Nie mehr abtippen – mit OCR zur Prozessautomatisierung in Ihrem SAP-System

Alle reden von Digitalisierung, doch wir sind gerade in Deutschland nicht in allen Lebensbereichen immer so fortschrittlich, wie wir denken. Bürokratie und Papierkram ist das Stichwort. Da kommt es immer noch sehr häufig vor, dass Sie ein Dokument nur in Papierform vorliegen haben. Natürlich könnten Sie das Dokument einfach einscannen oder fotografieren, aber was passiert dann? Sie haben das Dokument nur als digitales Bild vorliegen – ein Bild, das nur aus Pixeln besteht. Ihr Computer kann dieses Bild nicht lesen und damit auch keine Informationen herausziehen. Dazu muss Ihr Gerät erst in der Lage sein, Bild in Text zu übersetzen und Buchstaben und Zahlen erst überhaupt zu erkennen. Und hier kommt OCR ins Spiel. 

Die OCR-Technologie wird in vielen Bereichen unseres alltäglichen Lebens eingesetzt, vielleicht auch dort, wo Sie es nicht gerade denken. Wussten Sie beispielsweise, dass die Post diese zur Adresserfassung, speziell zur Ablesung der PLZ, und somit zur Sortierung der Briefe nutzt? Oder dass die Polizei damit durch Kfz-Zeichen-Erkennung den Verkehr überwacht und ganz einfach Reisepass-Daten bei der Grenzkontrolle auslesen kann? Im weiteren Verlauf dieses Blogbeitrags fokussieren wir uns jedoch darauf, wie OCR im Dokumentenmanagement innerhalb Ihres SAP-Systems ein hilfreiches Tool sein kann. 

OCR einfach erklärt

OCR ist die Abkürzung für „Optimal Character Recognition“ und bedeutet auf Deutsch optische Zeichen- bzw. Texterkennung. Als Datenerfassungslösung kann die OCR-Technologie Daten aus verschiedenen Dokumenten (z. B. PDF-Dateien), wie auch aus einem Digitalbild, extrahieren. Diese Verarbeitung läuft dabei komplett automatisiert in vier Schritten ab:

1. Layout-Analyse: Als erstes wird die Struktur des Dokuments analysiert. Relevante und irrelevante Teile werden identifiziert und voneinander abgegrenzt. 
2. Textzerlegung: Alle relevanten Teile werden nochmals genauer untersucht und in verschiedene Teilelemente unterteilt. Diese Elemente werden wiederum zu Absätzen über Sätze bis hin zu einzelnen Wörtern und Zeichen aufgegliedert. 
3. Zeichenerkennung: Dann geht es darum, herauszufinden, um welches Zeichen (Buchstaben oder Zahl) es sich genau handelt. Dafür werden zwei Verfahren angewandt: Die Merkmalserkennung (Feature Matching) macht einen Buchstaben anhand einer Reihe von Merkmalen fest. So wird ein F beispielsweise anhand eines senkrechten und zwei waagrechten Strichen identifiziert. Mit der Mustererkennung (Pattern Matching) wiederum vergleicht die OCR-Technologie die gefundenen Zeichen mit Mustern aus der eigenen Datenbank. So werden zahlreiche Hypothesen aufgestellt, bis es dann schließlich zur Entscheidung kommt. Diese Zeichenerkennung erfolgt innerhalb von Millisekunden. 
4. Texterstellung: Zum Schluss werden die Zeichen zu ganzen Informationen zusammengesetzt und damit lesbar für den Computer gemacht. 

OCR im SAP-System mit den flowDOCS Automatisierungslösungen

Gerade Konzerne und mittelständische Unternehmen empfangen regelmäßig viele Dokumente, entweder analog per Post oder als PDF-Datei per E-Mail. Wie bereits geschildert, können Computer diese Dokumente dann nur als Bild wiedergeben, allerdings nicht verstehen und weiterverarbeiten, sodass alle Daten manuell ins SAP-System abgetippt werden müssten. Mit dem Einsatz von OCR vermeiden Sie diese eintönigen Arbeitsvorgänge. Auch unsere flowDOCS Solutions zur Prozessautomatisierung inside SAP basieren auf dieser Technologie:

• invoiceLINE: Automatisieren Sie Ihren Rechnungseingangsprozess.
• confirmationLINE: Verarbeiten Sie eingehende Auftragsbestätigungen komplett automatisiert.
• orderingLINE: Optimieren Sie die Verarbeitung von Kundenbestellungen.
• dunningLINE: Beschleunigen Sie Ihren Mahnungsprozess um ein Vielfaches.
• offeringLINE: Vereinfachen Sie Ihre Angebotserfassung und -überprüfung.
• avisLINE: Profitieren Sie von unserer Software-Lösung zur automatisierten Bearbeitung von debitorischen Zahlungsavisen.

OCR bildet dabei die Vorstufe im Automatisierungsprozess und das Herzstück unserer LINES. Sie liest relevante Daten aus den einkommenden Dokumenten und Dateien aus und überträgt diese ins SAP-System. Damit sorgt sie dafür, dass die erfassten Informationen dort innerhalb von Sekunden nach Eingang zur Verfügung stehen und weiterverarbeitet werden können. Das heißt: Sie können daraufhin die Positionserkennung einsetzen und Vorgänge einfach dunkel buchen oder Sie leiten einen Freigabeprozess ein, bei dem Ihre Buchhalterinnen und Buchhalter die von der OCR-Technologie erfassten Daten nur schnell überfliegen müssen. Sie möchten mehr zum Ablauf der einzelnen LINES erfahren? Dann informieren Sie sich gerne auf unserer Website.

Abtippen war gestern: Ihre Mehrwerte durch OCR in Ihrem SAP-System

Wie profitieren Sie nun jedoch von OCR? Mehrfach! Denn mit der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse hängen einige positive Faktoren zusammen: 

• Schnelle Datenerfassung: Die OCR-Technologie erfasst Daten innerhalb von Sekunden und überträgt diese in Ihr SAP-System. Dadurch können Sie in der Buchhaltung enorm Zeit einsparen – Zeit, die für die manuelle Dateneingabe aufgewandt werden musste, kann nun an anderer Stelle effizienter eingesetzt werden.  
• Automatisierte Prozesse: Durch den komplett automatisierten Prozess vermeiden Sie eintönige Arbeitsvorgänge und Ihre Buchhaltung wird entlastet. Dies resultiert zugleich in einer höheren Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. 
• Erhöhte Datenqualität: Bei all unseren LINEs hat sich die integrierte OCR-Technologie mit einer Erkennungsquote von ca. 95 % stets bewährt. Dagegen können sich beim manuellen Abtippen immer Fehler, in Form von Tippfehlern und Zahlendrehern, einschleichen.

Auch Sie möchten von OCR profitieren und Ihre Prozesse im SAP-System beschleunigen? Dann melden Sie sich gerne bei uns. Vom Rechnungseingang über Bestellbestätigungen bis hin zu Lieferantenmahnungen – wir digitalisieren und automatisieren Ihre Geschäftsprozesse.