Optimierte Prozesse für Vertrieb und Service – Erweiterungen des SAP-Standards

2020 war ein extrem herausforderndes Jahr für Unternehmen. Neben Umsatzeinbußen, Lieferengpässen und Arbeit aus dem Homeoffice, steht 2020 in vielen Unternehmen auch für die Erkenntnis, was in den letzten Jahren versäumt wurde. Nämlich die Optimierung digitaler Prozesse.

Ob Unternehmen trotz der Corona-Einschränkungen ihren Geschäftsbetrieb reibungslos fortführen konnten, lies sich in vielen Branchen an dem Reifegrad der Digitalisierung erkennen.

Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess, der mit dem Go-Live eines Systems nicht abgeschlossen ist. Fortlaufende Optimierungen und passende Weiterentwicklungen sind hier der Schlüssel zum Erfolg – das gilt auch für SAP-Systeme.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie es Ihnen gelingt, Ihr SAP-System für den gesamten Vertriebsprozess zu optimieren, sodass Sie auch in Zukunft krisensicher agieren können.

Steuerung von Vertriebsprozessen im SAP-System

Vertriebsprozesse werden im SAP-ERP-System über das Modul SAP SD (kurz: Sales and Distribution) gesteuert. Dabei reichen die Prozesse von der Angebotserstellung, über den Bestellvorgang, bis hin zur Fakturierung der georderten Produkte und Dienstleistungen. Wie in SAP-Systemen üblich, hat auch das Kernmodul SD Abhängigkeiten zu anderen Modulen. Besonders eng verzahnt sind hier die Module Materials Management (MM), Logistics (LO), Production Planning (PP) sowie Finance und Controlling (FI/CO).

Grundsätzlich bietet der Funktionsumfang des Moduls SAP SD Unternehmen viele Vorteile, die Unternehmen bei der Abbildung ihrer Vertriebsprozesse unterstützen können. So kann beispielsweise der Erstkontakt mit dem Kunden dokumentiert werden, wodurch faktenbasierte Erfolgsmessungen möglich sind. Außerdem kann ein Großteil des Angebots- und Verkaufsprozesses dank der nahtlosen Integration in weitere Module automatisiert werden. Individuelle Kundenkonditionen können zentral gespeichert und bei der Angebotserstellung automatisch übernommen werden.

Doch wie so häufig, stoßen Unternehmen auch bei der Steuerung von Vertriebsprozessen im SAP-Standard schnell an ihre Grenzen. So ist es unter anderem nicht möglich, eine mehrstufige Verfügbarkeitsprüfung bei der Anlage von Kundenaufträgen durchzuführen. Gleiches gilt für die Optimierung der Warenverteilung und des Lieferservicegrades – diese Prozesse können ebenfalls nicht zur Zufriedenheit der meisten Unternehmen abgebildet werden.

Um Geschäftsprozesse ideal zu unterstützen, sind also Individualisierungen und Anpassungen im SAP-System notwendig. Mit gezieltem Customizing und SAP Add-ons können der SAP-Standard erweitert und Prozesse nach Ihren Bedürfnissen optimiert werden.

SAP S/4HANA Sales – Neuerungen im Bereich Vertrieb und Service

Aktuell beschäftigen sich viele Unternehmen mit der Migration auf SAP S/4HANA, da der Support für SAP ERP ECC 2027 eingestellt wird. Eine solche Migration ist natürlich auch eine große Herausforderung für Unternehmen, da sich mit der Umstellung auch die komplette Systemgrundlage verändert. Mit dem richtigen Partner ist diese Herausforderung natürlich zu meistern und sorgt nach erfolgreichem Projektabschluss für eine erhebliche Steigerung der Systemperformance.

Auch für den Bereich Vertrieb und Service ändert sich mit der Migration auf S/4HANA einiges. Geschäftsabläufe, wie zum Beispiel die Vertragsverwaltung, die Abrechnung oder Pre- und After-Sales-Tätigkeiten lassen sich immens beschleunigen. Außerdem können Prozesse automatisiert werden, wodurch Ihre Mitarbeiter viel Zeit sparen, in der sie sich auf die wesentlichen Vertriebstätigkeiten konzentrieren können.

Eine konkrete Neuerung bringt die Einführung der Business Partner, welche die Stammdatenpflege vereinfacht und für eine bessere Übersicht von Lieferanten- und Kundenstämmen sorgt. SAP Business Partner löst damit die beschränkten Funktionen des Kunden- und Lieferanten-Objektmodells ab, bei dem Rollen nicht zugeordnet und lediglich eine Adresse für Geschäftspartner hinterlegt werden konnte.

Weitere Neuerungen sind die neue Bonusabrechnung, das neue Kreditmanagement und Änderungen an der SD-Datenstruktur, wobei auch vielfach Tabellen wegfallen. Was die SD-Außenhandelsabwicklung betrifft, verweist die SAP ihre Kunden nun recht konsequent auf SAP Global Trade Services (SAP GTS).

Die neue HANA-Datenbanktechnik verschlankt Analysen im Vertrieb und sorgt für die notwendige Flexibilität. Auswertungen, die zuvor über Business Intelligence Applikationen abbildbar waren, sind nun direkt in S/4HANA möglich. Das reduziert die Systemlandschaft und sorgt dafür, dass Daten schneller für den Vertrieb aufbereitet werden können.

Optimierungen mit SAP AddOns by abilis – S/4HANA-ready

Es gibt viele Möglichkeiten, den SAP-Standard im Bereich Vertrieb und Services durch AddOns und gezieltes Customizing zu optimieren. Hier stellen wir Ihnen einige unserer zertifizierten AddOns vor. Alle abilis AddOns sind sowohl für SAP ERP als auch für SAP S/4HANA geeignet und sind somit zukunftsfähige Lösungen zur Optimierung Ihrer SAP-Systemlandschaft.

Individuelle Microsoft Word Angebote direkt aus SAP heraus erstellen

Angebote sind ein Aushängeschild für Ihr Unternehmen. Daher ist es wichtig, diese möglichst ansprechend und aussagekräftig zu gestalten, um sich so einen Vorteil gegenüber Ihren Wettbewerbern zu verschaffen und aus der Masse herauszustechen. Leider sind die Möglichkeiten in SAP-Standard-Formularen wie SAP Script oder Smartforms begrenzt und zu starr für Ihre Anforderungen. Doch das Erstellen von Angeboten in Programmen wie Microsoft Word ist zu zeitaufwendig und außerdem fehleranfällig – es fehlt die Verknüpfung zu Ihrem SAP-System. Das SAP AddOn Individuelle MS-Word-Angebote aus SAP verbindet die Vorteile der Formularausgabe aus SAP und der freien Textgestaltung in Microsoft Word. In SAP wird eine Vorlage mit allen relevanten Daten aus dem Beleg generiert und Ihr Vertriebsmitarbeiter kann diese Vorlage individuell in Word anpassen. Natürlich können auch hier gewisse Angebotsteile für die manuelle Bearbeitung gesperrt werden, um Fehler zu vermeiden, bzw. Unbefugten keine Möglichkeit der Bearbeitung zu geben. Das fertige Angebot wird an das SAP-System gesendet und kann dort direkt aus dem Beleg wieder aufgerufen werden.

Einkaufs- und Verkaufspreise unkompliziert in SAP aktualisieren

Die Aktualisierung von Preisänderungen im SAP-System ist mühselig und zeitaufwendig, da die SAP-Standard-Transaktion Konditionen nur begrenzt zur Bearbeitung anzeigt und der Upload eines Excel-Files nicht möglich ist. Leider ist die manuelle Systemdatenpflege nicht nur sehr zeitaufwendig, sondern auch extrem fehleranfällig. Dank dem SAP AddOn Upload-Cockpit für Verkaufs- und Einkaufspreise by abilis gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Mithilfe des AddOns können Sie bequem und unkompliziert Ihre aktualisierten Verkaufs- und Einkaufspreise in Ihrem SAP-System hochladen.

Serviceprozesse in SAP vereinfachen und optimieren

Serviceprozesse, wie beispielsweise Inhouse-Reparaturen, können in SAP nachverfolgbar abgebildet werden. Doch auch hier stoßen Unternehmen im SAP-Standard oft an ihre Grenzen, wodurch manuelle Mehraufwände unumgänglich werden. Dank langjähriger Erfahrung im Bereich von Reparatur- und Serviceabwicklung in SAP haben wir ein AddOn entwickelt, welches diese Prozesse verschlankt und optimiert. Das AddOn Optimierung Serviceabwicklung ermöglicht es Ihnen, Servicemeldungen zu erfassen, in denen mehrere Positionen gleichzeitig berücksichtigt werden. So können nicht nur Geräte gesammelt zu Wartungen gebracht werden – Seriennummer, Schadencode sowie Kommentare finden in der Positionstabelle ebenfalls Berücksichtigung. Alle Ihre Daten werden zentral festgehalten und das parallele Einpflegen von Reparaturen in Drittsysteme oder Excel-Listen wird überflüssig.