Microsoft Teams – Unkomplizierte Zusammenarbeit und Kommunikation

Kommunikation ist das A und O in unserem Geschäftsalltag. Ob es darum geht Aufgaben zu verteilen, Entscheidungen zu treffen oder Informationen auszutauschen – Kommunikation beschäftigt uns täglich. Wie tausche ich mich auf schnellstem Wege mit den Kollegen aus? Wie gelingt es Informationen zu Projekten vollumfänglich zu vermitteln? Wie schaffen wir es, über Standorte und Endgeräte hinweg, produktiv und effizient miteinander zu arbeiten? Solche Fragen stellen wir uns ständig. Hier ist die Antwort auf all diese Fragen: Microsoft Teams.

Microsoft Teams – Der zentrale Ort für Teamarbeit in Office 365

Der klassische Arbeitstag von neun Uhr morgens bis fünf Uhr nachmittags existiert bereits in vielen Unternehmen nicht mehr. Flexible Arbeitsorte, lange Anfahrtswege und die Möglichkeit zum Homeoffice haben das klassische Nine-to-Five-Modell verdrängt. In unserer digitalisierten Arbeitswelt ist es wichtig, flexibel und von überall aus – sei es von Kundenterminen oder von Dienstreisen im Ausland, erreichbar zu sein.

Um den Mehrwert hinter Microsoft Teams zu erkennen, sollten wir zunächst einen kurzen Blick zurückwerfen und uns vor Augen führen, wie wir bislang digital kommuniziert haben. In Unternehmen wird hauptsächlich über Outlook und Skype oder auch Skype for Business kommuniziert. Doch wie gelingt hier gute Zusammenarbeit? Hier gibt es ja bekanntermaßen einige Kanäle, die die Zusammenarbeit im Team erleichtern. Zum Beispiel können Notizen über OneNote erstellt und Dokumente über SharePoint geteilt werden. Auch Planner und OneDrive sind hier wichtige Produktivitäts-Tools. Alles in Allem gute Lösungen. Doch was hier auch heute noch in vielen Unternehmen fehlt, ist eine Verbindung der einzelnen Kanäle zueinander. Nur so kann Kommunikation wirklich reibungslos verlaufen und Teamarbeit zeitgemäß digitalisiert werden.

Isolierte Stand-Alone-Lösungen reichen hier bei weitem nicht mehr aus. Aus diesem Grund hat Microsoft eine moderne Collaboration-Lösung entwickelt, bei der reibungslose und unkomplizierte Teamarbeit im Vordergrund steht. Microsoft hat mit Teams eine Lösung geschaffen, die Unternehmen dabei unterstützt, auch auf weite Distanzen hinweg mit Kollegen in Echtzeit zu kommunizieren.

Microsoft Teams – Die verschiedenen Versionen des Collaboration-Tools

Teams gehört zur Office 365 Familie und ist in Office 365 bereits integriert. Unternehmen, die die Office 365 Varianten „Business Essentials“ und „Office 365 Business Premium“ nutzen, können Teams bereits vollumfänglich und ohne weitere Kosten verwenden. Es gibt allerdings auch eine kostenlose Version von Microsoft Teams, für die kein Abonnement nötig ist. Voraussetzung ist lediglich die Registrierung über Office 365. 

Natürlich bestehen einige Unterschiede zwischen der kostenfreien und der kostenpflichtigen Version von Teams. So stehen dem Nutzer hier nur eingeschränkte Funktionen hinsichtlich Sicherheit und Compliance zur Verfügung und es muss auf Speicherkapazitäten verzichtet werden. Dennoch bietet auch die kostenfreie Variante den Nutzern umfangreiche Möglichkeiten für effiziente Teamarbeit. Dazu gehört das Erstellen von Teams mit bis zu 300 Teilnehmern ebenso wie die Echtzeit-Zusammenarbeit mit den Online-Apps Word, Excel, PowerPoint und OneNote. Des Weiteren besteht die Möglichkeit für Audio- und Videoanrufe, sowie der Integration von externen Apps über Konnektoren.

In den kostenpflichtigen Varianten stehen den Nutzern weitaus mehr Speicherkapazitäten zur Verfügung. Außerdem gibt es hier die Möglichkeit Besprechungen mit Microsoft Stream aufzuzeichnen und weitere Office 365-Dienste wie OneDrive, SharePoint, Planner oder Yammer zu integrieren. Die mehrstufige Authentifizierung für alle Benutzer und erweiterte Sicherheits- und Compliance-Standards sind weitere nützliche Features der kostenpflichtigen Versionen.

Microsoft Teams – Ein Blick in die Zukunft

Microsoft Teams gibt es bereits seit März 2017. Gerade in der Anfangszeit hat das Tool den etablierten Software-Werkzeugkasten von Microsoft heftig durcheinander gewirbelt. Viele fragten sich nach dem Sinn hinter Microsoft Teams. Sollte das Tool etwa Skype for Business als Kommunikationslösung ergänzen? Oder etwa als zusätzliches Collaboration-Tool à la SharePoint dienen? Die rasant wachsende Verbreitung von Teams und die hohe Nutzerakzeptanz machten schnell klar, dass hinter Teams mehr steckt, als nur ein ergänzendes Tool für etwas, das es im Grunde schon gibt.

Da es mittlerweile auch möglich ist, von außerhalb der Organisation an Meetings in Teams teilzunehmen, benötigen Unternehmen immer seltener die Funktionen von Skype for Business. So können Kunden, externe Mitarbeiter oder Lieferanten ins Team eingebunden werden, ohne das zusätzliche Programme benötigt werden. Microsoft empfiehlt Unternehmen daher bereits jetzt den Wechsel von Skype for Business zu Teams.

Langfristig wird Microsoft Teams die zentrale Plattform der intelligenten Kommunikation und Zusammenarbeit für den Arbeitsplatz der Zukunft sein. Teams vereint Lösungen aus Office 365, zur Telekommunikation, für Videokonferenzen und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in der Cloud. Unternehmen gelingt es somit alle Unterhaltungen, Dateien und Werkzeuge an einem Ort zu bündeln und gemeinsam zu bearbeiten. Das macht Microsoft Teams zukunftsfähig.

Microsoft Teams – Die Vorteile

• Integrierte Rundum-Lösung: Mit Microsoft Teams haben Sie einen zentralen Ort, an dem Sie mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten können. Dort haben alle Team-Mitglieder Zugriff auf sämtliche Unterhaltungen, Besprechungen und Dateien des Teams.
• Schnittstellen: In Microsoft Teams können Dienste von Drittanbietern integriert werden. Außerdem besteht die Möglichkeit Social-Media-Kanäle zu integrieren und sich so beispielsweise die neusten Posts von Wettbewerbern anzeigen zu lassen.
• Plattformunabhängig: Videokonferenzen können über Microsoft Teams nicht nur über den PC oder Laptop geführt werden. Auch von Smartphones mit Android, iOS und Windows ist das möglich. So kann von überall aus mit Microsoft Teams kommuniziert werden.
• Background Blur: Über die Funktion Background Blur kann das Hintergrundbild einer Videokonferenz unscharf gestellt werden. So kann der Hintergrund nicht ablenken und der Gesprächsteilnehmer wird fokussiert.
• Einbindung externer Personen: In Microsoft Teams ist es möglich, externe Personen nahtlos einzubinden. Besitzer eines Teams können die betreffenden Personen einfach per E-Mail einladen an einem Meeting oder anderen Aufgaben im Team teilzunehmen.