Microsoft Flow – Automatisierte Prozesse und Workflows

Zeit ist Geld. Dieser Grundsatz gilt in der heutigen Zeit mehr denn je. Denn der rasante technologische Fortschritt sorgt für immer mehr Innovationen und einen immer schneller werdenden Produktivitätszuwachs. Hier ist es ganz besonders wichtig, Schritt zu halten, indem die Zeit effizient genutzt wird. Ein beachtlicher Wettbewerbsvorteil entsteht, wenn keine Zeit mehr an monotone, wiederkehrende Aufgaben verschwendet wird. Das gelingt, indem Prozesse durch Workflows, beispielsweise mit Microsoft Flow, automatisiert werden.

Was ist Microsoft Flow?

Microsoft Flow ist ein cloudbasierter Workflow-Dienst von Microsoft, der Ihnen Ihren Arbeitsalltag erleichtert. Mit Microsoft Flow können Sie ganz einfach Ihre bevorzugten Apps, lokale Daten und Cloud-Dienste miteinander verbinden, ohne dass Programmierkenntnisse benötigt werden. So ist es möglich, automatisierte Workflows zu erstellen, Daten zu erfassen sowie Daten und Prozesse zwischen Ihren Apps zu synchronisieren.

So funktioniert Microsoft Flow

Microsoft Flow ist eine No-Code-Lösung und funktioniert nach dem Prinzip „If-This-Than-That“. Ein Flow besteht immer aus den Komponenten „Auslöser“ (Trigger) und „Aktion“ (Action). Sobald über die Weboberfläche von Microsoft Flow die Verbindungen zwischen Ihren Apps und Diensten, wie beispielsweise WordPress, Microsoft Office 365 oder Twitter hergestellt wurde, können Flows erstellt werden. Konfigurieren Sie dafür einfach die Ereignisse, die Ihren Flow auslösen sollen, als Trigger für die Action, die Sie mit dem Flow ausführen möchten.

Workflows erstellen

Sie haben zwei Möglichkeiten einen Flow zu erstellen. Entweder Sie wählen einen Flow aus einer Vielzahl von Vorlagen aus oder Sie erstellen sich Ihre eigene Vorlage. Die vorgefertigten Templates von Microsoft sind bestens geeignet, um sich einen Überblick zu den möglichen Funktionen und Vorteilen von Microsoft Flow zu verschaffen. Auf der Startseite von Microsoft Flow finden Sie eine Auswahl an vorgefertigten Templates. Es gibt beispielsweise die Möglichkeit, Termine aus dem Microsoft Office 365-Kalender mit dem Google-Kalender zu synchronisieren, sich selbst eine Erinnerung mit anpassbarer Verzögerung zu senden oder eine benutzerdefinierte E-Mail zu senden, wenn ein neues SharePoint-Listenelement hinzugefügt wird. Auch Flows mit Anbindungen zu Social-Media-Netzwerken befinden sich bereits in den vorgefertigten Templates. Hier können Sie unter anderem Tweets mit einem bestimmten Hashtag automatisch in einer SharePoint-Liste archivieren oder Fotos aus Instagram direkt auf einem Pinterest-Board hinzufügen.

Beim Erstellen Ihrer eigenen Vorlage können Sie Ihrer Kreativität dann freien Lauf lassen. Hierfür stellt Microsoft über 150 Datenquellen, sogenannte „Connectors“, bereit, die Sie beliebig kombinieren können, um Ihren individuellen Flow zu erstellen. Wählen Sie zunächst den Trigger aus, durch den Ihr Flow gestartet werden soll. Fügen Sie dann Ihre gewünschte Aktion hinzu und erstellen Sie den passenden Flow, der Ihren Arbeitsalltag erleichtert.

Welche Lizenzierung wird benötigt?

Microsoft Flow ist bereits in den Microsoft-Office-365-Tarifen Business, Business Premium, Education, Education Plus und allen Enterprise-Editionen kostenlos integriert. Lizenzierte Benutzer können die in Microsoft Flow Free enthaltenen Funktionen nutzen. Allerdings gibt es hier auch die Möglichkeit, den Flow-Tarif in Form eines Abonnements zu erhöhen und somit Zugriff auf weitere Features zu erhalten. Insgesamt bietet Microsoft neben Flow Free noch die Optionen Flow-Tarif 1 (monatlich 5 US-Dollar pro Benutzer) und Flow-Tarif 2 an (monatlich 15 US-Dollar pro Benutzer). Der große Vorteil der Flow-Tarife 1 und 2 ist, dass hier auf sogenannte „Premium Connectors“ wie Salesforce oder Oracle zugegriffen werden darf.

Vorteile von Microsoft Flow

• Effizientere Prozesse: Es wird keine Zeit mehr an monotone Aufgaben verschwendet.
• Niedrigere Fehlerquote: Da wiederholbare Aufgaben nun automatisch ausgeführt werden, bleibt kein Spielraum mehr für manuelle Fehler.
• Niedrige Automatisierungskosten: Microsoft Flow ist direkt in Microsoft Office 365 integriert. Somit fallen keine zusätzlichen Kosten für die Automatisierung Ihrer Prozesse an.
• Zahlreiche Schnittstellen: Microsoft Flow verfügt über mehr als 150 Anbindungen zu Datenquellen wie Apps und Services.
• Einfache Erstellung individueller Workflows: Auch ohne Template lassen sich Flows ganz einfach und ohne Programmierkentnisse selber erstellen.

Begrenzungen und Konfigurationsdetails von Microsoft Flow

• Maximal 250 Aktionen pro Workflow: Es können maximal 250 Aktionen pro Workflow ausgeführt werden. Falls Sie weitere Aktionen hinzufügen möchten, besteht die Möglichkeit Flows zu schachteln.
• Maximal 5 Schachtelungen: Schachtelungen ermöglichen es Ihnen, die Anzahl der Aktionen pro Flow zu erhöhen. Hier sind jedoch maximal 5 Schachtelungen zulässig.
• Maximal 30 Tage Ausführungsdauer: Die Ausführungsdauer eines Flows kann maximal 30 Tage betragen.
• Maximal 30 Tage Speicherzeit: Workflows werden maximal 30 Tage lang gespeichert. Die Zählung beginnt ab der Startzeit der Ausführung.
• Maximal 4 Wiederholugsversuche in den Standardeinstellungen: Standardmäßig sind nur 4 Wiederholungsversuche eines Flows möglich, bevor eine Fehlermeldung zurückgegeben wird. Die Anzahl lässt sich aber in den Einstellungen auf 90 Versuche hochschrauben.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Microsoft Flow, dank der zahlreichen Schnittstellen zu modernen SaaS-Apps und Services, einen echten Mehrwert bieten kann. Durch die Aufgaben-Automatisierung und –Ausführung gelingt es, kostbare Zeit zu sparen, indem sich wiederholende Aufgaben vollkommen automatisiert und damit fehlerfrei erledigen lassen. Natürlich gibt es noch einige Einschränkungen beim Erstellen der Flows. Das liegt vor allem daran, dass Microsoft Flow noch ein recht junges Tool ist. Microsoft veröffentlicht nahezu jeden Monat Neuerungen für Flow und bis alle wünschenswerten Funktionen vorhanden sind, lassen sich Einschränkungen auch ganz einfach mit einer intelligenten Flow-Architektur umgehen.