Digitales Onboarding: Remote durchstarten mit SAP SuccessFactors

Die Pandemie hat unser Leben maßgeblich verändert und zu einem Umbruch in der Arbeitswelt geführt. New Work ist das Stichwort. Remote-Work ist der neue Standard oder zumindest keine Ausnahme mehr. Die flexiblere Arbeitsplatzsituation eröffnet komplett neue Möglichkeiten, da der Weg zur Arbeit wegfällt und damit eine ausgeglichenere Work-Life-Balance entsteht. Da kommt es eben auch immer öfter vor, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt remote in Unternehmen anfangen und der Mitarbeitereintritt digital erfolgen muss. 

Wie digitales Onboarding abläuft und welche SAP-Software Sie dabei wie unterstützen kann, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.

Digitales Onboarding und seine Herausforderungen

Digitales Onboarding kann gelingen und neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gut in ein Unternehmen eingliedern und zu einem effektiven Bestandteil des Teams werden lassen. Doch bis dahin ist es ein langer Weg. Denn im Vergleich zum Onsite-Onboarding birgt es einige Schwierigkeiten, die es zu bewältigen gilt: 

• Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennen die Einarbeitungsprozesse und tagtäglichen Abläufe im Unternehmen noch nicht. Sie wissen dementsprechend nicht immer direkt, an wen sie sich bei Fragen wenden können. Während vor Ort schnell mal „über den Tisch“ gefragt werden kann, ist die Hemmschwelle jemand anzurufen, doch viel höher. 
• Das Team ist neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern noch fremd. Digitales Kennenlernen ist dabei nicht gerade einfach, denn soziale Interaktionen kommen oft zu kurz. Dennoch ist es wichtig, dass ein neuer „Onboardee“ vollumfassend in das Team aufgenommen wird.
• Sei es fehlende bzw. nicht funktionierende Technik oder menschliches Versagen: Bei digitalem Onboarding kann viel schieflaufen. Doch dann droht die Gefahr, die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter wieder zu verlieren. Digitales Onboarding muss also so gestaltet werden, dass man auch aus der Ferne eingebunden wird und sich wohl fühlt. 

All diese Herausforderungen sind natürlich besonders schwierig für Unternehmen, die wenig bis keine Erfahrung mit digitalem Onboarding haben. Eine Software kann dabei helfen, auch bei Remote-Work neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter optimal in das Unternehmen einzugliedern. 

Digitales Onboarding mit SAP SuccessFactors

Mit SAP SuccessFactors bietet Ihnen die SAP eine topmoderne HR-Software aus der Cloud. Sie vereint den ganzen Mitarbeiterlebenszyklus in einer digitalen Erfahrung, die an jedem Ort und auf jedem Gerät verfügbar ist. Speziell das SAP SuccessFactors Modul Onboarding hilft dabei, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer personalisierten Onboarding-Experience von Beginn an und über die verschiedenen Phasen in das Unternehmen zu integrieren.

Ablauf digitales Onboarding mit SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors Onboarding unterstützt in allen Phasen der Eingliederung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ein Unternehmen. Damit profitiert nicht nur der Arbeitgeber selbst, sondern auch die Teammitglieder und Führungskraft sowie natürlich der neue „Onboardee“ selbst.

1. Phase: Pre-Boarding

Digitales Onboarding beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag. Bereits nach Vertragsunterschrift müssen Mitarbeiterdaten erhoben werden. Primär geht es jedoch darum, den Betrieb kennenzulernen, sodass sich die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter schon früh mit dem Unternehmen identifizieren kann und sich aufgenommen fühlt. Dazu müssen die benötigten Informationen rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden. Damit der neue „Onboardee“ sich bereits gut aufgehoben fühlt, sollte er auch schon die Möglichkeit haben, sich vorab über wichtige Kontakte und Ansprechpartner zu informieren. 

Mit SAP SuccessFactors Onboarding können neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag auf eine personalisierte Plattform zugreifen, auf der sie sich mit dem Unternehmen vertraut machen und erste Informationen, beispielsweise zu Richtlinien sowie wichtigen Kontakten, sammeln können. Darüber hinaus können sie bereits ihre Stammdaten überprüfen und verwalten. Elektronische Formulare einschließlich elektronischer Unterschriften sorgen für ein bequemes Ausfüllen der Einstellungsunterlagen.

2. Phase: Orientierungsphase

Die Orientierungsphase beginnt mit dem ersten Arbeitstag. Klassischerweise werden neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rahmen eines virtuellen Meetings von HR oder ihrer Führungskraft begrüßt und lernen ihre Teammitglieder über einen Video-Call kennen. Allerdings müssen in den ersten Tagen auch viele Verwaltungsaufgaben digital erledigt werden. 

In dieser Phase eröffnet SAP SuccessFactors Onboarding dem „Onboardee“ neue Möglichkeiten. So können Verwaltungsaufgaben und dafür benötigte Ansprechpartner genau definiert werden. Schritt-für-Schritt-Anleitungen, kontextbezogene Hilfestellungen und proaktive Benachrichtigungen sorgen für eine genaue und rechtzeitige Erledigung. Lernaufgaben und Zielmanagement sind ebenfalls enthalten.

3. Phase: Integrationsphase

Die letzte Phase umfasst die tatsächliche Einarbeitung in den Tätigkeitsbereich, die sich über Wochen oder sogar Monate ziehen kann. Ein klarer Einarbeitungsplan, regelmäßige virtuelle Austauschmeetings mit der Führungskraft und ein klarer Ansprechpartner, beispielsweise in Form eines Mentors oder Paten, können dabei helfen. Gerade zur Planung benötigt es jedoch technologische Unterstützung. 

SAP SuccessFactors Onboarding sorgt für eine optimale Einarbeitung. Über ein umfassendes Dashboard können HR-Onboarding-Manager sowie weitere am Einarbeitungsprozess Beteiligten den Status der Einarbeitung einsehen und weitere Aufgaben anstoßen. Ebenfalls können Einarbeitungsziele für die ersten 30, 60 und 90 Tage festgehalten werden.

Gut zu wissen: SAP SuccessFactors ist eine überaus umfassende und flexible Lösung. Neben dem digitalen Onboarding werden somit zusätzlich Crossboarding und Offboarding unterstützt. Darüber hinaus unterstützt das Modul einheitliche Workflows mit verschiedenen SAP SuccessFactors HXM-Suiten und SAP-Lösungen.

>> Sie möchten sich über die generellen Möglichkeiten von Talentmanagement aus der SAP HXM-Suite informieren? Dann gelangen Sie hier zu unserem Blogbeitrag.

Vorteile digitales Onboarding mit SAP SuccessFactors

Auch wenn Sie zu Beginn Strukturen anpassen und Prozesse optimieren müssen, stellt digitales Onboarding in Verbindung mit SAP SuccessFactors eine große Chance dar – nicht nur für den „Onboardee“ und alle am Einstellungsprozess Beteiligten, sondern dank automatisierter Prozesse ergeben sich auch viele Vorteile für den Betrieb selbst:

• Erhöhte Effizienz: Zum einen ist kein Papierkram mehr notwendig. Zum anderen kann das Onboarding mit digitaler Software-Unterstützung erheblich beschleunigt werden. Dies spart Zeit und Kosten. 
• Verbesserte Zugänglichkeit: Mit SAP SuccessFactors Onboarding haben Sie jederzeit Zugriff auf alle benötigten Informationen – und das von überall und auf allen Endgeräten.
• Strukturierte Einarbeitung: Workflow gestützte Onboarding-Prozesse und integrierte Checklisten sorgen für eine bessere Organisation der Einarbeitung.
• Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Ein gutes digitales Onboarding trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung bei. SAP SuccessFactors ermöglicht dies durch eine optimale, individuelle Onboarding-Experience.
• Effiziente Einarbeitung: Mit SAP SuccessFactors Onboarding kann die Einarbeitung schnell voran gehen. Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden damit schneller produktiv. 

Nutzen Sie digitales Onboarding und bieten Sie Ihren neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch remote bereits von Anfang an ein optimales Starterlebnis. Als zertifizierter SAP-Goldpartner beraten wir Sie zu SAP SuccessFactors und führen bei Ihnen das Modul Onboarding ein. Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen oder für ein erstes, unverbindliches Beratungsgespräch.