In 5 Schritten zur geeigneten Projektmanagement-Software

Nahezu jedes Unternehmen kommt mit Projekten und der damit einhergehenden Notwendigkeit zum Projektmanagement in Kontakt. Dabei umfasst das Projektmanagement im Regelfall die Initiierung, Planung und Steuerung von Projekten sowie die stetige Kontrolle und den Projektabschluss. Um dabei stets den Überblick behalten zu können, empfiehlt sich der Einsatz einer geeigneten Software.

Das Angebot ist jedoch immens und die Wahl sollte wohlbedacht sein, da die Software in aktuelle Arbeitsprozesse eingreift. Daher sollte bereits die Einführung einer geeigneten Projektmanagement-Software als eigenes Projekt gesehen werden und die entsprechenden personellen und finanziellen Ressourcen sind einzuplanen.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, was Sie bei der Auswahl und Implementierung einer Projektmanagement-Software beachten sollten und welche Vorteile deren Einsatz mit sich bringt.

Schritt 1: Ziele definieren

Wenn Sie eine neue Software einführen, sollten Sie sich zunächst im Detail anschauen, wie das Projektmanagement derzeit abläuft. Um Schwierigkeiten und Entwicklungspotenziale aufzudecken, die mit einer (neuen) Projektmanagement-Software behoben werden sollen, muss der derzeitige Prozess genau analysiert werden. Basierend auf diesen Erkenntnissen lassen sich nun klare und präzise formulierte Ziele definieren.

Schritt 2: Durchführung einer Bedarfsanalyse

Um die zuvor definierten Ziele erreichen zu können, sollten Sie eine umfangreiche Bedarfsanalyse durchführen, in der Sie alle benötigten Funktionen sammeln. Jedoch hilft Ihnen die beste Projektmanagement-Software nicht, wenn die Mitarbeiter sich durch die Verwendung der Software in ihren Arbeitsabläufen eher behindert als unterstützt fühlen. Daher empfehlen wir Ihnen, die Personen, die später mit der Software arbeiten werden, in diesen Schritt einzubinden. Dies kann zum Beispiel im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung geschehen.

Typische Anforderungen an eine Projektmanagement-Software sind beispielsweise die Möglichkeit zur einfachen und übersichtlichen Planung von Zeit, Ressourcen und Budget sowie die stetige Kontrolle der Projektkosten. Hierbei ist es wichtig, dass Sie Ihre Plan- und Ist-Werte jederzeit miteinander vergleichen können, um Abweichungen frühzeitig erkennen und entsprechende Maßnahmen einleiten zu können. Die zentrale Speicherung von Dokumenten sowie eine parallele Bearbeitung einschließlich Versionierung sorgen für die notwendige Transparenz und verhindern, dass Daten versehentlich überschrieben werden und verloren gehen.

Die Liste, die alle benötigten Funktionen enthält, kann schnell sehr umfangreich werden. Daher sollte insbesondere mit Blick auf die Kosten und Sinnhaftigkeit eine Priorisierung stattfinden. Der nun definierte Anforderungskatalog kann bei der Auswahl der infrage kommenden Software als Orientierung dienen.

Schritt 3: Umfangreiche Tests

Das Ergebnis des vorangegangenen Schritts sollte eine Liste mit geeigneten Software-Lösungen sein. Um die Tools ausgiebig testen zu können, empfehlen wir Ihnen, die Liste auf maximal drei Produkte zu reduzieren und eine sogenannte Shortlist zu erstellen. Hierbei hilft Ihnen die zuvor festgelegte Priorisierung der Anforderungen.

Wie bereits beschrieben, ist die Akzeptanz des neuen Tools bei den Mitarbeitern von essenzieller Bedeutung. Ein guter Weg, diese zu schaffen, ist das Einbeziehen der Mitarbeiter in die Testphase. So können sie direkt feststellen, wie die benötigten Funktionen umgesetzt werden, ob die Software flexibel genug ist und die Zusammenarbeit erleichtert wird.

Nachdem alle Lösungen der Shortlist getestet wurden, muss eine Entscheidung getroffen werden. Folgende Fragen können hierbei helfen:

• Welche Lösung ist am übersichtlichsten und intuitiv zu bedienen?
• Welches Tool erfüllt die definierten Anforderungen am besten?
• Mit welcher Software kann das Team optimal (zusammen)arbeiten?
• Welche Lösung ist flexibel genug, um sich perfekt an die bestehenden Prozesse anzupassen?
• Wie fällt das Ergebnis der Kosten-Nutzen-Analyse aus?

Schritt 4: Implementierung und Einrichtung der Schnittstellen

Die Implementierung einer Software läuft häufig in mehreren Phasen ab. Wie diese aussehen, ist vom jeweiligen Anbieter abhängig. Im Rahmen der Implementierung werden dann auch die benötigten Schnittstellen eingerichtet. Sofern die Projektmanagement-Software über kein integriertes CRM-System verfügt oder Sie weiterhin mit dem bereits bestehenden System arbeiten möchten, sollte beispielsweise hier eine Schnittstelle eingerichtet werden.

Mit einer Verknüpfung zwischen dem CRM-System und der Projektmanagement-Software können Sie sich den Aufwand der doppelten Datenerfassung und -pflege sparen und Fehler vermeiden. So können alle relevanten Kundendaten, wie Ansprechpartner oder individuell gewährte Rabatte, direkt im Projekt hinterlegt werden.

Typischerweise werden in diesem Schritt vor dem Go-Live erneut umfangreiche Tests durchgeführt.

Schritt 5: Schulung der Mitarbeiter

Im letzten Schritt müssen die Mitarbeiter geschult werden, damit sie die Software richtig nutzen können. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Bei einer geringen Nutzeranzahl werden die Anwenderschulungen meist direkt durch den Anbieter durchgeführt. Bei einer großen Anzahl hingegen werden typischerweise „Train the Trainer“-Schulungen angeboten. Das heißt, dass innerhalb des Unternehmens Experten ausgebildet werden, die wiederum die übrigen Kollegen schulen. Bei beiden Varianten ist es jedoch sehr wichtig, bei den Mitarbeitern Akzeptanz für die neue Lösung zu schaffen.

Vorteile einer Projektmanagement-Software

Die Einführung einer Projektmanagement-Software ist zwar mit Risiken verbunden, bringt Ihnen jedoch auch viele Vorteile. Projekt-Misserfolge sind oftmals auf eine schlechte Ressourcen-Planung zurückzuführen. Dem kann mit einer Projektmanagement-Software entgegengewirkt werden. Die verfügbaren Ressourcen werden übersichtlich und transparent mit den benötigten Ressourcen abgeglichen und können entsprechend eingeteilt werden. Als zentraler Ort für alle wichtigen Informationen, Dokumente sowie Aufgaben und Fortschritte können Sie mit einer Projektmanagement-Software stets den Überblick behalten. Darüber hinaus können Sie nach Projektabschluss Auswertungen vornehmen, um künftige Projekte noch effizienter zu bearbeiten.

Ein weiterer Vorteil liegt in der enormen Zeitersparnis. Durch die Zentralisierung gehören langwierige Suchen nach Dokumenten und Zuständigkeiten der Vergangenheit an und jeder kann nachvollziehen, was durch wen geändert wurde.