Wie die effiziente Gestaltung der internen Kommunikation 2024 in Ihrem Unternehmen mit Microsoft 365 gelingen kann

Der Januar steht üblicherweise unter dem Stern der guten Vorsätze und Zielsetzungen für das neue Jahr. Passend dazu möchten wir in diesem Beitrag aufzeigen, wie Sie Ihre interne Kommunikation 2024 mit Microsoft 365 verbessern und somit auch Ihre gesteckten Kommunikationsziele effektiver erreichen können.

Bedeutung der internen Kommunikation

Interne Kommunikation ist Teil der Unternehmenskommunikation und umfasst die Kommunikation zwischen Führungskräften und ihren Mitarbeitenden wie auch unter den Mitarbeitenden – entweder als Individuen oder im Kollektiv (bspw. Abteilungen oder Teams). Interne Kommunikation hat also einerseits eine Führungsfunktion inne, andererseits sind auf der operativen Ebene darunter die geplanten Kommunikationsinstrumente zu verstehen. Sie umfasst also bestimmte Maßnahmen, die dem internen Wissenstransfer, einer effizienten Zusammenarbeit und einer optimalen Koordination innerhalb eines Betriebs dienen.

Im gegenwärtigen Geschäftsumfeld sind Anpassungsfähigkeit und Agilität ausschlaggebende Erfolgsfaktoren. Eine klare und effektive interne Kommunikation dient nicht nur der Steuerung des Tagesgeschäfts, sie ermöglicht auch die Harmonisierung der Zusammenarbeit zwischen Business Units, Abteilungen und Teams und dadurch die Ausrichtung auf gemeinsame Ziele. Interne Kommunikation ist auch Medium der Unternehmenskultur. Sie schafft Transparenz und somit Vertrauen, verbindet Mitarbeitende, was wiederum deren Engagement und Produktivität fördert.

Die interne Kommunikation stellt letztlich also die Basis für effiziente Prozesse und eine starke Organisationskultur dar und beeinflusst den Gesamterfolg eines Unternehmens somit entscheidend.

Möglichkeiten zur Stärkung der internen Kommunikation durch Microsoft 365

Ausgangsbasis für die Beurteilung, wie die Microsoft 365 Tools bei der Verbesserung der internen Kommunikation unterstützen können, ist die Ausarbeitung einer umfassenden Kommunikationsstrategie mit klaren Zielen. Um realistische Ziele richtig zu formulieren und die Wahrscheinlichkeit der Zielerreichung zu erhöhen, empfiehlt sich grundsätzlich die Anwendung eines geeigneten Werkzeugs, bspw. der SMART-Methode.

Ausgehend von den verschiedenen Zielformulierungen haben wir nachstehend zusammengetragen, wie die Microsoft 365-Produkte bei der Erreichung Ihrer Kommunikationsziele gezielt eingesetzt werden und unterstützen können.

1. Ziel: Förderung der täglichen Kommunikation
   • Maßnahme: Implementierung täglicher Stand-up-Meetings/ Dailies mit Microsoft Teams. Hier gilt: Kurz & knackig. Eine Viertelstunde zu Tagesbeginn reicht zur kurzen Abstimmung innerhalb eines (Projekt-)Teams aus.
   • Microsoft 365-Funktionen: Über die Videokonferenzfunktionen von Teams oder mittels der Outlook-Kalenderintegration, können Meetings effizient geplant und organisiert werden.
2. Ziel: Verbesserung des Informationsflusses zwischen Abteilungen
   • Maßnahme: Aufbau eines zentralen Info-Hubs mit SharePoint Online, um Ressourcen und Wissen unternehmensweit zu teilen.
   • Microsoft 365-Funktionen: SharePoint für die Dokumentenverwaltung und Teams-Kanäle für die abteilungsübergreifende Kommunikation. SharePoint-Seiten können als Tabs in Teams-Kanälen integriert werden, sodass Dokumente und Informationen direkt in Teams zugänglich sind.
3. Ziel: Förderung von Mitarbeiterengagement, Innovation und Kreativität
   • Maßnahme: Nutzung von Communities auf Viva Engage als internes soziales Netzwerk, um Engagement und Ideenaustausch im Unternehmen zu fördern.
   • Microsoft 365-Funktionen: Integration von Viva Engage in Teams- oder Sharepoint-Umgebung und Verwendung von Microsoft Forms für Umfragen und Feedback. Auch diese können in SharePoint-Seiten eingebunden werden.
4. Ziel: Optimierung der Projektmanagement-Prozesse innerhalb von Projektteams
   • Maßnahme: Implementierung eines zentralisierten Projektmanagement-Systems mit Microsoft Planner.
   • Microsoft 365-Funktionen: Planner ermöglicht es, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und deren Fortschritt zu überwachen. Die Integration in Teams erlaubt es, Aufgaben direkt in den relevanten Teams-Kanälen zu diskutieren und Fortschritte transparent zu machen.
5. Ziel: Förderung von Flexibilität und Remote Work bei gleichbleibender Qualität der Zusammenarbeit
   • Maßnahme: Implementierung von To Do für die persönliche Aufgabenverwaltung.
   • Microsoft 365-Funktionen: To Do ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Aufgaben zu verwalten und im Team zu koordinieren. Die Synchronisation mit Outlook erleichtert die Planung und Priorisierung von To Dos.
6. Ziel: Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
   • Maßnahme: Einführung eines Feedback-Formulars oder regelmäßiger Feedback-Runden mittels Microsoft Forms.
   • Microsoft 365-Funktionen: Mit Forms können schnell und einfach Umfragen und Formulare erstellt werden, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, anonym Feedback zu geben oder Verbesserungsvorschläge einzureichen.
7. Ziel: Effiziente und umfassende Mitarbeiterschulungen
   • Maßnahme: Nutzung von Microsoft Stream für die Bereitstellung von Schulungsmaterialien und -videos.
   • Microsoft 365-Funktionen: Stream bietet die Möglichkeit, eine interne Video-Plattform aufzubauen, was für eine interaktive und flexible Schulungslösung genutzt werden kann. Zudem können Streams in Teams und Sharepoint integriert werden, um den Zugriff zu erleichtern.

Zwischenzeitlich dürfte bekannt sein, dass Microsoft 365 ein breites Spektrum an Tools bietet, das weit über Teams hinausgeht. Von der Kommunikation in Echtzeit bis hin zur gemeinsamen Dokumentenbearbeitung und unternehmensweiten Vernetzung – die Kombination aus Teams, SharePoint, Viva Engage, Planner und weiteren Anwendungen ermöglicht es uns, im Rahmen eines Modern Workplace neue Wege in der internen Kommunikation zu beschreiten. Durch diese Tools können wir nicht nur unsere Kommunikation verbessern, sondern auch eine Kultur der Effizienz, Transparenz und Innovation etablieren und fördern.