Microsoft Kaizala – Für welche Unternehmen lohnt sich der Messenger?

Microsoft bietet die App Kaizala jetzt weltweit an. Das Tool wurde ursprünglich für den asiatischen und indischen Markt entwickelt und mutet wie ein weiterer Messenger an. Wir gehen deshalb der Frage nach, was Kaizala von anderen Chat-Tools wie WhatsApp oder Threema und auch dem hauseigenen Skype for Business unterscheidet.

Microsoft Kaizala: Kollaborations-Vorteile für Unternehmen oder nur ein weiterer Messenger?

Microsoft Kaizala war lange Zeit nur in Asien und Indien erhältlich, später weitete Microsoft den Vertrieb auf insgesamt 28 Schwellen- und Entwicklungsländern aus. Jetzt wurde die App in über 40 Sprachen übersetzt und steht Kunden weltweit für Android und iOS zur Verfügung. Für gewerbliche Kunden von Office 365 ist die App kostenlos, ansonsten kostet Microsoft Kaizala Pro 1,50 Euro pro Nutzer und Monat. Eine kostenlose Version für Endkunden ist ebenfalls erhältlich, in der jedoch viele administrative Funktionen fehlen. 

Microsoft ist überzeugt, mit dieser App sein Office-Portfolio sinnvoll zu erweitern und strebt eine stärkere Durchdringung seiner Nutzerbasis an. Doch mit Skype for Business (demnächst Microsoft Teams) ist eigentlich bereits ein hauseigener Messenger für Geschäftskunden verfügbar. Anwender und Entscheider stellen sich deshalb gleichermaßen die Frage, wo die Mehrwerte von Kaizala liegen und ob ein Rollout sinnvoll ist.

Die Anfänge von Microsoft Kaizala als App für Messaging- und Ticketsystem

Den Startschuss für Kaizala gab es vor einigen Jahren in Indien. Microsoft positionierte seine neue App als Tool zur Kommunikation und Kollaboration, insbesondere für Field-Services und Außendienst-Mitarbeiter. Als besondere Anforderung für den indischen Markt stand dabei die Möglichkeit zur Zusammenarbeit auch bei extrem schlechter Internetverbindung bzw. sehr geringen Übertragungsraten im Mittelpunkt. Logisch, dass ein textbasierter Messenger hierfür die beste Wahl ist.

Der Name der App ist dabei alles andere als zufällig gewählt. Aus der indischen Sprache Harathi übersetzt bedeutet Kaizala (gesprochen Kehsalla mit betontem E) „Was ist los?“. Die Platzierung direkt neben WhatsApp ist also durchaus Absicht von Microsoft.

Business-Funktionen in Microsoft Kaizala: Ein wirklicher Mehrwert?

Natürlich ist mit Microsoft Kaizala der altbekannte 1:1 Chat möglich, genauso wie Gruppenchats und das Austauchen von Medien und Dateien. Das alleine stellt jedoch keinen Mehrwert gegenüber den oftmals kostenlosen Alternativen dar. Deshalb wartet die App mit einigen Funktionen auf, die über das reine Messanging hinausgehen.

Benutzer können Ihre Kontakte in verschiedene Gruppen aufteilen, beispielsweise für Kollegen oder externe Ansprechpartner. Hierzu existiert ein für alle Kaizala-Nutzer offenes Verzeichnis, in das man nach der Registrierung mit der Telefonnummer automatisch eingetragen wird. Außerdem existieren native Funktionen für Umfragen, Ankündigungen oder Abstimmungen. Über Schnittstellen kann die App in bestehende Systeme integriert und automatisiert werden.

Die Pro-Version bietet weitere Funktionen, die natürlich besonders auf Geschäftskunden abzielen. Es können geschlossene Gruppen für Organisationen, Unternehmen oder Niederlassungen erstellt werden. Auch die Integration von Analysetools ist hier möglich, wodurch aufschlussreiche Nutzungsstatistiken gewonnen werden.

Soweit so gut, doch über mehr oder weniger große Umwege sind diese Funktionen auch mit kostenlosen Alternativen realisierbar. Wie will Microsoft seine neue App also Business-Kunden schmackhaft machen?

Als erstes ist hier die Integration von Micrososft Kaizala in Office 365 zu nennen. Die App ist jetzt fester Bestandteil des Office-Pakets und somit direkt in Ihre bestehenden Systeme und den vorhandenen Office 365 Tenant integriert. Es entstehen also keinerlei zusätzliche Kosten. Und da es sich um eine reine App handelt, ist es nicht notwendig, eine spezielle Infrastruktur für Microsoft Kaizala zu schaffen. Die Einführung ist also schnell und kostenlos.

Für Geschäftsanwender noch wichtiger ist allerdings das Thema Sicherheit und Compliance. Hier gelten in erster Linie die Anforderungen des Gesetzgebers, an die sich Unternehmen unbedingt zu halten haben. Das Schlagwort DSGVO und der damit einhergehende Trubel stecken vielen Unternehmen noch tief in den Knochen. Aber auch darüber hinaus gibt es unternehmensinterne Richtlinien bezüglich der Datensicherheit. Diese gilt es insbesondere bei der Kommunikation von konkreten, laufenden Aufträgen einzuhalten.

Da insbesondere In-Field-Arbeitern (den sogenannten Frontline-Workern) und Mitarbeiter im Außendienst oftmals noch auf Dienste wie WhatsApp oder den Facebook Messenger zurückgreifen, will Microsoft genau an dieser Stelle ansetzen und Unternehmen unterstützen, die Compliance-Richtlinien einzuhalten.

Kaizala Actions: Ein echtes Alleinstellungsmerkmal von Microsoft Kaizala?

Weitere Vorteile bieten die sogenannten Kaizala Actions. Unter diesem Überbegriff fasst Microsoft verschiedene Aktionen zusammen, die den Arbeitsfluss effizienter und intuitiver gestalten. Die Auswahl ist schon relativ groß und wird regelmäßig erweitert. Es können aber auch individuelle Aktionen erstellt werden, um Ihre individuellen Prozesse abzubilden. Folgende Kaizala Actions gefallen uns bisher am besten:

• Kaizala Announcement: Ankündigungen, die Sie gleichzeitig in verschiedenen internen oder offenen Gruppen teilen können. Ihre Anwender können diese mit einem Like versehen oder kommentieren.
• Kaizala Job: Weisen Sie Personen Aufgaben zu und kontrollieren Sie deren Fortschritt. Rückmeldungen sind dabei über direkte Nachrichten oder Kommentare möglich und können auch von anderen Gruppenmitgliedern verfasst werden.
• Kaizala Live Location: Fordern Sie den Standort eines Mitarbeiters an. Dieser kann dann entscheiden, ob und wie lange er seinen aktuellen Standort in Echtzeit mit Ihnen teilt. Optional kann dazu auch ein Bild mit dem Standort der Aufnahme versendet werden.
• Kaizala Quick Poll: Erstellen Sie individuelle Umfagen, um Informationen von Mitarbeitern oder Kunden zu sammeln. Die Ergebnisse werden aufbereitet und in Echtzeit aktualisiert.

Zusammenfassend finden wir, dass die Funktionen von Microsoft Kaizala gerade für die Verwendung im beruflichen Umfeld eine gute Ergänzung zu den üblichen Messaging-Funktionen darstellen. Die Funktionen sind stark auf Unternehmen mit vielen Außendienst- bzw. Servicemitarbeiter zugeschnitten und bieten vor allem hier deutliche Vorteile. Außerdem ist Microsoft Kaizala in Ihrem Office 365 Tenant inklusive und verursacht keine zusätzlichen Kosten. Testen Sie es doch also einfach mal selbst!