Microsoft Office 365 – die wichtigsten Produktivitäts-Tools im Überblick

Microsoft Office 365 stellt seinen Nutzern zahlreiche leistungsstarke, cloudbasierte Produktivitätstools zu Verfügung. Gerade in der heutigen Zeit, die von neuen Technologien und Dynamik geprägt ist, ist es unabdingbar für Unternehmen, diese Innovationen zu nutzen. Wir möchte Ihnen nun einige dieser nützlichen Office-365-Tools vorstellen, um Ihnen einen effizienteren Arbeitsalltag zu ermöglichen.

Unverzichtbare Klassiker

Das wohl bekannteste Microsoft Office 365-Tool ist Microsoft Outlook. Mit Outlook können Sie nicht nur E-Mails senden und empfangen, sondern auch Kalender und Kontakte verwalten. Outlook bietet Ihnen, abgesehen von den klassischen Funktionen eines E-Mail-Dienstes, auch viele weitere Möglichkeiten. Dazu gehören beispielsweise das Arbeiten mit Quicksteps oder das Zuweisen und Nachverfolgen von Aufgaben. Schauen Sie sich hierfür auch die 10 Tipps für Microsoft Outlook an. Ein großer Vorteil von Microsoft Outlook ist, dass Skype for Business ganz einfach integriert werden kann. Über Skype for Business können Sie auf schnellstem Wege mit Ihren Kollegen kommunizieren, Gruppen-Chats starten und an Online-Besprechung teilnehmen.

Auch die Microsoft Office 365-Tools Excel, PowerPoint und Word sind aus dem Alltag unzähliger Unternehmen und Privatpersonen nicht mehr wegzudenken. Mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel ist das Erstellen von ausgeklügelten Diagrammen, Datenanalysen und Rechenregeln möglich. PowerPoint ist das weltweit beliebteste Präsentationsprogramm und beinhaltet zahlreiche Features für ansprechendes Gestalten und Präsentieren. Das Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word ermöglicht es Ihnen, mit nur wenigen Klicks, gewünschte Formatierungen und Layouts umzusetzen.

Intelligente Workflows

Doch abgesehen von den weit verbreiteten und bekannten Microsoft-Klassikern, gibt es auch noch zahlreiche „Geheimtipps“ in der Office 365-Palette. Mit dem Business Analytics-Dienst PowerBi lassen sich Daten im Self-Service-Verfahren visualisieren und analysieren. Dabei stehen Ihnen die Daten in Echtzeit zur Verfügung und Sie erhalten Einblicke in alle Bereiche Ihrer Organisation. Personalisierte Dashboards mit aufschlussreichen Reports lassen sich unternehmensweit skalieren und bieten integrierte Kontroll- und Sicherheitsfunktionen.

Der Workflow-Dienst Microsoft Flow ermöglicht Ihnen die anwendungsübergreifende Automatisierung zeitintensiver Routineaufgaben. Microsoft Flow vernetzt sich dabei mittels einfacher Logiken mit anderen Apps und Diensten. Insgesamt gelingt es Ihnen durch Microsoft Flow mit weniger Aufwand schneller und effektiver zu arbeiten.

Auch die produktive Entwicklungsplattform Microsoft PowerApps stellt einen erheblichen Mehrwert für Unternehmen dar. Microsoft PowerApps ist ein App-Baukastensystem mit dem sowohl mobile Apps, als auch Web-Apps ganz ohne Programmierkenntnisse entwickelt werden können. Dabei stellt PowerApps eine Schnittstelle zu weiteren Microsoft-Diensten zur Verfügung, durch die es möglich wird, schnell, einfach und kosteneffizient Apps zu erstellen. 

Smarte Tools für effiziente Teamarbeit

Für die interne Zusammenarbeit von Unternehmen oder Organisationen lässt sich Microsoft SharePoint optimal einsetzen. Mit SharePoint können Sie Intranetwebsites erstellen, Ihre Inhalte durch das Hinzufügen von Webparts anpassen und Dateien mit der Cloud synchronisieren, sodass Sie und Ihre Kollegen jederzeit auf dem gleichen und aktuellsten Bearbeitungsstand sind.

Microsoft Teams ist in Sachen virtuelle Teamarbeit die Komplettlösung für Ihr Unternehmen. Dank zahlreicher Schnittstellen zu weiteren Office 365-Tools wie Outlook, Skype for Business, Excel und vielen anderen Anwendungen, gelingt es Ihnen, Teamarbeit und Produktivität auf eine neue Ebene zu bringen. Gleichzeitig vereint Microsoft Teams alle nützlichen Funktionen, die Teamarbeit erleichtern. So können Sie auf einfachstem Wege über verschiedenste Geräte miteinander kommunizieren, Besprechungen planen, Dateien austauschen und gemeinsam an Projekten arbeiten.

Management und Organisation – zukunftsfähige Konzepte

Reduzieren Sie Ihr Stresslevel indem Sie jede Form von Zettelwirtschaft ganz einfach durch Microsoft OneNote ersetzen. Das spart nicht nur eine Menge Papier – auf diesem Weg können Ihre Notizen auch nie mehr verloren gehen. Organisieren Sie Ihr OneNote so wie Sie möchten. Dank der praktischen Suchfunktion finden Sie Ihre Notizen mit wenigen Klicks wieder. OneNote speichert Ihre Unterlagen in der Cloud. Somit haben Sie von überall aus Zugriff. Ganz egal ob es sich um einfache Notizen, Grafiken, Skizzen oder Audio-Dateien handelt.

Auch der Filehosting-Dienst OneDrive hilft Ihnen bei der Organisation Ihrer Daten. Der große Vorteil von OneDrive ist, dass Sie Ihre Daten zentral gespeichert werden und Sie praktisch von überall aus darauf zugreifen können. Das gilt sowohl online-, als auch offline. Somit bleiben Sie auch dann produktiv, wenn Sie gerade keine Internetverbindung haben.

Das Office 365-Tool Microsoft Planner dient dem Management und der Organisation Ihrer Aufgaben und stellt dabei eine Komplettlösung zur Aufgabenverwaltung dar. Mit Microsoft Planner können Sie strukturierte Pläne erstellen und Aufgaben zuweisen. Sie bleiben dabei immer auf dem aktuellsten Stand und haben Einblick in bereits erledigte Arbeitsdetails.

Microsoft Office 365 hat zahlreiche Produktivitätstools zu bieten, die für Unternehmen einen echten Mehrwert darstellen können. Schöpfen Sie das Potenzial Ihres Unternehmens voll aus, indem Sie Office 365-Lösungen integrieren. Starten Sie die Integration jedoch geplant und mit Bedacht, denn die Office 365-Produktpalette ist äußert vielfältig und komplex. Die Unterstützung durch einen IT-Fachmann ist daher zu empfehlen. Sobald Office 365 erfolgreich integriert wurde, fördern die Tools eine mobile, flexible und vernetze Zusammenarbeit und machen Ihr Unternehmen zukunftssicher.