Microsoft SharePoint: Der schnelle Weg zum eigenen Intranet

Egal, welche Größe Ihr Unternehmen hat, ein Intranet ist unabdingbar, um Informationen gebündelt verfügbar zu machen. Außerdem vereinfacht es Ihre Kommunikation mit internen und externen Partnern und spart Ihnen damit eine Menge Zeit. Microsoft bietet hierfür mit SharePoint eine intuitive Lösung, die schnell eingerichtet ist und mit der entsprechenden Office 365 Lizenz komplett kostenlos nutzbar ist. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten Vorteile von Microsoft SharePoint vor.

Microsoft SharePoint: die integrierte Kollaborationslösung

SharePoint wird von Microsoft als integrierte Kollaborationslösung beworben. Um diesem Versprechen gerecht zu werden, gibt es entsprechend vielfältige Anwendungsmöglichkeiten der Plattform. Diese setzen sich prinzipiell aus den folgenden fünf Einsatzszenarien zusammen, wobei die intelligente Verknüpfung den eigentlichen Mehrwert gegenüber Insellösungen darstellt.

1. Kollaboration: Gemeinsames Bearbeiten und Verwalten von Projekten und Aufgaben sind die Kernfunktionen von SharePoint.
2. Soziales Netzwerk: Persönliche Websites, Teamseiten, Blogs und Diskussionsgruppen regen den Austausch zwischen Ihren Anwendern an.
3. Intranet: SharePoint kann als komplettes Intranet für Ihr Unternehmen eingesetzt werden, auf dem zentral die wichtigsten Dokumente und Informationen bereitgestellt werden.
4. Content Management System: SharePoint bietet Ihnen alle Vorteile, die sie von Cloudspeichern gewohnt sind. 
5. Business-Applikation: Mit individuellen SharePoint-Seiten können Sie Ihren Kunden Inhalte direkt zur Verfügung stellen und ansprechend präsentieren.

Microsoft SharePoint ist kostenlos in Office 365 enthalten

In den meisten Office 365 Tarifen ist Microsoft SharePoint enthalten. Nutzer der Varianten Business Premium sowie der Business Essentials können SharePoint direkt kostenlos nutzen. Sie können SharePoint aber auch als Einzel-Abonnement in Verbindung mit Microsoft OneDrive buchen und verwenden. Das bietet sich an, wenn Sie die anderen Office 365 Apps nicht benötigen. Hierbei handelt es sich dann um die Online-Version, wodurch für Sie keine Zusatzkosten oder zusätzlicher Zeitaufwand, z. B. für die Pflege der Infrastruktur, entstehen. SharePoint kann auch On-Premise, also auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder der Ihres Dienstleisters installiert oder als Hybrid-Cloud-Lösung genutzt werden.

Design-Anpassungen und Branding in Microsoft SharePoint

Ihr Intranet ist quasi Ihre unternehmensintern verfügbare Website für Mitarbeiter und Partner. Und wie bei einer frei zugänglichen Website ist es wichtig, diese in Ihrem unternehmenstypischen Design zu präsentieren. Sie können nicht nur Ihre Corporate Identity repräsentieren, sondern auch den Bezug zu Ihrem Unternehmen stärken. Üblicherweise ist das mit viel Anpassungs- und Programmieraufwand verbunden. Microsoft bietet mit SharePoint allerdings ein einfach zu konfigurierendes Template, das Sie exakt auf Ihr Corporate Design anpassen können. Insbesondere Nutzer, die früher ältere SharePoint-Versionen genutzt haben, werden erstaunt sein, welche Vielfalt an Optionen Microsoft dem Intranet-Tool mittlerweile spendiert hat.

Microsoft-Apps mit SharePoint direkt im Browser nutzen

Anwendungen wie Word, PowerPoint und Excel sind direkt nativ in Microsoft SharePoint integriert. Entsprechende Dokumente können Sie hochladen oder direkt online erstellen und im Browser bearbeiten. So benötigen Sie die installierten Microsoft-Programme nicht mehr zwingend auf allen Geräten und können jederzeit flexibel weiterarbeiten. Und das nicht nur alleine, sondern im gesamten Team gleichzeitig. Die in den meisten Intranets üblicherweise notwendigen Schritte von Download, lokaler Bearbeitung und anschließendem erneuten Hochladen fallen also weg. Gesperrte – weil von anderen Nutzern momentan bearbeitete – Dateien, gehören genauso der Vergangenheit an wie lästige Versionierungskontrollen. Trotzdem sind alle Änderungen bis auf den einzelnen Anwender zurückverfolgbar und komplett transparent.

Effizientere Zusammenarbeit im Team in Microsoft SharePoint

Alle Funktionen von SharePoint sind darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit im Team zu fördern und zu vereinfachen. Auch bei verschiedenen Abteilungen und Profit-Centern bietet SharePoint die Möglichkeit, die jeweils relevanten Dateien einfach zu organisieren. Hierzu können Unterwebsites für Ihre verschiedenen Teams (sogenannte Team-Seiten oder -Hubs) erstellt werden. Diese dienen dann als Überverzeichnis für die Teammitglieder, in denen alle relevanten Dokumente und Dateien zusammengefasst sind. So können Sie einfach Ihre bestehende Unternehmensstruktur in Microsoft SharePoint nachbilden und komfortabel steuern, wer Zugang zu welchen Daten erhält. Auch mit Ihren externen Partnern können Sie die Dateien blitzschnell teilen. Hierzu können Sie eine Einladung zur entsprechenden Website erstellen oder direkt die Dateien oder Teamseiten per Link teilen.

Auch gibt es für Ihre Mitarbeiter individuelle Profile direkt in SharePoint. In diesen können persönliche Informationen hinterlegt werden. Das wirkt im ersten Moment zwar nur wie ein nettes Gimmick. Aber insbesondere bei oft wechselnden Arbeitsgruppen aus verschiedenen Abteilungen, Standorten oder Unternehmen können diese helfen, das Eis schneller zu brechen. So lässt sich die Teambuilding-Phase verkürzen und es gibt keine Unklarheiten über positionsbedingte Befugnisse mehr. 

Bessere Prozesse dank intelligenter Software

KI und Automatisierung sind in aller Munde. Oftmals bleiben Anbieter jedoch den genauen Nutzen, den diese für Ihre Anwender bringen sollen, schuldig. Microsoft nutzt die modernen Technologien in SharePoint, um Prozesse besser und Funktionen effizienter zu machen. Angefangen bei der erstaunlich treffsicheren Suche, mit der Sie Ihren gesamten SharePoint oder individuelle Seiten nach Dateien, Kommentaren, Nutzern, usw. durchsuchen können. Bis hin zu einstellbarer Automatisierung, wie z. B. dem regelbasierten Löschen von Dokumenten nach individuell einstellbaren Fristen oder Zugriffszahlen.

Für die meisten Anwender aber am relevantesten ist wahrscheinlich die Möglichkeit, sich die eigene SharePoint-Übersichtsseite individuell so anzuordnen, wie man möchte. So können Anwender selbst entscheiden, welches Layout am besten zu Ihrer Arbeitsweise passt. Dadurch ist Microsoft den meisten Konkurrenten einen großen Schritt voraus und die Akzeptanz von SharePoint ist deutlich höher als bei anderen Intranets.