Purchase-to-Pay-Prozess inside SAP digitalisieren und vereinfachen

Wie der Begriff schon verlauten lässt, reicht ein allgemeiner Purchase-to-Pay-Prozess (auch P2P-Prozess) vom Einkauf (Bestellung) einer Ressource bis zur Bezahlung dieser. Um in einem Unternehmen den gesamten Prozess digitalisieren zu können, setzen wir hier jedoch früher an: Denn der Prozess beginnt schon bei der Bedarfsermittlung, geht über die Freigabe bis zur tatsächlichen Bestellung, deren Bestätigung sowie der Verarbeitung der dazugehörigen Rechnung. Je nach Bedarf kann zudem die Verarbeitung von eingehenden Mahnungen hinzugefügt werden.

Wird der Purchase-to-Pay-Prozess in Ihrem Unternehmen noch manuell, in vielen Teilprozessen und uneinheitlich abgewickelt? Ist des Weiteren zu wenig Transparenz in diesem Prozess geboten und sind die Informationen an unterschiedlichen Orten abgelegt? Wenn der Prozess nicht digitalisiert und zentralisiert ist, kann er langwierig und fehleranfällig sein. Eine Abwicklung und Automatisierung des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses innerhalb der Unternehmenssoftware, hier im Blogbeitrag am Beispiel eines SAP-Systems, führt zu Kosten- und Zeiteinsparungen sowie einer erhöhten Transparenz in jedem Prozessschritt.

Ablauf des Purchase-to-Pay-Prozesses im SAP-System

1. Bedarfsermittlung und -identifizierung: Der Prozess beginnt mit einer Bedarfsermittlung, bzw. Bedarfsmeldung an firmenfremden Ressourcen, wie beispielsweise Materialien oder Leistungen, die bei einem Zulieferer eingekauft werden müssen. Dieser Prozess wird individuell im SAP-System eingestellt.
2. Einkauf genehmigt die Bedarfe
3. Einholen von Angeboten: Wenn Sie neue Angebote zu Ressourcen einholen möchten, kann dies an dieser Stelle getan werden. Mit Hilfe der offeringLINE (cooming soon) können Sie eingeholte Angebote nach Ihren Vorgaben automatisiert verarbeiten und prüfen lassen. Wenn notwendig, können Sie an dieser Stelle mit dem Zulieferer direkt aus SAP heraus kommunizieren. Gerade bei neuen Lieferanten ist es notwendig, zu prüfen ob diese über eine gültige Umsatzsteuer-ID-Nummer verfügen. Diese Prüfung können Sie schnell und automatisiert mit der Online USt.-ID-Prüfung durchführen lassen. Bleiben Sie so immer auf der sicheren Seite, da diese Prüfung seit 2020 verpflichtend ist.
4. Bestellung der Bedarfe
5. Verarbeitung der Auftragsbestätigungen: Mit der getätigten Bestellung kommen Auftragsbestätigungen bei Ihnen im Unternehmen ein. Diese werden meist im E-Mail-Postfach eingesehen und dann manuell ins SAP-System übertragen. Auch die Gegenprüfung findet manuell statt. Mit der confirmationLINE ist damit jedoch Schluss: Eingehende Auftragsbestätigungen können systemseitig inside SAP geprüft werden. Dabei werden die Daten mit Hilfe der Freiform-Erkennung erkannt, an das SAP-System übertragen und automatisierte Prüfungen durchgeführt. Ihre Sacharbeiterinnen und Sacharbeiter sparen so enorm Zeit ein.
6. Erhalt der Ware oder Leistungen
7. Verarbeitung der Eingangsrechnung: Vor oder mit dem Erhalt der Ware/Leistung geht bei Ihnen die entsprechende Rechnung ein. Diese lässt sich mit Hilfe der invoiceLINE automatisiert im SAP-System verarbeiten, prüfen und archivieren.
8. Möglicher Schritt: Verarbeitung von eingehenden Mahnungen: Keine Mahnung mehr verpassen: Mit der Integration der dunningLINE in Ihr SAP-System werden mit Hilfe der Freiform-Erkennung Mahnungen in Ihren E-Mails erkannt und können schnell verarbeitet werden. Diese werden in Ihrem SAP-System auch direkt mit der eigentlichen Rechnung verknüpft, damit Sie auch im Nachgang nachvollziehen können, wie es zur Mahnung gekommen ist und gekennzeichnet werden kann, dass Rechnungen bezahlt wurden.

Vorteile mit einem P2P-Prozess inside SAP

• Beschleunigte Einkaufsprozesse: Durch die Automatisierung und einheitliche Strukturierung der Prozesse können Sie intern zwischen Abteilungen effizienter zusammenarbeiten. Zudem wird die externe Kommunikation deutlich vereinfacht und beschleunigt.
• Erhöhte Transparenz der Prozesse: Mit der Digitalisierung des Prozesses sowie der zentralen Ablage aller wichtigen Dateien und Informationen fallen keine Tasks und Vorgänge mehr herunter. Behalten Sie jederzeit den Überblick: Jeder Schritt ist im SAP-System festgehalten, für aktuelle Zwischenstände und die spätere Suche nach Informationen.
• Geringe Fehleranfälligkeit, einheitliche Prozesse: Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden optimal durch den Prozess geleitet, wodurch sich weniger Fehler und Versäumnisse einschleichen können. Da alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach den gleichen Prozessen und mit demselben System arbeiten, kann die Einlernphase deutlich verkürzt und standardisiert werden.
• Gesicherte Wettbewerbsfähigkeit: Reagieren sie schnell und flexibel auf neue Richtlinien oder gesetzliche Vorgaben, wie beispielsweise das Versenden oder Verarbeiten neuer elektronischer Dateiformate. Gesetzliche Änderungen können im SAP-System zentral hinterlegt werden, somit arbeiten alle im Unternehmen mit den neuesten Standards.
• Keine Medienbrüche: Verschiedenste Teilbereiche aus dem Purchase-to-Pay-Prozess werden in Ihrem SAP-System abgebildet. Ohne Schnittstellen, die den Prozess verlangsamen oder es zu fehlenden Daten kommen kann, arbeiten sie schneller und vor allem in Echtzeit zusammen.

Möchten auch Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess automatisiert und digital in Ihrem SAP-System abbilden, um so Kosten, Zeit und häufige Systemwechsel zu vermeiden? Sprechen Sie uns gerne an, wenn wir Ihnen weitere Fragen zum p2pPROCESS beantworten dürfen. Wenn Sie ausschließlich an einzelnen Teilprozessen interessiert sind, geben wir Ihnen gerne in Form eines Webinars oder Vor-Ort-Termins weitere detaillierte Informationen zur unseren SAP-Prozessoptimierungslösungen.