10 Tipps für den erfolgreichen Start mit Microsoft Office 365
Microsoft Office 365 gehört zu den beliebtesten Software-as-a-Service-Angeboten (Saas). Dabei verspricht Microsoft Office 365 reduzierte Kosten, schlankere Prozesse und mehr Produktivität. Office 365 versteht sich als einheitliche Lösung, die Zusammenarbeit und Kommunikation in Ihrem Unternehmen fördert. Diese 10 Tipps sollen Ihnen die Einführung von Office 365 erleichtern und Ihnen erste nützliche Hinweise geben.
01. Die passende Lösung wählen
Office 365 ist in unterschiedlichen Leistungsumfängen erhältlich und kombiniert Online-Services und -Anwendungen mit Desktop-Office-Software. Dabei lässt sich Office 365 in lokal installierbare Software sowie Web- und Cloud-Services unterteilen. Unternehmen können sich für die Varianten Office 365 Business und Office 365 Enterprise entscheiden. Faktoren, wie beispielsweise die Nutzeranzahl und die gewünschten Anwendungen, spielen bei der Auswahl eine Rolle.
02. Microsoft Office 365 Roadmap
Microsoft Office 365 bietet zahlreiche Möglichkeiten und Optionen. Daher ist es sinnvoll sich zunächst einen Überblick zu verschaffen. Nur so kann das passende Potenzial für Ihr Unternehmen ausgeschöpft werden. Entwerfen Sie sich ein Konzept, in dem Sie genau definieren, was Sie mit der Einführung von Office 365 in Ihrem Unternehmen erreichen wollen. Bedenken Sie dabei auch Governance-Richtlinien und finanzielle Aufwendungen.
03. Lizenzierung optimal nutzen
Geht es Ihnen nur um das Exchange-Postfach als professionelle Lösung, oder möchten Sie auf die volle Produktpalette von Office 365 zugreifen können? Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Funktionen von Microsoft Office 365 und wählen Sie die für Ihr Unternehmen passenden aus. Ganz egal, ob Sie 20 oder 200 Lizenzen benötigen – Microsoft Office 365 ist beliebig skalierbar und passt sich Ihren Anforderungen an.
04. Netzwerkarchitektur individuell anpassen
Um Benutzerzufriedenheit zu garantieren und einen problemlosen Zugriff herzustellen, sollten Sie in einem der ersten Schritte Ihre Netzwerkarchitektur anpassen. Da sich durch die Nutzung von Microsoft Office 365 die Nutzung der Internetverbindungen in Ihrer Organisation erhöhen kann, sollten Sie zunächst testen, ob Ihre verfügbare Bandbreite auch ausreichend ist.
06. Nutzen Sie nicht nur die gängigen Tools
Office 365 hat weitaus mehr zu bieten als nur die klassischen Tools wie Excel, Word und PowerPoint. Sharepoint können Sie beispielsweise für eine optimale Zusammenarbeit im Team nutzen, indem Sie Inhalte teilen und verwalten können. Skype for Business bietet Ihnen die Möglichkeit für Online-Besprechungen, Präsentationen und Videochats. Holen Sie das Maximum aus Ihrem Microsoft Office 365 Paket heraus und informieren Sie sich hier über die verschiedenen Tools.
06. Optimieren von Spam- und Virenschutz
Ein umfassender Spam- und Virenschutz ist beim Austausch sensibler Daten unerlässlich. Sie sollten sich daher vor dem Start mit Microsoft Office 365 vergewissern, dass die Standard-Sicherheitsfeatures Ihren Anforderungen genügen. Gegebenenfalls sind hier ergänzende Security-Lösungen ratsam, die mehrere Virenscanner kombinieren und durch intelligente Spam- und Phishing-Filter zusätzlichen Schutz gewährleisten.
07. Performance Boost
Mit einem direkten Peering, also einer Verbindung zwischen Internet-Service-Providern, kann ein deutlicher Leistungssprung erreicht werden. Durch ein Peering mit den Rechenzentren von Microsoft wird der Weg von einem Netzknoten zum nächsten deutlich verkürzt. Insgesamt kann die Round Trip Time (RTT), die Reaktionszeit des Netzwerks, dadurch auf unter zwei Millisekunden reduziert werden. Die Anwendungen von Office 365 lassen sich ohne Wartezeit nutzen. Wichtig ist hier jedoch, dass die vorhandenen Peering-Points zu Microsoft bereits während der Planungsphase berücksichtigt werden müssen.
08. Key Performance Indicators
Legen Sie relevante Key Performance Indicators (KPI) fest, um Ihre Erfolge mit der Einführung von Office 365 zu messen. Bestimmen Sie hierfür realistische Kriterien, an denen Sie die Folgen der Einführung von Office 365 bestimmen können. Das hilft Ihnen dabei festzustellen, welche Vorteile Ihnen die Einführung von Office 365 gebracht hat, und wo es noch Potenzial gibt, dass sie durch geeignete Tools ausschöpfen können.
09. Nutzen Sie den Secure Score
Der Secure Score hilft Ihnen dabei die Sicherheit Ihrer Office-Infrastruktur zu überprüfen und zu optimieren. Dabei analysiert der Secure Score die Sicherheit Ihrer Infrastruktur anhand der Office-365-Dienste, die von Ihrer Organisation genutzt werden, und der getroffenen Sicherheitseinstellungen. Nach der Analyse liefert Ihnen der Dienst eine Secure-Score-Punktzahl. Die Aktivierung der Multifaktor-Authentifizierung kann beispielsweise zu einer besseren Secure-Score-Punktzahl führen. Um einen Richtwert zu haben, hilft es, die Office-365-Durchschnittswerte aller Office-Anwender oder den Branchendurchschnitt zu vergleichen.
10. Vertrauen Sie auf professionelle Unterstützung
Für einen erfolgreichen Start mit Microsoft Office 365 sind eine professionelle Migrationsplanung und eine individuelle Konfiguration das A und O für Ihr Unternehmen. Lassen Sie sich daher beraten und vertrauen Sie auf eine fachgerechte und kompetente Lösung.
Sie möchten gerne mehr über Microsoft Office 365 erfahren oder sich individuell zu einer Umsetzung in Ihrem Unternehmen beraten lassen?
