Eingehende Mahnungen automatisieren inside SAP mit der dunningLINE

Gerade in Unternehmen, die tagtäglich einer hohen Anzahl an Eingangsrechnungen ausgesetzt sind, kann es passieren, dass die Buchhaltung mit den vielen zu buchenden Rechnungen nicht hinterherkommt. Oftmals gehen komplexe und langwierige Freigabeprozesse einer abschließenden Buchung voraus, weshalb der Zeitrahmen der zu buchenden Rechnung schnell mal überschritten wird.

Wenn eine Mahnung im Unternehmen eingeht, wird der Prozess jedoch noch komplizierter und folgende Fragen müssen so schnell wie möglich beantwortet werden: Warum kam diese Mahnung bei uns an? Welche Person hat die zugehörige Rechnung zuvor bearbeitet oder nicht bearbeitet? Wo liegt die entsprechende Rechnung aktuell, wo ist sie abgelegt, wer bearbeitet sie gerade?

Eine Lösung, die eingehende Mahnungen mit den entsprechenden Rechnungen verknüpft, den aktuellen Status abrufen kann sowie notwendige Kommunikationsvorgänge in Gang setzt, kann hier große Abhilfe schaffen.

Eingehende Mahnungen automatisieren mit der dunningLINE inside SAP

Funktionsweise der dunningLINE

Mit der dunningLINE können Sie eingehende Mahnungen automatisieren, den Mahnungs­prozess um ein Vielfaches beschleunigen und die manuelle Arbeit Ihrer Buchhalter reduzieren.

1. Mahnungseingang per Post oder E-Mail: Mahnungen, die per E-Mail eingehen, werden durch den so genannten mailHANDLERpdf als jene erkannt und verarbeitet. Mahnungen, die auf dem Postweg eintreffen, müssen zur Verarbeitung gescannt werden.
2. Datenerkennung mit Freiform-Erkennung: Durch die Weitergabe an das SAP-System kann die Freiform-Erkennung das Dokument erfassen und alle notwendigen Daten ausgeben. Durch die Integration der Positionserkennung* erhalten Sie sehr stabile und fehlerfreie Erkennungsquoten.
3. Datenvalidierung – Verknüpfung mit Rechnung: Nach der Mahnermittlung stellt die dunningLINE einen Bezug zur dazugehörigen Rechnung her. Wenn Rechnungen schon vorerfasst sind, liefert Ihnen das SAP-System die notwendigen Informationen zum Status der Rechnung oder bei welchem Schritt im Workflow die Rechnung sich gerade befindet.
4. Automatische bzw. manuelle Zuweisung der Vorgänge: Ihre Buchhaltung sieht in der Übersicht nur die Dateien, die sie auch tatsächlich bearbeiten muss.
5. Vorgangsklärung durch Korrespondenzfunktion: Wenn weitere Vorgänge, wie beispielsweise eine Kommunikation mit dem Lieferanten, in Gang gesetzt werden müssen, kann dies ganz bequem direkt aus dem SAP-System geschehen – per E-Mail.

*Was ist die Positionserkennung? Mit Hilfe der Freiform-Erkennung werden eingehende Dokumente im SAP-System gelesen und für die Mitarbeiter in der Buchhaltung angezeigt. Mit Hilfe der Positionserkennung können Sie nun noch schneller und fehlerfreier komplette Dokumente und deren relevante Informationen erkennen. Einen großen Vorteil spielt die Positionserkennung vor allem im Bereich der automatisierten Hintergrundbuchung, auch Dunkelbuchung genannt. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Bedingungen ein Dokument für eine automatische Dunkelbuchung erfüllen muss. Die Positionserkennung wird das gesamte Dokument ohne Lücken erfassen. Eine Nachbearbeitung für Ihre Buchhaltung wird nicht mehr notwendig sein. Dies stellt eine ganz enorme Reduzierung der Bearbeitungs- und Überprüfungszeit dar. Wie beschrieben, ist die Positionserkennung in der dunningLINE bereits enthalten. Für weitere unserer flowDOCS Solutions stellt die Positionserkennung eine wertvolle Ergänzung dar.

Voraussetzungen für den Einsatz der dunningLINE

Für einen erfolgreichen Einsatz der dunningLINE müssen ein paar Voraussetzungen gegeben sein. Unter anderem müssen die Stammdaten in SAP fehlerfrei und vollständig gepflegt sein. Darunter fallen vor allem die Kreditoren und Kopfdaten. Des Weiteren sollte eine Archivierungslösung vorhanden sein, die jedoch auch bei Bedarf von flowDOCS (member of abilis group) eingeführt werden kann. Ein Server für die Verbindung von OCR an SAP muss ebenfalls zur Verfügung gestellt werden. Um Mahnungen, die per Post eingehen, auslesen zu können, müssen diese per Scanner gescannt werden können. Nicht zu vergessen sind auch bestimmte PDF-Vorgaben, wie beispielsweise die Tatsache, dass diese ausschließlich in schwarz-weiß vorliegen können, damit die Freiform-Erkennung die notwendigen Daten auslesen kann.

Bis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Blogbeitrags funktioniert die dunningLINE ausschließlich mit dem Einsatz der invoiceLINE. Jedoch soll in Zukunft auch die Nutzung mit einer anderen digitalen Rechnungseingangslösung möglich sein.

Vorteile der dunningLINE

• Mit der dunningLINE erhalten Sie eine klare Übersicht über Ihre eingegangenen Mahnungen. Die Buchhaltung erhält eine Auflistung der eingegangenen Mahnungen und kann diese umgehend bearbeiten. Somit können keine Dateien untergehen.
• Bei einer Intransparenz des Mahnungsprozesses kann es dazu kommen, dass Mahngebühren fälschlicherweise von Ihnen bezahlt werden, da der Bezug zur Rechnung nicht mehr hergestellt werden kann. Mit der Verknüpfung zur invoiceLINE und dem Bearbeiten an einem zentralen Ort im SAP-System sparen Sie sich neben fälschlichen Gebühren natürlich auch nachfolgende zweite Gebühren.
• Mit der Freiform-Erkennung im SAP-System bearbeiten Sie Mahnungen direkt im SAP-System an einem Ort. Probleme durch jegliche Schnittstellen entfallen dadurch.
• Die manuelle Arbeit Ihrer Buchhaltung wird maßgeblich reduziert.
• Aus dem SAP-System heraus können Sie direkt auf Korrespondenzfunktionen zurückgreifen. E-Mails können aus SAP an die entsprechenden Lieferanten oder die Rechnungsbearbeiter gesendet werden.
• Durch die Verknüpfung der dunningLINE mit der invoiceLINE werden die Vorgangsdaten der invoiceLINE automatisch aktualisiert. So sind Sie jederzeit auf dem aktuellsten Stand bezüglich des Rechnungsstatus.
• Ein Download von Kreditorenstammdaten und Bestelldaten, um eine externe Erkennungskomponente zu erlangen, ist nicht notwendig.
• In der dunningLINE ist die Positionserkennung standardmäßig integriert. Sie erhalten somit alle notwendigen Informationen bezüglich der Kopfdaten, den Rechnungsnummern und allen weiteren Positionen.