Ohne Office 365-Backup geht es nicht – wir zeigen Ihnen warum

Zahlreiche Unternehmen haben Office 365 bereits im Einsatz. Eine kürzlich veröffentlichte Studie des Forschungs- und Beratungsunternehmens Gartner bestätigt die Popularät des cloudbasierten Abo-Dienstes. Demnach ist die Nutzeranzahl von Office 365 innerhalb der letzten drei Jahre kontinuierlich gestiegen.

Kein Wunder, denn Microsoft Office 365 gehört heutzutage zu den beliebtesten Software-as-a-Service (SaaS)-Plattformen weltweit. Leistungsstarke Funktionen, ununterbrochene Verfügbarkeit und zahlreiche Anwendungsszenarien sprechen für die Office 365-Cloud.

Ein Rundum-Sorglos Paket also? Keineswegs: Microsoft stellt mit Office 365 zwar leistungsstarke Services bereit, ein wirklich umfassendes Backup gehört jedoch nicht dazu.

So funktioniert der Schutz von Office 365-Daten

Während Backups für On-Premise-Lösungen eine Selbstverständlichkeit sind, werden sie in der Cloud viel zu selten thematisiert. Dass ein zusätzliches Backup für SaaS-Daten nämlich nicht notwendig ist, ist ein weit verbreiteter Irrglaube. 

Microsoft stellt Office 365-Kunden zwar standardmäßig Datenschutz-Möglichkeiten zur Verfügung, doch wie diese im Detail aussehen, ist den wenigsten bewusst. Letztlich liegt es in der Verantwortung der Unternehmen, ihre Daten umfassend in der Cloud zu schützen.

Zu den vorhanden Datenschutzmaßnahmen in Office 365 gehören z. B. Papierkörbe in SharePoint und Exchange. Auch die Versionierung von Dateien ist möglich. Außerdem sorgt Microsoft für eine hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit durch redundante Datenhaltung in Office 365.

Doch nur weil die Infrastruktur und die Applikationen jederzeit zur Verfügung stehen, heißt das nicht, dass ein Datenverlust ausgeschlossen ist. Die nativen Papierkörbe und Versionsverläufe in Office 365 sind nämlich keineswegs mit einem echten Backup gleichzusetzen. 

Die Möglichkeit der Archivierung und Versionierung kann zwar dazu beitragen, Ihre Dateien zu schützen, dennoch sind zusätzliche Datenschutzszenarien zwingend notwendig. Ohne den richtigen Backup-Plan kann die Datenrettung sehr teuer oder sogar unmöglich sein.

Darum ist eine Office 365-Backup-Lösung notwendig

Eine kürzlich durchgeführte Studie der Aberdeen Group hat gezeigt, dass etwa ein Drittel aller Unternehmen bereits Daten in der Cloud verloren haben. Dieser Datenverlust kann auf Löschung, Benutzerfehler, Hacker, das Schließen eines Kontos sowie Integrationsfehler zurückgeführt werden.

Angenommen, Sie löschen versehentlich eine E-Mail, eine OneDrive-Datei oder ein SharePoint-Element. Zunächst kein Grund zur Panik, denn in Office 365 können gelöschte Elemente zumindest für einen bestimmten Zeitraum wiederhergestellt werden.

Dafür gibt es Speicherplätze, wie z. B. den Ordner „Gelöschte Elemente“ in Outlook, in dem Sie die gelöschte E-Mail einfach wieder zurück an ihren ursprünglichen Speicherplatz verschieben können.

Vorraussetzung ist, dass Sie das gelöschte Element an seinem Archivierungsort finden, bevor dieser nach Ablauf der Archivierungsfrist automatisch oder manuell durch einen Administrator geleert wird.

Aber was ist, wenn Hacker Ihre Dateien böswillig löschen? Häufig wird in diesem Fall der Angriff gar nicht bemerkt, da Malware darauf abzielt, möglichst unbemerkt Schaden anzurichten. Sollten Sie die Löschung Ihrer Daten nicht rechtzeitig bemerken, haben Sie keine Möglichkeit mehr, Ihre Daten wiederherzustellen.

Darüber hinaus können im Zuge einer Malware-Attacke auch hunderte oder gar tausende von Dateien gelöscht werden, deren Lokalisierung und Wiederherstellung enorm viel Zeit beanspruchen würde.

Ein Backup-Tool von Drittanbietern ermöglicht es Ihnen, so viele Dateien wie nötig zu finden und diese wiederherzustellen. 

On-Premise- vs. Cloud-Backup für Office 365

Alle Cloud-Services von Microsoft basieren auf dem Prinzip der gemeinsamen Verantwortung. Konkret bedeutet das, dass Office 365 zwar über ein zuverlässiges Disaster Recovery auf Providerseite verfügt, Unternehmen sich jedoch zusätzlich vor Datenverlust durch versehentliches Löschen oder Hackerangriffen schützen müssen.

Dabei gibt es die Möglichkeit, Office 365-Daten durch On-Premise- und Cloud-Backup-Lösungen zu schützen. Der Schutz durch ein On-Premise-Backup wird durch Software ermöglicht. Unternehmen müssen also einen Server zum Betrieb der Software bereitstellen.

Außerdem müssen sich Unternehmen um die Konfiguration und die laufende Wartung der Software kümmern. Dazu gehört neben der Entscheidung über den am besten geeigneten Umfang und Zeitplan der Backups auch die laufende Überwachung auf Fehler.

In diesem Zusammenhang sollte daher beachtet werden, dass Support und Fehlerbehebung die Arbeitsbelastung des eigenen IT-Teams enorm erhöhen. Das lässt sich in den Servicekosten nicht ohne Schwierigkeiten ausdrücken. Fest steht, dass eine On-Premise-Backup-Lösung mit Zeit- und Arbeits-Ressourcen verbunden ist.

Eine Backup-Lösung aus der Cloud kann also durchaus eine praktische Alternative darstellen. Hier können Sie auszuwählen, was geschützt werden soll, wo Ihre Daten gespeichert werden und wie Ihre Inhalte wiederhergestellt werden sollen.

Einrichtung und Installation sind hier nicht notwendig, sodass Sie innerhalb weniger Minuten nach Anforderung einer Testversion das erste Backup durchführen können.

Auch wenn On-Premise-Software möglicherweise die vertrautere Lösung sein mag, stellt ein cloudbasiertes Backup einen sehr effizienten Lösungsweg dar. 

Cloud-Backups bedeuten, dass Sie keinen Overhead verwalten müssen. Außerdem erzielen Sie erhebliche Einsparungen, da Sie keine eigene Infrastruktur verwalten müssen.