Steuerbefreiung von alleine: Gelangensbestätigungen inside SAP verwalten

Seit dem 01. Januar 2014 muss bei Lieferungen von Deutschland ins EU-Ausland ein Nachweis über das Gelangen der Ware erbracht werden, eine sogenannte Gelangensbestätigung. Diese Gesetzgebung wurde eingeführt, um Steuerbetrug in Form von Karussellgeschäften zu unterbinden. 

Mit der Einreichung der Gelangensbestätigung beim Finanzamt müssen Sie dann in der Regel keine Umsatzsteuer zahlen. Was genau eine Gelangensbestätigung ist, wie sie auszusehen hat und wie Sie diese über Ihr SAP-System abwickeln können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Warum Gelangensbestätigung?

Eine innergemeinschaftliche Lieferung erfolgt dann, wenn ein deutscher Unternehmer Waren innerhalb der EU exportiert. Nach §4 UStG sind diese Lieferungen steuerfrei, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Ware tatsächlich in das EU-Ausland befördert oder versendet und dort angenommen wurde. Die Gelangensbestätigung ist damit nach § 17a UStDV ein umsatzsteuerrechtlich vorgeschriebener Nachweis für innergemeinschaftliche Lieferungen. 

Inwiefern Sie tatsächlich eine Gelangensbestätigung abgeben müssen, ist abhängig vom gewählten Transport: 

1. Beförderung durch das Unternehmen oder den Abnehmer selbst: Der Nachweis über das Gelangen der Ware kann nur durch eine Gelangensbestätigung erfolgen.
2. Versendung durch einen Dritten (beauftragter Spediteur, Kurierdienst oder Postdienstleister vom Abnehmer): Es kann auf die Gelangensbestätigung verzichtet werden, wenn dafür ein gleichberechtigter Nachweis (z. B. Versendungsbeleg, Frachtbrief, Konnossement oder handelsübliche Spediteurbescheinigung) vorgelegt wird. Abhängig davon, welcher Dritte eingebunden wird, ist jedoch dann nicht nur ein Nachweis ausreichend.

Inhalte einer Gelangensbestätigung

Damit eine Lieferung tatsächlich umsatzsteuerbefreit ist, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Zunächst muss eine innergemeinschaftliche Lieferung vorliegen. Das bedeutet: 

1. Die Ware wird von einem Mitgliedstaat der EU in einen anderen versendet.
2. Die Lieferung erfolgt zwischen zwei Unternehmen.
3. Der Lieferempfänger erwirbt die Ware für sein Unternehmen.
4. Der Erwerb der Ware im EU-Ausland unterliegt der Umsatzsteuer.
5. Die Ware ist tatsächlich beim Lieferempfänger im EU-Ausland angekommen.
6. Es wird ein Nachweis über das Gelangen der Ware erbracht. 

Diese Voraussetzungen werden durch die Gelangensbestätigung nachgewiesen. Allerdings muss diese einige Pflichtangaben enthalten: 

1. Name und Adresse des Abnehmers
2. Gelieferte Menge und handelsübliche Bezeichnung
3. Empfänger und Bestimmungsort
4. Monat und Ort des Erhalts der Lieferung
5. Ausstellungsdatum der Bestätigung
6. Unterschrift des Abnehmers oder von demjenigen, der im Auftrag dafür handelt (nicht erforderlich bei elektronischer Übermittlung, Abnehmer muss allerdings klar erkennbar sein) 

Standard-Prozess der Gelangensbestätigung

Für den Prozess und die Richtigkeit der Gelangensbestätigung ist ganz allein das liefernde Unternehmen verantwortlich. Der typische Ablauf sieht wie folgt aus: 

1. Die Gelangensbestätigung wird vom liefernden Unternehmen an den Lieferempfänger übermittelt. Dies kann über den postalischen oder über den elektronischen Weg erfolgen.
2. Die Gelangensbestätigung wird vom Abnehmer schriftlich oder elektronisch ausgefüllt und an das liefernde Unternehmen zurückgeschickt.
3. Das liefernde Unternehmen reicht die Gelangensbestätigung beim Finanzamt ein und muss diesen Nachweis zehn Jahre lang aufbewahren. 

Gut zu wissen: Der Nachweis kann auch per Sammelbestätigung erbracht werden, sodass der Lieferempfänger im EU-Ausland nur quartalsmäßig den Empfang der Ware bestätigen muss.

SAP AddOns für die Gelangensbestätigung

Je mehr Lieferungen Sie ins EU-Ausland tätigen, desto mehr administrativen Aufwand haben Sie mit der Abwicklung der Gelangensbestätigungen. Dazu kommt, dass der SAP-Standard dafür nicht genug Funktionalitäten bietet, sodass in vielen Unternehmen dieser Prozess noch manuell abläuft. 

Mithilfe von SAP AddOns können Sie die Abwicklung der Gelangensbestätigung in Ihr SAP-System integrieren und automatisieren. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden entlastet, die Transparenz erhöht und der gesamte Prozess damit effizienter gestaltet. Wir bieten Ihnen dafür zwei Lösungen, die eine Automatisierung, Überwachung und Archivierung Ihrer Gelangensbestätigungen ermöglichen.

Prozess inside SAP abbilden: SAP AddOn Gelangensbestätigung

Unser SAP AddOn Gelangensbestätigung bildet die Basis für eine Abwicklung der Gelangensbestätigungen im SAP-System: 

• Erstellung inside SAP: Die Gelangensbestätigung wird automatisch beim Warenausgang in Ihrem SAP-System erstellt. Daraufhin kann sie zusammen mit dem Lieferschein über einen beliebigen Kommunikationsweg versendet werden. 
• Erhöhte Transparenz: Alle Transaktionen werden in einer Log-Tabelle gebündelt. So haben Sie immer einen guten Überblick über alle versendeten Gelangensbestätigungen. 
• Ablage inside SAP: Die empfangenen Gelangensbestätigungen können einfach im SAP-System gepflegt und archiviert werden.

Prozess komplett elektronisch abwickeln: SAP AddOn Gelangensbestätigung via AIF

Wenn Sie die den Prozess der Gelangensbestätigungen komplett elektronisch abwickeln und damit einen höchstmöglichen Automatisierungsgrad erreichen möchten, so empfiehlt sich unser SAP AddOn Gelangensbestätigung via AIF: 

• Ganzheitlicher Prozess: Auch hier wird die Gelangensbestätigung automatisch beim Warenausgang generiert. Zusätzlich findet der Versand über das SAP-System automatisch statt, indem die Gelangensbestätigung dann per E-Mail in Form eines Adobe Interactive Forms (AIF) an den Lieferempfänger verschickt wird. Dieser kann damit die Gelangensbestätigung einfach selbst elektronisch bearbeiten und zurückschicken. 
• Überwachung inside SAP: Über eine Log-Tabelle erhalten Sie ein aktuelles Status-Monitoring. Darüber hinaus können ausstehende Gelangensbestätigungen einfach erneut angestoßen werden. 
• Automatisierte Archivierung: Die zurückgeschickte Gelangensbestätigung wird automatisiert in Ihrem SAP-System verarbeitet, validiert und archiviert und ist über eine Transaktion jederzeit abrufbar. 

Vorteile der SAP AddOns zur Gelangensbestätigung

Die Vorteile, die eine SAP-integrierte Abwicklung Ihrer Gelangensbestätigungen mit sich bringt, haben wir hier noch einmal für Sie zusammengefasst: 

• Zeitersparnis & Entlastung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Durch eine Automatisierung des Prozesses ist der manuelle Aufwand gering bis nahezu gar nicht mehr vorhanden.
• 100% in SAP integriert: Durch die SAP-Integration können Sie Ihre Gelangensbestätigungen komplett papierlos verwalten. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern ist auch noch gut für die Umwelt.
• Guter Überblick: Sie können Ihre Gelangensbestätigungssituation jederzeit überwachen und somit gut nachvollziehen.
• Einhaltung der Gesetzgebung: Mit unseren SAP AddOns können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Gelangensbestätigungen gesetzeskonform abwickeln und revisionssicher archivieren.
• Zukunftssicher: Unsere SAP AddOns können natürlich auch in ein S/4HANA-System integriert werden. Wenn Sie Ihren gesamten Außenhandel im SAP-System abbilden möchten, empfehlen wir Ihnen unser Außenhandelspaket für S/4HANA. Mehr dazu erfahren Sie auch in unserem Blogbeitrag zum Außenhandel. 

Verzichten Sie auf den bürokratischen Mehraufwand und verwalten Sie Ihre Gelangensbestätigungen einfach komplett in Ihrem SAP-System. Mit unseren SAP AddOns sind Sie dabei immer auf der sicheren Seite. Wir unterstützen Sie bei der gesamten Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Außenhandelsprozesse. Kontaktieren Sie uns gerne und vereinbaren Sie einfach ein unverbindliches Beratungsgespräch.