Rechnungseingangsprozess inside SAP automatisieren mit der invoiceLINE

Der Rechnungseingangsprozess ist der wichtigste Prozess eines Unternehmens im Bereich des Finanzwesens. Deshalb…

• …sollte dieser schnell abgewickelt werden.
• …muss eine fehlerfreie Rechnungsverarbeitung sichergestellt sein.
• …ist weniger manuelle Arbeit für Ihre Buchhalter unabdingbar.
• …müssen notwendige Berechtigungen enthalten sein.
• …sind weiterführende Prozesse, wie beispielsweise notwendige Freigaben, gut angebunden.

Aus diesen Gründen ist es wichtig, eine schnelle und automatisierte Lösung, am besten innerhalb Ihres SAP-Systems, zu integrieren.

Jeder Buchhalter kennt die mühsame Arbeit der Verarbeitung von eingehenden Rechnungen. Dieser wichtige Prozess ist meist noch manuelle Arbeit, bei dem alle Daten abgelesen und per Hand in das SAP-System übertragen werden. Das kostet viel Zeit und kann sehr fehleranfällig sein, vor allem bei einem großen Fluss an Eingangsrechnungen. Eine automatisierte Rechnungserfassung ist mit den Standardprozessen des SAP-Systems nicht möglich. Deshalb muss für einen digitalisierten Rechnungseingangsprozess eine Zusatzlösung angebunden werden. In den meisten Fällen werden dafür andere Softwarelösungen an das SAP-System per Schnittstelle angebunden. Die Übertragung von Daten von einem in das andere System kostet jedoch Zeit. Weiterführende Prozesse, wie die Ablage von Daten sowie Freigabeprozesse, können nur zeitverzögert abgewickelt werden.

Mit der invoiceLINE wird die Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen automatisiert und direkt integriert im SAP-System abgewickelt. Zudem wird der Rechnungseingangsprozess dadurch auf unter eine Minute beschleunigt. Ein weiterer großer Vorteil der invoiceLINE ist, dass sie für jedes Unternehmen jeder Branche einsetzbar ist – von KMU bis hin zu internationalen Großkonzernen. Mit der Freiform-Erkennung inside SAP ist die flowDOCS (member of abilis group) der einzige Anbieter auf dem Markt.

Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses mit der invoiceLINE

Kernprozess invoiceLINE

Wie der Kernprozess der invoiceLINE verläuft, hängt davon ab, in welcher Form und auf welchem Weg die Eingangsrechnung bei Ihnen eintrifft.

Auf dem Postweg: Wenn die Rechnung per Post bei Ihnen eingeht, muss diese zunächst von Ihnen gescannt werden. Die Rechnung wird dann vom Scanner direkt weiterversendet und kann dann mit Hilfe der Freiform-Erkennung automatisch weiterverarbeitet und im SAP-System entsprechend abgelegt werden. Nun haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder wird die Rechnung sofort gebucht (Dunkelbuchung) oder manuell in Sekundenschnelle von Ihrem Buchhalter gegengeprüft. Dabei werden die Daten des eingescannten PDFs und den übertragenen Daten im SAP-System miteinander verglichen. Vor einer Buchung haben Sie natürlich die Möglichkeit, weitere Freigabeprozesse automatisch einzuleiten. Diese werden zu Beginn der invoiceLINE-Einführung klar definiert.

Per E-Mail: Beim Maileingang werden die Anhänge der E-Mail durch den mailHANDLERpdf als Rechnung erkannt. Auch hier wird mit Hilfe der Freiform-Erkennung die Rechnung weiterverarbeitet und kann im SAP-System entweder direkt gebucht (Dunkelbuchung) oder manuell noch einmal von Ihren Buchhaltern überprüft werden. Dies dauert jedoch nur noch wenige Sekunden. Vor einer Buchung können Sie nach Wunsch weitere Prozesse zur Freigabe automatisch einleiten.

Neben integrierten Freigabeprozessen können Sie natürlich auch andere Transaktionen im SAP-System ausführen und modulübergreifend weiterarbeiten. Durch die Integration der invoiceLINE im SAP-System können Sie dort weiter kommunizieren, wie beispielsweise an das Produktionslager, und entsprechende Prozesse in Gang setzen.

Bei der Buchung werden selbstverständlich Buchungskreise berücksichtigt. Fehlerfreie Stammdaten sind hier jedoch Voraussetzung.

Hilfreiche Erweiterungen und Zusatzprodukte der invoiceLINE

• mailHANDLERpdf: Zum Verarbeiten von Rechnungen, die per E-Mail eingehen, wird der so genannte mailHANDLERpdf benötigt, welcher Rechnungsmails mit Anhang erkennt und direkt weiterverarbeitet.
• Dunkelbuchung: Mit einer Dunkelbuchung werden Rechnungen ohne menschliche Überprüfung direkt weiterverarbeitet und automatisch gebucht – dies dient einer noch schnelleren Rechnungsverarbeitung.
• reportENGINE: Um den Rechnungseingangsprozess stetig weiter zu verbessern und zu verschlanken, können Reports eine hilfreiche Erkenntnisquelle darstellen. Mögliche Reportthemen sind beispielsweise die Durchlaufzeiten, Reports zum Zahllauf oder auch die Erkenntnis, ob Dunkelbuchungen in Ihrem Unternehmen Sinn machen.
• caseENGINE: Das Modul caseENGINE bietet das Einrichten individueller dynamischer Workflows durch unterschiedliche Transaktionen sowie ein umfassendes Monitoring: Dabei kann beispielsweise der Freigabestatus jederzeit im Blick behalten werden. Zudem können Sie vor einer möglichen Eskalation sofort eingreifen. Des Weiteren kann durch die Monitoring-Funktion proaktiv auf Probleme eingegangen und diese direkt behoben werden.
• Eskalationsmanagement: Welche Vorgänge bei einer Eskalation ausgeführt werden sollen, wird vorab individuell besprochen und eingerichtet. Hier ist es sehr wichtig, alle möglichen Szenarien abzuklären und sich ausführlich beraten zu lassen.

Voraussetzungen für einen effizienten Rechnungseingangsprozess

• Hoher Rechnungseingang: Den höchsten Return on Invest erhalten Sie bei mind. 50 eingehenden Rechnungen am Tag, die normalerweise manuell von Ihren Buchhaltern bearbeitet und erfasst werden müssen.
• Gute Stammdatenpflege: Fehlerfrei angelegte Stammdaten, vor allem Kreditoren und Kopfdaten sind eine wichtige Voraussetzung für funktionierende automatische Prozesse. Nur so kann die Freiform-Erkennung alle Daten richtig erkennen und optimal arbeiten.
• Server für OCR: Für die Verbindung von OCR an das SAP-System muss ein Server zur Verfügung gestellt werden.
• PDF-Vorgaben: Zur optimalen Erkennung der Daten sind PDF-Dateien in schwarz-weiß unabdingbar. Dabei ist es wichtig, dass vor allem die Rechnungs- und Unternehmensdaten mit schwarz auf weißem Hintergrund gut sichtbar sind.
• Archivierungslösung: Für die Ablage von Mails mit Rechnungsanhängen ist eine Archivierungslösung notwendig. Gerne kann Ihre aktuelle Lösung an das SAP-System angebunden werden. Wenn Sie im Moment keine Lösung im Einsatz haben, beraten wir Sie hierzu gerne individuell.
• Scanner für Briefpost: Wenn die Rechnungen per Post bei Ihnen eingehen, benötigen Sie einen Scanner, um die Daten digital zur Verfügung zu stellen.
• mailHANDLERpdf – E-Mailverkehr: Für eingehende Rechnungen per E-Mail benötigen Sie den oben beschriebenen mailHANDLERpdf.

Vorteile durch die invoiceLINE

• Schnelle Prüfung: Der Prüfungsprozess einer Rechnung kann durch den Einsatz der invoiceLINE auf 5 Sekunden beschleunigt werden (mit der Dunkelbuchung). Ohne Dunkelbuchung beträgt die Dauer des Buchungsprozesses, inklusive Überprüfung durch Ihre Buchhalter, eine Minute.
• Geringe Fehleranfälligkeit: Die invoiceLINE zeichnet sich durch eine hohe Erfolgsquote bei der Rechnungserkennung (Buchungskreis & Kopfdaten) aus – 95%!
• SAP-zertifiziertes Produkt: Mit der Freiform-Erkennung inside SAP sind schnelle Modulwechsel im System möglich – besseres Mapping ohne Schnittstelle.
• Kernkompetenz Buchhalter: Ihre Buchhalter können sich nun wieder auf andere Kernaufgaben konzentrieren und verschwenden keine Zeit beim Erfassen von Rechnungen.
• Berechtigungen: Ein rechte- und rollenbasiertes Organisationsmanagement wird für die Workflows selbstverständlich gepflegt.
• Flexibler Workflow: Teilprozesse können integriert und den Kundenwünschen angepasst werden – nachfolgende definierte Workflows werden automatisch gestartet.
• Gewohnte Umgebung: Durch die Bearbeitung inside SAP müssen sich Ihre Mitarbeiter auf keine neuen Softwarelösungen einstellen und befinden sich in gewohnter SAP-Umgebung.
• Viele Rechnungsformate: Mit der invoiceLINE können alle gängigen Formate verarbeitet werden: PDF, Word, IDoc, ZUGFeRD, uvm.
• S/4HANA-Readiness: Bei einer Umstellung auf SAP S/4HANA gehen die Funktionalitäten der invoiceLINE nicht verloren. Sie können die invoiceLINE auch bequem in S/4HANA nutzen und mit der SAP Fiori Benutzeroberfläche arbeiten.