Warum kleine und mittlere Unternehmen in die Digitalisierung investieren sollten
Viel Zeit und Kosten einsparen sowie die internen Prozesse vereinfachen und beschleunigen? Wer möchte das nicht!? Dafür in die Digitalisierung investieren und Geschäftsprozesse optimieren, obwohl die Corona-Krise viele Unternehmen stark getroffen und finanziell geschwächt hat? Das geht!
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) hat angekündigt, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) unter dem Motto „Digital Jetzt“ seit Montag, dem 07. September 2020, mit bis zu 70% für Investitionen in die Digitalisierung zu unterstützen. Dass eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse erforderlich ist, um sein Portfolio zu vergrößern, Kunden einen besseren, digitalen Service zu bieten und die Vertriebskanäle zu erweitern, um so die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, steht außer Frage. Dennoch treten in Zusammenhang mit Investitionsfragen oftmals große Unsicherheiten auf und führen nicht selten zu Aussagen wie „Das können wir auch noch in ein paar Jahren machen.“. Doch eines ist sicher: Wer nicht zeitnah auf den Zug der digitalen Transformation aufspringt, wird schon bald von der Konkurrenz abgehängt sein und über eine verschlechterte Wettbewerbsfähigkeit und zu wenig qualifizierte Mitarbeiter klagen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Potenziale der Digitalisierung ausschöpfen und Ihr Unternehmen auch in Krisenzeiten vorantreiben können.
Von den digitalen Vorreitern lernen
Wie eine repräsentative Studie von techconsult zeigt, sind größere Unternehmen in Sachen Digitalisierung bereits weiter fortgeschritten als kleinere Unternehmen. Das liegt daran, dass große Unternehmen im Regelfall über eine eigene, interne IT-Abteilung verfügen, welche sich mit der digitalen Transformation beschäftigt und den Wandel vorantreibt. Kleineren Unternehmen fehlt hingegen oftmals das nötige Know-how oder das erforderliche Budget. Dass es sich jedoch lohnt, diese Hindernisse zu überwinden, zeigt die Zufriedenheit der Unternehmen, welche eine digitale Vorreiterrolle innehaben. So sind die Digital Leader mit dem Umsatz, der Neukundengewinnung und der Produkt- und Servicequalität im Schnitt um nahezu 30% zufriedener als die übrigen Unternehmen. Doch damit nicht genug: Durch die Investition in die Digitalisierung können Sie zusätzlich Ihre Prozesse verbessern und beschleunigen, wodurch Sie wertvolle Zeit einsparen können.
Mit der angekündigten finanziellen Unterstützung sollen auch kleine und mittlere Unternehmen die Chance bekommen, ihre Prozesse zu digitalisieren, Potenziale auszuschöpfen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei ist es insbesondere für Unternehmen, welche noch keinerlei Erfahrung auf diesem Gebiet haben, empfehlenswert, sich Unterstützung von einem erfahrenen und kompetenten IT-Dienstleister zu holen.
Digitalisierung und IT-Sicherheit – darauf sollten Sie achten
Ein IT-Dienstleister kann Ihnen bei einem der wohl wichtigsten und zugleich vom BMWi geförderten Thema, der IT-Sicherheit, beratend zur Seite stehen oder den Schutz Ihrer Systeme übernehmen. Denn mit einer zunehmenden Digitalisierung und einer vermehrten Cloud-Nutzung steigt das Risiko großer Schäden, verursacht durch Fehlfunktionen oder Manipulationen sensibler Daten. Um Ihre Systeme und Daten vor Risiken oder Angriffen durch Hacker optimal absichern zu können, sollten Sie mit einem Dienstleister zusammenarbeiten, der Ihnen ein umfassendes Angebot an Sicherheitslösungen bietet und diese stets aktuell hält. Wichtige Elemente der IT-Sicherheit sind:
Firewall: Sie schützt Ihr Unternehmensnetzwerk durch eine Analyse des Datenverkehrs vor unerwünschten Angriffen oder Zugriffen von außen. Sobald das System erkennt, dass sich jemand unerlaubt Zugang zu Ihrem Netzwerk verschaffen möchte, wird dieser blockiert. Welche Netzwerkpakete blockiert werden und welche nicht, lässt sich individuell definieren.
Netzwerkverschlüsselung: Um Ihre Daten bestmöglich zu schützen, sollten Sie nicht nur einzelne Dateien verschlüsseln, sondern am besten das gesamte Netzwerk. So können Sie die Vertraulichkeit der Daten sicherstellen und diese auch dann verschlüsselt übermitteln, wenn andere Anwendungen keine Verschlüsselung verwenden.
Virenschutz: Ein Antivirenprogramm sorgt dafür, dass Schadprogramme, wie Computerviren oder Trojaner, unschädlich gemacht werden und weder Ihre Systeme noch Ihre Daten angreifen können. Da die Software auf eine Datenbank zugreift, welche Virensignaturen enthält, sollten Sie stets über die aktuellsten Updates verfügen, da nur so sichergestellt werden kann, dass alle bekannten Schadprogramme abgewehrt werden können.
Datensicherheit: Auch, wenn Sie nun Ihre Systeme vor Angriffen von außen geschützt haben, ist eine Datensicherung unerlässlich. Diese sollte schnell, umfangreich und kontinuierlich sowohl in einer physikalischen, als auch virtuellen Umgebung erfolgen. Eine neue Möglichkeit zur Erstellung eines Offline-Backups bietet Microsoft seit wenigen Monaten mit der Azure Data Box.
Wenn Ihre Systeme und Daten entsprechend geschützt sind, können Sie die Vorteile, die die Digitalisierung mit sich bringt, sorgenfrei nutzen und bislang ungenutzte Potenziale ausschöpfen.
Wertvolle Zeit einsparen durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen
Viele Rechnungen und Dokumente liegen oftmals ausschließlich in Papierform vor und müssen dann von den Mitarbeitern händisch in die entsprechenden Systeme übertragen werden. Systeme zur Planung, Steuerung und Verwaltung von Ressourcen und Daten, wie beispielsweise das ERP-System von SAP, sind meist schon im Einsatz. Doch das allein reicht nicht aus, um die sich bietenden Möglichkeiten vollständig nutzen und wertvolle Zeit und Ressourcen einsparen zu können. Vielmehr sollten Sie auf der bereits vorhandenen Basis aufbauen und Ihre Geschäftsprozesse durch SAP AddOns oder zusätzliche Software digitalisieren und automatisieren.
Ein Beispiel hierfür ist die in SAP integrierte Lösung „invoiceLINE“, mit dem Sie eingehende Rechnungen automatisiert bearbeiten können. Dabei fällt der händische Übertragungsaufwand vollständig weg und die relevanten Daten werden direkt in Ihr SAP-System übernommen. Selbst der Schritt der Nachbearbeitung und Freigabe kann auf Wunsch automatisiert werden, sodass Sie noch mehr Zeit einsparen können.
Die neu gewonnene Zeit und Ressourcen können Sie nun beispielsweise in die Kundengewinnung und -bindung reinvestieren. Auch eröffnet sich Ihnen die Möglichkeit, Ihre Produkte und Ihren Service stets zu verbessern, um ein optimales Kundenerlebnis bieten und Ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sicherstellen zu können.
Springen Sie auf den Zug der Digitalisierung auf und schöpfen Sie bislang ungenutzte Potenziale aus! Wir beraten Sie gerne bei Ihren Fragen rund um IT-Sicherheit, Cloud-Lösungen und der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse und finden die für Sie passende Lösung.
