SAP HCM – Personalmanagement einfach gestalten

Ihre Mitarbeiterzahl wächst stetig weiter an, alle Prozesse werden zeitaufwendiger und komplizierter und sollen digitalisiert werden, um stets einen Überblick über Ihr Personalwesen zu behalten? Sie ersticken immer noch in einem Wust an Papierkram und Ihre Personalabteilung muss viel Zeit in die aktuelle Mitarbeiterverwaltung stecken?

Wenn Sie sich hier wiederfinden, dann könnte SAP HCM Ihre Lösung sein.

Das SAP Human Capital Management (SAP HCM, vormals SAP HR) ist das Modul für die Personalwirtschaft, durch das Sie Ihre Personalverwaltung und -entwicklung abbilden und steuern können. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Untermodule SAP HCM enthält, wie Sie durch die vielen Funktionen kostbare Zeit einsparen können und welche weiteren Vorteile Ihnen geboten werden.

Was beinhaltet SAP HCM?

SAP HCM ist ein Personalmanagementsystem für das Personalwesen in einem Unternehmen. Von dieser zentralen Verwaltungsstelle aus können Sie alle Angelegenheiten, die mit dem Personal Ihres Unternehmens zu tun haben, automatisiert steuern und behalten stets den Überblick.

Der Funktionsumfang von SAP HCM reicht von der Administration aktueller Mitarbeiter und deren Stammdatenverwaltung, der Mitarbeiterentwicklung bis hin zu Reisekostenabrechnungen und der Abbildung Ihrer gesamten Organisation. Mit Hilfe von SAP HCM können Sie Ihre Prozesse rund um Ihre Belegschaft optimal abbilden und verwalten.

Hauptbestandteile in SAP HCM:

• Personaladministration (PA)
• Personalabrechnung (PY)
• Personalzeitwirtschaft (PT)
• Organisationsmanagement (OM)
• Personalbeschaffung (PB)
• Veranstaltungsmanagement (PE)
• Talentmanagement/Personalentwicklung

Weitere bekannte Teilmodule in SAP HCM:

• SAP ESS/MSS (Employee-Self-Service und Manager-Self-Service)
• SAP HCM Berechtigungen

Unter SAP HCM Experten wird allgemein die Empfehlung ausgesprochen, dass Sie vor allem die Module PA, PY, PT und OM einsetzen sollten.

Die wichtigsten Hauptbestandteile von SAP HCM

Personaladministration (PA)

Die zentrale Anlaufstelle im SAP HCM ist die Personaladministration. Hier werden alle Mitarbeiter-Stammdaten gepflegt. Bei der Pflege der Daten dürfen sich keine Fehler einschleichen, da andere Prozesse davon abhängig sind. Zur Pflege der Daten gehört auch ein konzeptioneller Löschungsprozess, der nach dem Austreten eines Mitarbeiters vollzogen werden muss. Auch diese Daten können in der Personaladministration verwaltet werden.

Personalabrechnung (PY)

In der Personalabrechnung werden alle Gehaltsabrechnungen, sowohl Brutto, als auch Netto, gem. den aktuell geltenden Gesetzen und Bestimmungen, eines jeden Mitarbeiters durchgeführt. Hierzu zählen z. B. Zeitzuschläge, Durchschnittsbewertungen von Ab- und Anwesenheiten und Sonderzahlungen wie beispielsweise Zielgehälter. Des Weiteren werden hier kundenindividuelle Anforderungen eingerichtet.

Personalzeitwirtschaft (PT)

In der Modul-Komponente Personalzeitwirtschaft werden Regelungen zu Überstunden, inklusive möglicher Zuschläge, Pausenregelungen und andere Betriebsvereinbarungen eingerichtet und hinterlegt. Individuell an Ihr Unternehmen angepasst, können Sie Ihre Arbeitszeitregelungen abbilden.

Um die Workflow-Prozesse zu beschleunigen, können Sie auf die so genannten Self-Services zurückgreifen. Hierbei wird unterschieden in Employee-Self-Service (ESS), bei dem die Mitarbeiter ihre Daten selbst verwalten können, sowie in Manager-Self-Service (MSS). Hier können Vorgesetzte auf die Daten ihrer Mitarbeiter zugreifen und Genehmigungen erteilen. Folgende Vorteile und Funktionen werden beispielsweise mit dem Einsatz von ESS und MSS geboten:

Durch den Employee-Self-Service erhält der Mitarbeiter mehr Verantwortung bei der Verwaltung seiner Daten. Die intuitive Bedienung, v. a., wenn Sie hier SAP Fiori Apps einsetzen, beschleunigt und vereinfacht beispielsweise die Prozesse der Zeiterfassung, dem Stellen von Urlaubsanträgen oder dem Einreichen von Reisekostenanträgen.

Im Manager-Self-Service kann ein Vorgesetzter Genehmigungen von Reise- oder Urlaubsanträgen erteilen und die Arbeitszeiten seiner Teammitglieder überwachen.

Organisationsmanagement (OM)

In dem Modul Organisationsmanagement wird die Unternehmensorganisation abgebildet. Firmenhierarchien werden hier genauestens hinterlegt, um konkrete Berechtigungen zu erteilen. Das OM ist die Grundlage für die Vorgesetztenfindung bzw. Genehmigendenfindung für beispielsweise Abwesenheitsanträge im ESS/MSS. Jeder Prozess wird hier hinterlegt.

Hierzu zählt auch das Bewerbermanagement. Wenn eine Stelle im OM unbesetzt ist, kann dies im Bewerbermanagement ausgewertet und die Vakanz dann letztendlich besetzt werden.

Tipps zu SAP HCM

• Auf einem anderen System betreiben: SAP HCM wird oft auf einem separaten System betrieben. Dies hat mehrere Gründe. SAP HCM sollte öfter gepatcht werden, um immer auf die aktuellen gesetzlichen Regelungen zurückgreifen zu können. Ein Patch ist auf einem separaten System zum einen besser durchführbar und erhöht zum anderen den Schutz der sensiblen, personenbezogenen Daten. Mitarbeiter, die mit Ihrem eigentlichen System arbeiten, können ungestört weiterarbeiten. Fehler und Downtimes Ihres Produktivsystems werden so vermieden.
• SAP Fiori frühzeitig einführen: Im Bereich des SAP HCM haben Sie die Möglichkeit frühzeitig einige Transaktionen in SAP Fiori umzusetzen. Dadurch bereiten Sie Ihre Mitarbeiter früh in die neue Benutzeroberfläche ein. Beispielsweise können Transaktionen wie die Urlaubsverwaltung, die Zeiterfassung oder auch Entgeltabrechnungen übersichtlich bearbeitet und eingesehen werden. Vor allem SAP-unerfahrene Mitarbeiter können sich mit der neuen Benutzeroberfläche schneller zurecht finden.

Vorteile durch den Einsatz des Moduls SAP HCM

• Zeit sparen: Durch den Einsatz von SAP HCM sparen Sie nicht nur Stapel an Papierkram und Stauraum, sondern auch erheblich viel Zeit.
• Entlastung der Personal-Abteilung: Ihre Personalabteilung muss sich nicht mehr um Urlaubsanträge uvm. kümmern, sondern hat mehr Zeit, um sich Team-Building-Maßnahmen oder Bewerberkampagnen zu widmen.
• Bessere Themenfokussierung: Durch die große Zeitersparnis können sich die Personaler auf wichtigere und persönlichere Themen fokussieren, als die Pflege der Daten.
• Simulationen durchführen: Zum Überprüfen von persönlichen Abrechnungen beispielsweise, können Simulationen durchgeführt werden. Dabei kann möglicherweise auftretenden Fehlern vor dem Einspielen entgegengewirkt werden. Sie können somit prüfen, ob alle Berechtigungen und Stammdaten richtig zugeordnet wurden.
• Unternehmen abbilden: Mit Hilfe von SAP HCM können Sie ihr gesamtes Unternehmen, Ihre komplette Belegschaft sowie alle Unternehmensprozesse in einem System abbilden.
• Transparenz und Historie: Wenn Sie Ihr komplettes Unternehmen abbilden, entsteht eine Transparenz aller unternehmensbetreffenden Daten. Zudem können Sie die genauen Veränderungen besser nachvollziehen, wenn alle Daten in einem System gespeichert sind.
• Detaillierte Auswertungen: Daraus resultiert dann eine detailliertere Auswertung, die in die zukünftige Mitarbeiterentwicklung fließen kann.
• Automatisierte Prozesse: Mit SAP HCM können Prozesse voll- und teilautomatisiert ablaufen. Jeder Mitarbeiter kann seine Abrechnung digital einsehen und erhält diese immer zum gleichen Zeitpunkt.
• Datenspeicherung an einem Ort: Es gehen keine Daten mehr verloren und Personaler wissen sofort, wo welche Daten liegen, da alle Unternehmens- und Mitarbeiterdaten an einem Ort gespeichert sind.
• Mitarbeiter-Selbst-Service: Durch SAP ESS können Zeiten, Urlaubsanträge und Krankheitstage durch die Mitarbeiter selbst schneller erfasst werden. Dies können sie standortunabhängig durchführen und beschleunigt somit z. B. die Genehmigungsprozesse.
• Steigerung der Zufriedenheit der Mitarbeiter: Durch die Selbstverwaltung (ESS) erhalten die Mitarbeiter mehr Verantwortung. Durch das schnelle Durchführen von der Daten-Verwaltung und Genehmigungen, erhalten Mitarbeiter zudem schneller Rückmeldung.