Die verpflichtende E-Rechnung: Was kommt auf Unternehmen zu und wie sieht die Lage in Europa aus?
Die Digitalisierung geschäftskritischer Prozesse entwickelt sich rasant weiter, und zu den bedeutendsten Veränderungen gehört die verpflichtende elektronische Rechnung im geschäftlichen Austausch zwischen Unternehmen. Viele Firmen, die bisher noch mit Papierrechnungen oder einfachen PDF-Dokumenten gearbeitet haben, stehen nun vor der Aufgabe, ihre Abläufe an die neuen gesetzlichen Vorgaben anzupassen. Dabei lohnt sich nicht nur ein Blick auf Deutschland, sondern auf die gesamte europäische Entwicklung der E-Rechnungspflichten. Eine kompakte Übersicht über alle europäischen Anforderungen finden Sie auch auf unserer Informationsseite:
👉 E-Rechnungspflichten in Europa
Was genau ist eine E-Rechnung
Eine elektronische Rechnung ist weit mehr als eine digital versandte PDF-Datei. Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, damit sie automatisiert verarbeitet werden kann. In der EU gilt hierfür die Norm EN 16931, die eine einheitliche Grundlage für Aufbau und Inhalt schafft. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD basieren auf dieser Norm und ermöglichen eine durchgängige digitale Verarbeitung ohne manuelle Zwischenschritte. Unternehmen profitieren dadurch von einer deutlich geringeren Fehleranfälligkeit, schnelleren Durchlaufzeiten und einer einfacheren Erfüllung von Compliance-Anforderungen.
Die aktuelle Situation in Deutschland
Deutschland hat die E-Rechnungspflicht im B2B-Umfeld bereits eingeleitet. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen. Dies markiert den Beginn der ersten verpflichtenden Stufe. Die Pflicht zum Versand solcher Rechnungen folgt schrittweise und wird spätestens ab Januar 2028 für alle Unternehmen verbindlich sein.
Viele Betriebe befinden sich daher aktuell in einer Übergangsphase, in der bestehende Systeme und Prozesse überprüft und angepasst werden müssen. Es geht insbesondere darum, Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD korrekt zu verarbeiten, die interne Systemlandschaft zu aktualisieren und sicherzustellen, dass elektronische Belege revisionssicher archiviert werden können. Wer diese Schritte frühzeitig einleitet, schafft nicht nur die technische und rechtliche Grundlage, sondern profitiert gleichzeitig von schlankeren und effizienteren Abläufen im gesamten Finanzbereich.
Europäische Entwicklungen im Überblick
Während die Anforderungen innerhalb Europas grundsätzlich auf denselben Prinzipien beruhen, unterscheiden sich die Zeitpläne und nationalen Umsetzungen teils erheblich. Belgien führt die verpflichtende B2B-E-Rechnung zum 1. Januar 2026 ein und setzt auf EN-16931-konforme Formate über PEPPOL. Auch Kroatien plant den Start zum Jahresanfang 2026, nachdem bereits ab September 2025 eine Testphase läuft. Spanien verfolgt einen eigenen Ansatz bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht und setzt auf das nationale System VERIFACTU, das auf zertifizierter Abrechnungssoftware basiert. Der ursprünglich für Anfang 2026 geplante Start wurde durch eine Anpassung der Gesetzgebung verschoben. Nach aktuellem Stand wird die verpflichtende Nutzung voraussichtlich im Jahr 2027 wirksam. Polen wiederum setzt auf sein nationales KSeF-System, das ab Februar 2026 schrittweise verpflichtend wird.
Diese Länder stehen beispielhaft für einen umfassenden Wandel. Parallel dazu plant die EU im Rahmen der ViDA-Reform, dass ab dem 1. Juli 2030 für alle innergemeinschaftlichen B2B-Transaktionen elektronische Rechnungen verpflichtend werden. Das schafft langfristig eine harmonisierte Grundlage, erhöht jedoch kurzfristig den Anpassungsdruck auf international tätige Unternehmen.
Was bedeutet das für Unternehmen mit europäischen Geschäftsbeziehungen
Für Unternehmen, die innerhalb Europas tätig sind oder regelmäßig Rechnungen an ausländische Geschäftspartner senden, ist eine systematische Analyse der eigenen Finanzprozesse unerlässlich. Zunächst sollten sie prüfen, ob ihre bestehenden Systeme die Verarbeitung strukturierter Formate ermöglichen und welche Länderregelungen für das eigene Geschäftsmodell relevant sind. Im nächsten Schritt geht es darum zu bewerten, inwieweit die IT-Infrastruktur mit den jeweiligen technischen Vorgaben kompatibel ist, etwa mit EN-16931, nationalen Plattformen oder internationalen Übertragungsnetzwerken wie PEPPOL.
Ebenso wichtig ist die Abstimmung mit Geschäftspartnern. Rechnungen können nur dann effizient verarbeitet werden, wenn beide Seiten über kompatible Systeme verfügen. Unternehmen sollten daher frühzeitig kommunizieren, welche Formate sie versenden und empfangen können. Ein weiterer zentraler Punkt ist die revisionssichere Archivierung, die in jedem Land eigenen Anforderungen unterliegt und sorgfältig berücksichtigt werden muss.
Warum sich frühes Handeln auszahlt
Die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung stellt einen deutlichen Wendepunkt in der europäischen Geschäftswelt dar. Unternehmen, die ihre Prozesse zeitnah auf die neuen Anforderungen ausrichten, profitieren nicht nur von rechtlicher Sicherheit. Sie gewinnen auch an Effizienz, Transparenz und Geschwindigkeit im Rechnungswesen. Durch automatisierte Abläufe sinkt der manuelle Aufwand erheblich, Fehler werden reduziert und finanzielle Prozesse werden insgesamt stabiler und besser steuerbar.
Insbesondere international tätige Unternehmen sollten die kommenden Veränderungen nicht unterschätzen. Je früher die internen Strukturen auf die europäischen Anforderungen vorbereitet werden, desto geringer wird der Aufwand, notwendige Anpassungen unter Zeitdruck umzusetzen.
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