How to M365: Jetzt alles über „New Outlook“ erfahren!
New Outlook: Der Nachfolger von Outlook Classic im Detail
Outlook ist seit über 25 Jahren ein fester Bestandteil der digitalen Arbeitswelt. Millionen von Menschen nutzen es täglich für E-Mails, Termine und Aufgaben. Doch mit der zunehmenden Cloud-Orientierung und der tiefen Integration von Microsoft 365 stößt die klassische Desktop-Version an ihre Grenzen. Deshalb geht Microsoft jetzt den nächsten Schritt: New Outlook.
In diesem Beitrag erklären wir, was sich hinter der neuen Version verbirgt, worin sich New Outlook von Outlook Classic unterscheidet, welche Chancen und Risiken Unternehmen beachten sollten und wie Sie sich optimal auf den Umstieg vorbereiten können.
Warum Microsoft auf ein neues Outlook setzt
Die Anforderungen an moderne Collaboration-Tools haben sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Heutzutage wird erwartet, dass unabhängig vom Endgerät dieselbe Nutzererfahrung gegeben ist, egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs
Hinzu kommt, dass Funktions- und Sicherheitsupdates möglichst schnell und zentral ausgerollt werden müssen. Parallel dazu verlangt die Arbeitsrealität nach einer engen Verzahnung der Tools. Outlook soll nicht länger eine Insellösung sein, sondern reibungslos mit Teams, OneDrive, Copilot und Loop zusammenspielen.
Microsoft reagiert darauf mit einem radikalen Schnitt. Statt wie bisher eine Desktop- und eine Webversion parallel zu entwickeln, bündelt das Unternehmen alle Ressourcen in einer einheitlichen, cloudbasierten Anwendung.
Was ist das New Outlook?
Technisch basiert das New Outlook auf der Outlook Web App (OWA) und wird als Progressive Web App (PWA) bereitgestellt. Damit erhalten Nutzerinnen und Nutzer eine einheitliche Oberfläche auf allen Plattformen: Desktop, Browser und Mobile.
Besonders interessant ist die Art, wie Updates zukünftig bereitgestellt werden. Anstatt lokale Installationen pflegen zu müssen, erfolgen Aktualisierungen direkt aus der Cloud. Gleichzeitig sorgt das einheitliche Design dafür, dass der Wechsel zwischen Geräten deutlich einfacher wird. Darüber hinaus ist New Outlook tief in Microsoft 365 integriert und folgt einer klaren Cloud-First-Strategie. Ziel ist mehr Produktivität bei geringerem Administrationsaufwand.
Rollout in drei Phasen
Microsoft geht beim Wechsel schrittweise vor. In der ersten Phase („Opt-In“) konnten Anwender das neue Outlook manuell aktivieren und parallel zum Classic-Client nutzen. Diese Phase ist mittlerweile abgeschlossen. Seit 2025 befindet sich New Outlook im „Opt-Out“-Modus für Business-Kunden. Es ist standardmäßig aktiv, eine Rückkehr zum klassischen Client ist aber noch möglich. Für Enterprise-Kunden folgt dieser Schritt ab 2026.
Ab 2027 beginnt voraussichtlich die „Cut-Over“-Phase. New Outlook ersetzt möglicherweise die alte Version vollständig. Bestandsinstallationen mit unbefristeten Lizenzen werden zwar noch bis mindestens 2029 unterstützt, doch klar ist: Der Umstieg kommt. Die einzige Frage ist, wie gut Unternehmen darauf vorbereitet sind.
Unterschiede zwischen Outlook Classic und New Outlook
Der wichtigste Unterschied liegt in der Architektur. Während Outlook Classic eine native Desktop-App war, basiert das New Outlook vollständig auf Webtechnologie. Das bringt Vorteile bei Geschwindigkeit und Updates, führt aber auch zu Einschränkungen.
So werden künftig nur noch Web-Add-Ins unterstützt. Klassische COM-Add-Ins und VBA-Makros gehören der Vergangenheit an. Auch bei den Dateiformaten gibt es Einschnitte. PST-Dateien sind nur noch eingeschränkt nutzbar und Exchange On-Premises kann lediglich per IMAP angebunden werden.
Gleichzeitig kommen neue Funktionen hinzu. Nutzer können Ordner farblich hervorheben, Favoritengruppen anlegen, Symbole in Terminen verwenden oder ihren Arbeitsort im Kalender hinterlegen. Bei Performance und Synchronisation zeigt sich die Webarchitektur ebenfalls als Vorteil.
Fehlende Funktionen: Wo Unternehmen umdenken müssen
Nicht alles lässt sich nahtlos übertragen. Vor allem Automatisierungen und individuelle Workflows stehen vor einem Umbruch. Da Makros und COM-Add-Ins nicht mehr funktionieren, müssen Unternehmen künftig auf Alternativen wie Power Automate oder Web-Add-Ins setzen. Auch Netzwerkfreigaben, benutzerdefinierte Formulare oder automatische Teamkalender entfallen. Manche Komfortfunktionen wie die alphabetische Sortierung von Kalendern sind aktuell nicht geplant.
Das bedeutet: Die IT muss prüfen, welche Prozesse kritisch sind und welche Workarounds oder Ersatzlösungen möglich sind.
Copilot als Mehrwertfaktor
Besonders spannend ist die Integration von Microsoft Copilot. Schon in der Basisversion, die in vielen Lizenzen enthalten ist, können Texte direkt in Outlook umformuliert, gekürzt oder erweitert werden. Mit Copilot Premium geht Microsoft noch weiter. Hier werden E-Mails automatisch zusammengefasst, Antwortvorschläge generiert, Termine vorgeschlagen und sogar Kommunikations-Coaching angeboten.
Outlook entwickelt sich damit zu einem echten digitalen Assistenten, der Routinearbeit abnimmt und Mitarbeitende spürbar entlastet.
Die Roadmap: Outlook als Plattform für KI
Die Entwicklung endet nicht mit dem Cut-Over. Nach aktuellen, inoffiziellen Informationen und Einschätzungen zeichnet sich folgende mögliche Entwicklung ab.
In den kommenden Jahren wird Microsoft die Plattform Schritt für Schritt weiter ausbauen. Bis 2025 liegt der Fokus auf Benutzerfreundlichkeit, Migration und PST-Management. 2026 rückt die Enterprise-Umstellung und Automatisierung in den Mittelpunkt. Ab 2027 will Microsoft Outlook als zentrale Plattform für KI-gestützte Produktivität etablieren.
Wer frühzeitig umsteigt, profitiert also doppelt: Zum einen von einer glatteren Migration, zum anderen von einem Vorsprung bei der Nutzung neuer Features.
Fazit: Der Umstieg ist unausweichlich und birgt gleichzeitig eine Chance
New Outlook ist weit mehr als ein kosmetisches Redesign. Es ist ein strategischer Schritt hin zu einer cloud- und KI-zentrierten Plattform. Unternehmen sollten sich deshalb rechtzeitig fragen, welche Funktionen heute geschäftskritisch sind, wie Mitarbeitende optimal geschult werden können und welche Workflows sich modernisieren lassen.
Wer diesen Prozess frühzeitig anstößt, erlebt den Umstieg nicht als Zwang, sondern als Chance, die eigene Produktivität und Zusammenarbeit auf ein neues Level zu heben.
Unser Angebot: Readiness Check und Schulungen
Mit unserem New Outlook Readiness Check analysieren wir Ihre bestehende Umgebung, identifizieren mögliche Risiken und geben konkrete Handlungsempfehlungen. Ergänzend bieten wir praxisnahe Schulungen an, die Ihre Mitarbeitenden Schritt für Schritt durch den Umstieg begleiten. So wird New Outlook nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch ein Erfolg.
