SAP Ariba – Einkauf, Beschaffung und Lieferung optimieren

Der Fokus für die Optimierung von Geschäftsprozessen liegt meist auf internen Vorgängen, um den eigenen Mitarbeitern den Arbeitsalltag zu erleichtern. SAP hat mit der Plattform SAP Ariba eine Lösung geschaffen, um sowohl die interne, als auch die externe Kommunikation mit Kunden und Lieferanten zu verbessern. Vor allem in den Bereichen Einkauf, Beschaffung und Lieferantenkommunikation verschafft SAP Ariba Ihnen große Vorteile und digitalisiert Ihre Prozesse.

Haben Sie sich schon immer mindestens eine dieser Fragen gestellt:

1. Zahle ich zu viel für die Produkte und Materialien, die ich von meinem Lieferanten erhalte?
2. Kommt meine Ware wirklich sicher und qualitativ zufriedenstellend bei meinem Kunden oder auch bei mir an? Ist mein Lieferant stets zuverlässig?
3. Bestelle ich genug Materialien, um unsere Produktionsketten nicht aufzuhalten und meinem Kunden die Produktanzahl zur Verfügung stellen zu können, die er benötigt?

Wenn Sie sich bei mindestens einer dieser Fragen Gedanken gemacht haben und Optimierungspotenzial für Ihre Prozesse und Ihr Unternehmen sehen, dann könnte SAP Ariba Ihr Lösungsbringer sein, der Ihr Unternehmen weiter digitalisiert und nach vorne bringt.

Fakten zu SAP Ariba auf einen Blick

• Kommunikationsnetzwerk für den Einkauf: SAP Ariba ist ein B2B-Netzwerk für die Kommunikation zwischen Einkäufer und Lieferanten.
• Prozessautomatisierung: Softwarelösung zur Vereinfachung und Automatisierung der Einkaufs-, Beschaffungs- und Lieferungsprozesse innerhalb eines Unternehmens und mit Kunden.
• Cloudlösung: SAP Ariba ist cloudbasiert und demnach von SAP gehostet und muss nicht in einem hauseigenen Rechenzentrum betrieben werden. Sie kann jedoch auch auf Wunsch Ihres Unternehmens über SAP PI in Ihr lokales SAP-System integriert werden.
• Strukturierte klare Übersicht: Enthält eine klare Übersicht über angebotene Produkte, Lieferzeiten, Qualität und Preissegmente.
• Kürzere Prozesse: Kein langes Suchen mehr nach dem besten Lieferanten bezüglich Qualität, Lieferumfang und Preis.
• Intuitive Benutzerführung: Einfache Prozesse und gewohnte Abläufe beschleunigen die Prozesse für die Anwender.

Funktionsweise von SAP Ariba

Um die genauen Funktionsweisen und Vorteile von SAP Ariba aufzeigen zu können, haben wir diese in die beiden Personengruppen Anwender, sprich Einkäufer, und Lieferant eingeteilt.

Anwender

Für den Einkäufer in Ihrem Unternehmen ergeben sich viele Vorteile zur effizienteren und schnelleren alltäglichen Arbeit. Zum Ende jeder Software-Neueinführung stehen Schulung und Einarbeitung im Vordergrund. Dieser fällt mit SAP Ariba jedoch sehr gering aus. Die einfache Einarbeitung ist auf die Intuitivität der Softwarelösung zurückzuführen. Der Anwender findet sich in der von privat aus gewohnten Online-Shopping-Welt wieder, die leicht zu bedienen ist.

In der Oberfläche findet der Nutzer gelistete Lieferanten, die für sein Unternehmen zugelassen sind und kann sich somit auf die Qualität der Lieferungen verlassen. Zudem erhält er einen detaillierten Überblick über die Bestellungen, die zugehörigen Rechnungen und seine getätigten Ausgaben.

Durch die automatisierten und schnellen Abläufe, sogar direkt vom Smartphone oder Tablet aus, sind Freigabeprozesse zu Bestellungen im Handumdrehen erledigt – und das ohne manuelles Versenden von mehreren E-Mails. Mühsamer und aufwendiger Papierkram fällt natürlich komplett weg.

Ein weiterer Vorteil sowohl für den Anwender als auch für das Unternehmen ist, dass der Anwender aus einer Liste von Lieferanten wählen kann, die höchste Qualität aufweisen und dem Unternehmen bisher gute Dienste erwiesen haben. Durch eine klare Übersicht kann der Anwender sich auf die Qualität verlassen und gleichzeitig mit dem günstigsten Preis die Ware / Dienstleistung einkaufen. Somit spart das Unternehmen wichtige Kosten bei der Warenbestellung, weil Fehlkäufe vermieden werden.

Einkäufer können sich mehr auf ihre alltägliche Arbeit konzentrieren und haben weniger manuellen Verwaltungsaufwand.

Lieferant

Auch für die jeweiligen Lieferanten bietet SAP Ariba eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, um mit den Einkäufern ihrer Kunden zu kommunizieren. Mit SAP Ariba können Lieferanten bequem Angebote erstellen, Verträge übermitteln, Bestellungen annehmen und die dazugehörigen Rechnungen schreiben. Auch Zahlungen werden direkt darüber abgewickelt.

Somit bleibt alles gebündelt in einem System und ist jederzeit abrufbar. Dabei ist die Sicherheit der Daten oberste Priorität und ist natürlich nach den deutschen Sicherheitsstandards gegeben.

Eingehende Aufträge und Bestellungen können schneller und fehlerfreier bearbeitet werden – auch hier direkt unterwegs vom Smartphone aus. Durch hinterlegte Prozesse werden nach der Freigabe eines Auftrags automatische Bestellbestätigungen per E-Mail versendet. Der Status einer Bestellung kann von beiden Seiten (Kunde und Lieferant) jederzeit eingesehen werden. Somit sparen Sie sich langwierige Anrufe und zeigen immer höchste Transparenz im Bestell- und Lieferungsprozess.

Durch optimale Kommunikation und Prozessführung gehen keine Bestellungen verloren und Sie sparen Zeit und Kosten für alle Beteiligten. Ihr Kunde erhält termingerecht seine Bestellungen und zudem den besten Preis. Dies steigert die Kundenzufriedenheit und erhöht enorm die Wahrscheinlichkeit, dass er wieder bei Ihnen bestellen wird.

Mit SAP Ariba Discovery stellt SAP ein erweitertes Netzwerk zur Verfügung. Kunden können direkt Anfragen stellen und Lieferanten werden zusätzlich zu den Suchergebnissen, bspw. in Google, gefunden.

Kunden, die SAP Ariba im Einsatz haben und ihre gesamten internen Prozesse nun digital abbilden, möchten diese auch mit ihren Lieferanten digital abwickeln. Um diese wichtigen Kunden zu halten, ist es von großem Vorteil, selbst SAP Ariba einzuführen und die Kundenzufriedenheit aufrecht zu erhalten.

Fazit

Mit dem Einsatz von SAP Ariba erhalten Sie eindeutig ein großes Einsparungspotenzial sowohl für den Zeitaufwand, den ihre Mitarbeiter für die Einkaufsprozesse benötigen, als auch für die Kosten der Einkäufe. Die Digitalisierung des Einkaufs- und Beschaffungsprozesses bietet optimale Möglichkeiten, um Ihre Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. Mit klaren Lieferantenlisten und auf Lieferantenseite, klaren Angebotsvorlagen, können die Bestell- und Lieferqualitäten jederzeit hochgehalten werden.

Erfahren Sie in unserem letzten Blogbeitrag „Beschaffung und Bestandsführung in SAP – so optimieren Sie Ihr System“, welche weiteren Möglichkeiten es für die Optimierung der Beschaffungs- und Einkaufsprozesse im SAP-System gibt.