Die Alternative zur Excel-Kalkulation: 3 Gründe, warum Sie von einer CPQ-Software im Maschinenbau profitieren

„Made in Germany“ – ein Ausdruck, der oftmals zugleich als Qualitätssiegel verstanden wird. Nicht zuletzt gilt dies auch für die Erzeugnisse von deutschen Maschinen- und Anlagenbauern, die sich über eine lange Zeit hinweg als weltweit führende Anbieter etabliert haben. Produkte von deutschen Maschinenbauunternehmen genießen den Ruf, mit ihrer hohen Qualität und Präzision zu überzeugen. Doch eine solch starke Marktposition behält man nicht einfach so, denn der Wettbewerb schläft bekanntlich nicht. Hinzu kommen weitere Herausforderungen, wie zum Beispiel die Markt- und Preisvolatilität, Regularien und die Komplexität der Produkte. Faktoren, die bei der Festsetzung des Verkaufspreises berücksichtigt werden müssen, wenn Sie Ihre Produkte gewinnbringend verkaufen und sich dabei gegen den Wettbewerb durchsetzen möchten.

Doch wie lässt sich dies am besten abbilden? Und wie können Unternehmen schnell auf teilweise gravierende Änderungen reagieren und sich dabei sicher sein, dass sich dies nicht negativ auf das Ergebnis auswirkt? Viele Unternehmen kalkulieren noch immer über Excel-Tabellen – war ja schließlich schon immer so. Doch leider können sich hier schnell Fehler einschleichen, insbesondere dann, wenn sich ausschlaggebende Faktoren wie z. B. die Rohstoffpreise gravierend ändern und die Kalkulation unter Zeitdruck angepasst werden muss. Aus kleinen Zahlendrehern, dem Vergessen einer „null“ am Ende eines Preises oder dem versehentlichen Überschreiben einer bestehenden Kalkulation können schnell negative Folgen von teilweise großem Ausmaß drohen. Kleiner Fehler – große Folgen. Dinge, die bei der Kalkulation von Preisen nicht passieren sollten.

Eine CPQ- (kurz für Configure-Price-Quote) oder Kalkulationssoftware kann komplexe Excel-Tabellen nicht nur ersetzen, sondern bietet Unternehmen darüber hinaus zusätzliche Vorteile. Nachfolgend möchten wir näher auf 3 Gründe eingehen, wie Sie als Maschinenbauunternehmen von einer CPQ-Lösung profitieren.

N°1: Die sichere, fehlerfreie Kalkulation – auch bei kundenindividuellen Produkten

Das beste Produkt hilft leider oftmals nicht viel, wenn der Preis nicht stimmt. Doch wann sind Preise wettbewerbsfähig und zugleich gewinnbringend? Zunächst müssen dafür sämtliche Kosten, wie Rohstoffpreise, Produktionskosten, Gemeinkosten uvm. bekannt, aktuell und hinterlegt sein. Darüber hinaus müssen weitere Kostenkomponenten, wie beispielsweise für die Verpackung oder Logistik berücksichtigt werden. Hinzu kommen häufig kundenindividuelle Anforderungen, sodass es sich selten um Standardprodukte handelt, die immer auf dieselbe Art kalkuliert werden. Die Liste mit den zu berücksichtigenden Positionen wird länger und länger – und die Kalkulation droht genauso komplex wie die Produkte zu werden.

Eine Kalkulationssoftware bietet Ihnen die Möglichkeit, sämtliche Kosten zu hinterlegen und Komponenten, die sie oftmals benötigen, zu speichern und einfach wiederzuverwenden. Dank zahlreicher Regeln und Logiken im Hintergrund wird bei der Kalkulation oder Konfiguration von Produkten stets geprüft, ob die gewünschten Anforderungen überhaupt umgesetzt werden können. So können Sie am Ende sicher sein, dass das gewünschte Produkt auch produziert werden kann und sämtliche Kostenkomponenten bei der Preisfindung berücksichtigt wurden.

N°2: Schnell zum ansprechenden Angebot – inklusive Freigabeprozessen

Heutzutage gehen viele Dinge sehr schnell und nicht selten fällt im Business-Kontext die Aussage „Zeit ist Geld“. Kein Wunder also, dass potenzielle Kunden auch schnell ein belastbares Angebot vorliegen haben wollen. Doch gerade bei komplexen Anlagen scheint dies gar nicht so einfach zu sein, denn oftmals sind zahlreiche Abstimmungen zwischen Interessenten, Vertrieb & Experten nötig, um sämtliche Standard- und Sonderkomponenten zu besprechen und im Zweifel passieren Flüchtigkeitsfehler in der Eile.

Eine CPQ-Software unterstützt Sie bei der zügigen Angebotserstellung, sodass Sie Ihre Interessenten nicht warten lassen müssen und schnell ein belastbares Angebot übermitteln können. Auf Basis Ihrer Konfiguration oder Kalkulation können Sie mit nur wenigen Klicks ein ansprechendes, bearbeitbares Angebot in Ihrer Unternehmens-CI (Corporate Identity) erstellen. Vordefinierte Textbausteine können um individuelle Texte, Abbildungen und detaillierte Produktinformationen ergänzt werden, sodass Sie für jeden Interessenten und Kunden die passenden Informationen im Angebot berücksichtigen können. Dank des hinterlegten Regelwerkes können Sie sich auch bei der Angebotserstellung sicher sein, dass das zuvor kalkulierte Produkt auch technisch umsetzbar ist.

Nicht selten durchlaufen Angebote vor dem Versand jedoch noch einen vordefinierten (Freigabe-)Prozess: Sei es für das „Vier-Augen-Prinzip“, weil ab einem bestimmten Angebotsvolumen ein Kollege aus dem Management involviert sein muss oder aus anderen Gründen. Doch egal, weshalb Ihr Angebot noch über einen anderen Schreibtisch wandern muss, sollte es möglichst schnell vonstattengehen. Eine CPQ-Software kann Sie dabei unterstützen, mittels Prozessworkflows entsprechende Freigabeprozesse zu implementieren, sodass je nach Angebot oder Grund die jeweils richtige Person / der richtige Personenkreis für eine Freigabe informiert wird.

N°3: Durchgängige Prozesse – einschließlich Datenaustausch

Eine Kalkulations- oder CPQ-Software kann Ihnen also dabei helfen, sicher zu kalkulieren und schnell ein daraus resultierendes Angebot zu erstellen. Doch sofern sämtliche Daten manuell von einem System in ein anderes übertragen werden müssen, verzögert sich der gesamte Prozess und die Fehleranfälligkeit steigt ebenfalls.

Daher lassen sich entsprechende Software-Lösungen im Regelfall an Ihre bestehenden Systeme anbinden und in Ihre vorhandene Software-Landschaft integrieren. So hilft beispielsweise eine Anbindung an ein ERP-System, wie z. B. dem der SAP, bei der Pflege von Materialien, Baugruppen, Vorgängen und Zuschlägen. Dies ermöglicht die Arbeit mit aktuellen Informationen und stellt sicher, dass Sie Ihre Kalkulation auf einer soliden Grundlage aufbauen. Die Integration mit einem bestehenden CRM-System unterstützt Sie unter anderem bei der Angebotserstellung, indem Sie auf Kontaktdaten sowie kundenindividuelle Zahlungs- & Rabattinformationen zugreifen können.

Dank der Integration in die bestehende Softwarelandschaft können Sie nicht nur Fehler vermeiden und Prozesse beschleunigen, sondern schaffen zugleich eine Datenkonsistenz und -aktualität über verschiedene Systeme hinweg.

Fazit

Mit einer Kalkulations- oder CPQ-Software können Sie Ihre Excel-Tabellen nicht nur ablösen, sondern verschaffen sich zugleich wichtige Wettbewerbsvorteile gegenüber Ihren Konkurrenten. Darüber hinaus gewinnen Sie durch die Verkürzung des Angebotszyklus wertvolle Zeit, die Ihr Vertriebsteam für die Pflege von bestehenden Kundenbeziehungen und der Akquise von Neukunden nutzen kann.