Microsoft Planner – agiles Projektmanagement im Team

Die globalen Vernetzung von Wirtschaft und Politik, die wachsende Bedeutung der Emerging Markets und die in der Wirtschaft erforderliche Innovationskraft sind Gründe für die zunehmende Beliebtheit der Projektwirktschaft.

Eine „Kooperation von Spezialisten“ zu einem Projektteam, sorgt dafür, dass Unternehmen den komplexen Anforderungen der heutigen Zeit standhalten können, die mit herkömmlichen Organisationsstrukturen kaum noch zu bewältigen wären.

In Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, bei denen zahlreiche Projekte gleichzeitig betreut werden, kann jedoch schnell der Überblick verloren gehen. Ein hoher Aufwand für Absprachen, langwierige Freigabeprozesse und unnötige Mehrfacharbeiten belasten dort die Produktivität in Projektteams.

Mit Planner hat Microsoft eine innovative und effiziente Lösung für sämtliche Probleme rund um das Projektmanagement geschaffen.

Agiles Projektmanagement mit Microsoft Planner

Aufgabenmanagement mit Kanban-Boards ist bei Projektteams aller Art sehr beliebt. Die Gründe dafür liegen vor allem darin, dass Kanban mit den klassischen Projektmanagement-Methoden kombiniert werden kann und in der einfachen und leicht verständlichen Visualisierung der Arbeitsabläufe.

Mit dem intuitiven Microsoft Office 365-Tool Planner lässt sich die Effizienz des Kanban-basierten Aufgabenmanagements noch einmal steigern. 

Microsoft Planner ist ein webbasiertes Planungs-Tool, dass die Organisation und Aufgabenverwaltung in Ihrem Unternehmen noch einfacher und innovativer gestaltet.

Im Gegensatz zu einer gewöhnlichen Aufgabenliste können Sie mit dieser cloud-basierten Anwendung alle Aufgaben visuell gestalten und strukturieren. Die Aufgaben lassen sich dann in themenverwandten Bereichen gegliedert, sogenannten „Buckets“, anzeigen.

So lässt sich die Projektorganisation nach Kategorien wie beispielsweise dem Quartal, der Art der Arbeit oder der Abteilung strukturieren, was zu mehr Übersichtlichkeit und somit auch zu einer schnelleren Bearbeitungsmöglichkeit führt.

Microsoft Planner – optimiertes Aufgabenmanagement

Aufgaben lassen sich mit Microsoft Planner zentral für ein Team erstellen, koordinieren und verwalten. Einzelnen Team-Mitgliedern können außerdem konkrete Aufgaben zugewiesen werden, deren Start- und Fälligkeitsdatum sich individuell festlegen lässt.

Zu einer Aufgabe lassen sich in Planner auch Dokumente, Präsentationen oder Grafiken hinzufügen. Die Dateien können dann gemeinsam bearbeitet und mit Kommentaren versehen werden, was die Zusammenarbeit im Team enorm fördert.

Für optimierte Ergebnisse bietet Microsoft Planner auch die Möglichkeit, Kriterien für das Qualitätsmanagement zu integrieren und die Option „Unteraufgaben“ hinzuzufügen. Diese Funktion ermöglicht es, Qualitätsziele festzulegen und zu kontrollieren. 

Tickets können durch Teammitglieder auch von unterwegs geplant und bearbeitet werden. Das sorgt für eine effektiv strukturierte, zügige Projektabwicklung und verbessert zudem noch das Zeitmanagement der Projektmitarbeiter – ein echter Mehrwert also.

Microsoft Planner ist somit die Kollaboration-Plattform für reibungslose Koordination in Projektteams.

Microsoft Planner – die perfekte Ergänzung zu Microsoft Teams 

Einer der großen Vorteile von Microsoft Planner ist die nahtlose Integration in Office 365. So erübrigt sich der ständige Plattformwechsel und die erstellten Informationen können problemlos mit anderen Office 365-Tools bearbeitet und ausgewertet werden. 

Zwischen Microsofts Kommunikations-Tool „Teams“ und der Projektmanagement-Software „Planner“ bestehen dabei enorme Synergien. Vor allem bei der Strukturierung von Teamarbeiten und Projekten kann Microsoft Planner die Arbeit in Teams besonders effizient unterstützen.

Teams ermöglicht durch schnelle und einfache Absprachen, Online-Meetings und Video-Konferenzen eine effiziente Zusammenarbeit. Microsoft Planner hingegen sorgt für eine übersichtliche Aufgabenplanung, Aufgabenverteilung und Status-Berichte über sämtliche Projekte in Echtzeit.

Verknüpft man Planner und Teams, so lassen sich beispielsweise in Teams Pin-Boards als Tab neben dem Chat erstellen. In diesen Pin-Boards können dann per Drag & Drop Aufgaben zu Personen oder Kategorien zugeteilt oder im Kanban-Prozess bearbeitet werden.

Um beide Tools zu kombinieren, sollte man sich allerdings auf die Nutzung von Teams fokussieren. Das liegt daran, dass Teams die Hub-Funktion beinhaltet, die es ermöglicht, Apps wie beispielsweise Planner zu zentralisieren.

Microsoft Planner – die Vorteile im Überblick

• Effiziente Teamarbeit: Microsoft Planner bietet einen echten Mehrwert für effiziente Teamarbeit, indem Aufgaben Zusatzinformationen wie beispielsweise Besprechungsnotizen, Bemerkungen, Grafiken oder Dateien hinzugefügt werden können. Teammitglieder erhalten so einen vollumfänglichen Überblick zum Thema.
• Intuitive Benutzeroberfläche: Planner verfügt über eine anpassbare Benutzeroberfläche für maximale Produktivität. Dazu gehören Optionen wie eine Kalender-Ansicht, Drag & Drop-Aktualisierungen, die Möglichkeit, Favoriten zu pinnen und Fortschrittsbericht-Diagramme.
• Einfache und komfortable Handhabung: Microsoft Planner ist einfach und intuitiv zu bedienen. Da das Tool anderen gängigen Office 365-Produkte wie Outlook ähnelt, ist der Schulungsaufwand für Anwender sehr gering.
• Zugriff von überall aus: Wo auch immer Sie sind – Sie haben von sämtlichen Geräten, wie etwa Smartphone, Tablet oder Laptop, jederzeit Zugriff auf Ihre Projekte und Aufgaben. Allerdings ist zu beachten, dass Microsoft Planner ein webbasiertes Tool ist. Sie benötigen also Internetzugriff, um an Ihren Projekten zu arbeiten.
• Integrationsmöglichkeiten: Sie können Microsoft Planner mit weiteren Office 365-Tools, wie z. B. Teams verknüpfen. Wenn Sie in Planner einen neuen Plan oder ein neues Projekt erstellen, wird eine Gruppe mit demselben Namen in Teams erstellt und umgekehrt.
• Informationen in Echtzeit: In Microsoft Planner werden sämtliche Teammitglieder über ein Dashboard und E-Mail-Benachrichtigungen nach jeder Aktualisierung über den Fortschritt der Aufgaben informiert. So erhält jeder Projektbeteiligte Informationen in Echtzeit und hat den Gesamtstatus des Projektes im Überblick.
• Umfangreiches Berechtigungskonzept: In Microsoft Planner können Sie abhängig von der Art des Plans entscheiden, wer Zugriff auf Ihren Plan hat und ihn bearbeiten darf. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Gast-Zugriffe auf Projekte für Benutzer zu erstellen, die keiner Gruppe oder außerhalb einer Organisation zugewiesen sind.