany-Funktionen der CPQ- und Projektmanagement-Lösung calcIT können Sie internationale Konzernstrukturen abbilden und jederzeit ortsunabhängig zusammenarbeiten. Dies ist auch in aktuellen Krisenzeiten unerlässlich, denn auch im Home-Office muss ein vollumfänglicher Zugriff auf sämtliche Systeme gewährleistet sein, um effizient arbeiten zu können.